CMMS Software: Alle Infos für Instandhalter

Von Stift und Papier zu moderner, cloudbasierter und mobiler Software: Waren computergestützte Instandhaltungsmanagementsysteme (CMMS) früher nur in großen Betrieben und Konzernen zu finden, hält moderne Software nun auch immer mehr Einzug in kleine und mittelständische Unternehmen.

Ein CMMS ermöglicht die Digitalisierung der Instandhaltungsplanung, die Automatisierung von Arbeitsaufträgen, die zentrale Verwaltung von Anlagen, Maschinen, Geräten, Fahrzeugen und Gebäuden sowie die nahtlose Verknüpfung mit allen anderen Instandhaltungsprozessen. CMMS-Software ist heute das Nonplusultra in der Instandhaltung und erleichtert das Leben von Wartungs- und Instandhaltungsteams enorm.

Wir wissen aber auch, dass es vor allem an zwei Stellen schwierig wird:

• Wenn es darum geht, traditionelle, aber umständliche manuelle Prozesse zu ändern, die sich über Jahre hinweg im Unternehmen etabliert haben.
• Eine geeignete CMMS Software auszuwählen, da der Markt sich in einer enormen Geschwindigkeit entwickelt und heute mehr unzählige Anbieter mit jeweils eigenen Lösungen verfügbar sind.

In diesem Artikel möchten wir dir dabei helfen, den Übergang zur digitalen Instandhaltung mühelos zu meistern. Denn machen wir uns nichts vor: Die Zeiten ändern sich, und um wirtschaftlich zu bleiben und mit der Konkurrenz Schritt zu halten, muss das auch für unsere Ansätze in der Instandhaltung gelten.

Das Wichtigste in Kürze:

• CMMS steht für “Computerized Maintenance Management System” und wird synonym mit dem deutschen Begriff “Instandhaltungssoftware” verwendet.
• Ziel des Einsatzes eines CMMS ist die Digitalisierung, Zusammenführung und Vereinfachung von Prozessen in der Instandhaltung mit einer Software. Dadurch können Kosten eingespart, Ausfälle oder Stillstände vermieden und die Lebensdauer von Maschinen, Anlagen, Geräten, Fahrzeugen oder Gebäuden verlängert werden.
• Welches CMMS für deine Zwecke am besten geeignet ist, hängt vom Einzelfall ab. Eine detaillierte Ist- und Anforderungsanalyse erleichtert dir die Entscheidung.

Wofür steht “CMMS”?

Der Begriff CMMS, “Computerized Maintenance Management System” ist zwar lang, aber dafür selbsterklärend. Wie der Name schon sagt, geht es um ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem. Brechen wir den Begriff in seine Bestandteile:

Warum brauche ich eine CMMS Software?

Die Notwendigkeit einer professionellen CMMS-Software wird sehr schnell deutlich, wenn man sich vor Augen führt, wie viele verschiedene Dinge in einem Unternehmen gewartet und instand gehalten werden müssen. Hier ein anschauliches Beispiel:

Stell dir vor, du besitzt ein Fahrzeug. Es ist nicht allzu schwer, etwa alle 1 ½ bis 2 Jahre einen Ölwechsel durchzuführen, regelmäßig den Reifendruck zu prüfen und andere grundlegende Wartungsmaßnahmen im Auge zu behalten.

Nun erweitere dieses Szenario um 5 Fahrzeuge: Da wird die Wartungsplanung schon etwas komplizierter, ist aber noch machbar. Vielleicht notierst du dir in einem kleinen Notizbuch, wann bei welchem Fahrzeug der Ölwechsel ansteht oder wann die Reifen gewechselt werden müssen

Jetzt hast du 50 Fahrzeuge: Das Notizbuch wächst und wächst, es wird immer voller und unübersichtlicher. Hast du schon daran gedacht, wann Fahrzeug #31 in die Werkstatt muss, um die Bremsbeläge zu wechseln? Oder dass Fahrzeug #11 nächste Woche zum TÜV muss?

Und jetzt stell dir vor, du hast 500 Fahrzeuge und musst alles mit Zettel und Stift oder in Excel-Tabellen verwalten. Das Chaos ist vorprogrammiert!

Genau hier setzt CMMS an: In einer einzigen Software werden alle Aktivitäten an Maschinen, Anlagen und Geräten zentral erfasst.

Von der ersten Wartungsplanung bis zum abschließenden Wartungsprotokoll – und ohne, dass während der einzelnen Arbeitsschritte etwas verloren geht:

• Effizientere Planung und Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen: Mit einem CMMS kannst du Aufgaben reibungslos planen und priorisieren. Ausfallzeiten werden minimiert, da du jederzeit den Überblick über alle laufenden Arbeiten hast.
• Aussagekräftige Daten und Berichte: Schluss mit mühsamer Dateneingabe. CMMS automatisiert diese Prozesse, reduziert Fehler und liefert zuverlässige Berichte in Echtzeit, um datengestützte Entscheidungen zu erleichtern.
• Längere Lebensdauer von Anlagen, Maschinen & Equipment: Durch eine effektivere Wartungsplanung kannst du vorbeugende Instandhaltung betreiben. Damit vermeidest du wiederum größere Ausfälle oder Stillstandszeiten und die Lebensdauer deiner Anlagen verlängert sich.

Entwicklung und Ausblick von CMMS

Ursprünglich als reines Instandhaltungsplanungs- und -managementwerkzeug konzipiert, haben sich CMMS-Systeme zu umfassenden Lösungen entwickelt, die die Effizienz und den Betrieb in einer Vielzahl von Branchen entscheidend beeinflussen.

Tipp: Steigere die Effizienz deiner Prozesse mit unseren umfassenden Instandhaltungssoftware.

Von Konzern- zu Mittelstandssoftware

Zu Beginn des letzten Jahrzehnts waren CMMS-Systeme auf Desktop-Anwendungen beschränkt und wurden hauptsächlich von großen Industrieunternehmen und Konzernen zur Optimierung ihrer Instandhaltungsprozesse eingesetzt. Mit der Verbreitung von cloudbasierten Technologien und mobilen Geräten begannen CMMS-Anbieter wie wir bei remberg, webbasierte Software zu entwickeln. Deren Komplexität ist im Vergleich zu Enterprise-Software erheblich reduziert, und lohnt sich deshalb auch beim Einsatz in mittelständischen Unternehmen. Denn laut der Studie “The 2022 Maintenance Manager Report” von Add Energy sind nur 36.7% der Techniker und Technikerinnen in der Lage, komplexe CMMS-Systeme richtig zu verstehen und anzuwenden.

Mit moderner CMMS Software können Nutzende mit Hilfe von Apps für das Smartphone von unterwegs auf die Lösung zugreifen. Außerdem führt die Verlagerung in die Cloud zu mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Zusammenarbeit bei der Verwaltung von Instandhaltungsaktivitäten.

Internet der Dinge und Künstliche Intelligenz – zwei wichtige Zukunftstrends

Die Integration des Internets der Dinge (IoT) hat einen wichtigen Einfluss auf die Entwicklung von CMMS. Sensoren und vernetzte Geräte ermöglichen die kontinuierliche Überwachung von Maschinen, Anlagen und Geräten in Echtzeit. Diese Daten werden von CMMS-Systemen erfasst und analysiert, um eine vorbeugende Wartung zu ermöglichen. Dadurch können Ausfallzeiten weiter reduziert und die Lebensdauer von Maschinen verlängert werden.

Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und KI-Co-Piloten sind weitere aufkommende Trends im Bereich der CMMS-Software. Diese Technologien ermöglichen es, Muster in Daten zu erkennen, Vorhersagen zu treffen und Empfehlungen für die Instandhaltungsstrategie zu geben. Dadurch werden Instandhaltungsprozesse noch effizienter und präziser. Hier zwei Beispiele:

Beispiel Instandhaltungsleitung: Vorausschauende Wartungsoptimierung

Verantwortliche in der Instandhaltung können ChatGPT nutzen, um Daten von verschiedenen Maschinen und Anlagen zu analysieren und Berichte für ihre Vorgesetzten zu erstellen. Dazu muss dem KI-Co-Piloten lediglich eine Excel- oder CSV-Datei über den Zustand der Maschinen zur Verfügung gestellt werden. Die Daten werden dann auf Anomalien analysiert und der Bericht inklusive Handlungsempfehlung automatisch erstellt. Dieses konkrete Beispiel und wie du ähnliche Prompts selber schreibst findest du in unserem Spickzettel für ChatGPT in Wartung & Instandhaltung unter “Datenanalyse und Bericht: Erstelle mir einen schriftlichen Bericht meiner Wartungsdaten für die Werksleitung”.

Beispiel Technik-Teams: Echtzeit-Unterstützung bei der Fehlersuche

Technische Teams können KI-Co-Piloten nutzen, um Echtzeitunterstützung bei der Fehlerbehebung an einer Maschine oder Anlage zu erhalten. Der Techniker oder die Technikerin kann über ChatGPT Symptome und Informationen zum Problem eingeben, woraufhin das System mögliche Ursachen und Lösungen generiert.

Lohnt sich für dich der Einsatz von KI-Co-Piloten in Wartung und Instandhaltung? Unsere ausführliche Einschätzung und weitere Beispiele speziell für die Instandhaltung findest du in unserem E-Book Faktencheck: ChatGPT & KI in Service und Wartung.

Auch wenn noch nicht jedes Unternehmen bereit ist, IoT und künstliche Intelligenz in der Instandhaltung direkt einzusetzen, ist es auf jeden Fall sinnvoll, sich langfristig darauf vorzubereiten. Die Vorteile sind nämlich beeindruckend: vorbeugende Wartung, frühzeitige Fehlererkennung und höhere Produktivität sind nur einige Beispiele. Durch den Einsatz von CMMS-Lösungen und einer Digitalisierung aller Instandhaltungsprozesse kannst du dich mit deinem Unternehmen schrittweise an diese Technologien herantasten.

CMMS-Markt im Aufwind: Neue Branchen entdecken die Vorteile

Generell lässt sich eine starke Diversifizierung des Marktes für CMMS-Software in den letzten Jahren beobachten. Neben den traditionellen Industriesektoren haben auch Dienstleistungsunternehmen, das Gebäude- und Facility-Management, das Gesundheitswesen, Unternehmen, die eine optimale Betriebsführung von Wind- und Solarkraftanlagen sowie Ladeinfrastruktur sicherstellen müssen oder auch auch Bildungseinrichtungen die Vorteile von CMMS erkannt und in ihre Betriebsabläufe integriert. Die steigende Nachfrage hat zu einer wachsenden Anzahl von Anbietern und einem breiteren Funktionsspektrum von CMMS-Lösungen geführt.

Insgesamt hat sich das CMMS in den letzten 10 Jahren von einem reinen Instandhaltungsmanagement zu einer hochentwickelten, datengesteuerten und einfach zu nutzenden Lösung entwickelt, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Anlagen, Maschinen und Equipment optimal zu nutzen, die Produktivität zu steigern und langfristige Kosteneinsparungen zu erzielen.

Nachteile ohne CMMS

Wie planst du heute deine Instandhaltung? Wenn du dafür noch Papier und Stift verwendest, bist du nicht allein – im Gegenteil: Ein Großteil unserer Kundinnen und Kunden, die ihre Instandhaltungsprozesse mit dem remberg XRM digitalisieren, stehen noch am Anfang und möchten manuelle und umständliche Prozesse ersetzen. Denn diese sind immer mit Herausforderungen verbunden.

Haftnotizen gehen verloren

• In vielen Betrieben verwenden Instandhaltungsteams Haftnotizen, um den Überblick über Instandhaltungsmaßnahmen zu behalten. Diese Notizen gehen aber leicht verloren oder werden verlegt.
• Mangelnde Transparenz über Wartungs- und Instandhaltungsaktivitäten erschweren die Priorisierung und Koordination von Aufgaben, was zu Wartungsrückständen oder verpassten Wartungsaktivitäten führt.
• Wichtige Informationen sind möglicherweise nicht für das gesamte Team zugänglich, was zu Missverständnissen und Ineffizienz führt.

Manuelle Dateneingabe in Excel-Tabellen ist zeitaufwendig

• Die Verwendung von Excel-Tabellen für das Instandhaltungsmanagement erfordert eine manuelle Dateneingabe, die zeitaufwendig und fehleranfällig ist.
• Die Auswertung von Excel-Tabellen, z. B. zur Ableitung von Trends und zur Optimierung von Prozessen, ist schwierig bis unmöglich.
• Die Pflege und Aktualisierung mehrerer Excel-Tabellen kann zu Problemen bei der Versionskontrolle und Dateninkonsistenzen führen.

Beispiel einer Instandhaltungsplanung in Excel: Zwar flexibel, aber leider umständlich, fehleranfällig und eine Insellösung.

Wartungsplanung mit Stift und Papier ist fehleranfällig

• Manuelle Eintragungen sind meist unleserlich oder unvollständig. Außerdem besteht die Gefahr, dass Notizen verloren gehen.
• Fehlende Automatisierungsmöglichkeiten beeinträchtigen die Produktivität, da wertvolle Zeit mit administrativen Aufgaben, wie der Eingabe von Kontakt- und Unternehmensdaten, anstatt mit proaktiver Instandhaltung verbracht wird.
• Herkömmliche Prozesse mit Stift und Papier führen zu langsameren Reaktionszeiten und höheren Arbeitskosten durch Doppelarbeit und Ineffizienzen.

Sinkende Arbeitsmoral und Frustration durch veraltete Systeme

• Gerade jüngere Fachkräfte bestehen auf moderne und einfach zu bedienende IT-Lösungen. Die Toleranz für umständliche Prozesse mit Stift und Papier hält sich in Grenzen.
• Der Mangel an modernen Technologien und Werkzeugen führt zu geringerer Arbeitszufriedenheit und weniger Engagement.
• Die Frustration, die durch die Nutzung veralteter Systeme entsteht, kann zu einer höheren Fluktuationsrate und zu Schwierigkeiten bei der Suche neuer qualifizierter Fachkräfte führen.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen spielt eine entscheidende Rolle für Instandhaltungsteams, um ihre Effizienz zu steigern und zu einem reibungslosen Betrieb beizutragen. Der Übergang von herkömmlichen Methoden zu einem modernen CMMS kann diese Probleme wirksam adressieren und deine Instandhaltungsprozesse verbessern.

Die Vorteile mit CMMS – Der Schlüssel zur digitalen Instandhaltung

Gehen wir nun auf die wichtigsten Vorteile eines CMMS ein.

Verbesserte Instandhaltungsplanung und -durchführung

• Mit CMMS können Instandhaltungsteams Arbeitsaufträge effizient planen und terminieren, wodurch eine rechtzeitige Fertigstellung gewährleistet und Ausfallzeiten reduziert werden
• Arbeitsaufträge können je nach Dringlichkeit priorisiert werden, was zu einer besseren Ressourcennutzung und schnelleren Reaktionszeiten führt.

Präzisere Daten und aussagekräftige Berichte

• Mit einem CMMS digitalisierst du alle relevanten Berichte, Protokolle und Checklisten und ersparst dir somit eine manuelle Dateneingabe, verringerst das Risiko von Fehlern und vermeidest Dateninkonsistenzen.
• Moderne CMMS unterstützen Teams in der Technik auch bei der Dateneingabe über Smartphones. So werden Wartungsprotokolle immer korrekt und vollständig ausgefüllt, da dein Team durch hilfreiche Werkzeuge wie Autovervollständigung oder dem einfachen Anhängen von Bildern unterstützt wird.

Höhere Zuverlässigkeit und längere Lebensdauer

• Durch die Einführung präventiver Wartungsstrategien hilft dir ein CMMS dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor diese zu größeren Ausfällen führen.
• Durch eine regelmäßige Wartung wird die Zuverlässigkeit deiner Anlagen verbessert und die Lebensdauer von Geräten verlängert, was den Bedarf an teuren Ersatzteilen reduziert.

Einfachere Verwaltung deines Work Order Managements

• Ein CMMS vereinfacht die Erstellung, Zuweisung und Überwachung von Arbeitsschritten und sorgt so für einen effektiven Arbeitsablauf von Anfang bis Ende.
• Im Rahmen eines ausgeklügelten Work Order Managements kannst du ehemals manuelle Arbeitsabläufe endlich automatisieren, indem du in der Software eine Sequenz von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen definierst. Arbeitsanweisungen und Arbeitsaufträge werden dann automatisch erstellt, die dein Team dann ausführt. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern verbessert auch die Nachverfolgbarkeit von Wartungs- und Reparaturarbeiten.
• Wartungsteams können von ihren mobilen Geräten aus auf Arbeitsaufträge zugreifen, was deren Reaktionsfähigkeit und Produktivität verbessert.

Verfolgung aller Aktivitäten in der Produktion, in Maschinenparks oder in der installierten Basis

• Ein CMMS bietet eine zentrale Datenbank für Anlageninformationen, einschließlich Wartungshistorie, Handbüchern und Garantiedetails in einer digitalen Lebenslaufakte.
• Die Nachverfolgung in Echtzeit hilft bei der Lokalisierung von Geräten, der Überwachung der Nutzung und der Bewertung der Gesamtleistung.

Vorbeugende Wartung

• CMMS ermöglicht es Wartungsteams, vorbeugende Wartungsaufgaben und Regelwartungen auf der Grundlage von Betriebsdauer, Nutzung oder Zustandsauslösern zu planen und zu automatisieren.
• Durch vorbeugende Wartungsplanung wird die Wahrscheinlichkeit von unerwarteten Ausfällen reduziert und die Zuverlässigkeit deiner Anlagen verbessert.

Effiziente Ressourcenplanung

• CMMS ermöglicht es Instandhaltungsprofis, die Ressourcenzuweisung zu optimieren, indem sie die richtigen Fachkräfte (z.B. Elektriker und Elektrikerinnen) mit den erforderlichen Fähigkeiten für bestimmte Aufgaben über eine digitale Plantafel zuweisen.
• Da du immer einen Überblick über die Verfügbarkeit deiner Ressourcen hast, kannst du Überlastung deines Teams vermeiden und für eine ausgewogene Verteilung der Arbeitslast sorgen.

Bessere Kommunikation

• CMMS erleichtert die Kommunikation und Aufgabenplanung zwischen allen Teammitgliedern und Abteilungen, reduziert so Verzögerungen und vermeidet Missverständnisse.
• Sofortige Benachrichtigungen und Aktualisierungen zu allen Aktivitäten ermöglichen schnelle Reaktionen auf sich ändernde Wartungsprioritäten.

Einheitlicher und konsistente Daten

• Ein CMMS zentralisiert alle Daten, die für die Instandhaltung relevant sind.
• Da du nur noch eine einzige Quelle für Daten und Informationen nutzt, verbesserst du die Datengenauigkeit und -zugänglichkeit und förderst eine bessere Entscheidungsfindung.

Einblicke in Echtzeit

• CMMS liefert Echtzeitdaten und Leistungskennzahlen, so dass Wartungsteams wichtige Kennzahlen überwachen und umgehend fundierte Entscheidungen treffen können.
• Berichte ermöglichen es dir, Trends zu analysieren, Muster zu erkennen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, z.B. wenn eine Maschine ausgetauscht werden sollte, wenn sie zu häufig ausfällt.
• Du kannst den Wartungsfortschritt verfolgen, Engpässe erkennen und Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung umsetzen.

IoT-Integration

• Durch eine Integration mit Internet-of-Things-Geräten (IoT) oder einer Anlagenüberwachung wird die Fernüberwachung der Leistung und des Zustands von Anlagen ermöglicht.
• Echtzeitdaten von IoT-Sensoren ermöglichen eine vorausschauende Wartung, da potenzielle Probleme erkannt werden können, bevor sie Störungen verursachen.

Prädiktive Wartung

• CMMS mit Funktionen zur vorausschauenden Wartung nutzen Datenanalysen und maschinelles Lernen, um den Wartungsbedarf vorherzusagen.
• Proaktive Wartung minimiert ungeplante Ausfallzeiten, senkt die Wartungskosten und verbessert die Zuverlässigkeit der Anlagen insgesamt.

Es wird deutlich, dass praktisch jedes Instandhaltungsteam von der Einführung eines CMMS profitiert. Endlich steht dir ein umfassendes Werkzeug zur Verfügung, um die Verwaltung deiner Arbeitsaufträge, die Anlagenüberwachung, die Wartungsplanung und die Datenanalyse zu verbessern und um vorbeugende Instandhaltung einzuführen.

Dein Weg zum CMMS in 5 Schritten

Du möchtest deine Instandhaltung digitalisieren und ein CMMS einsetzen? Bevor es losgeht, ist es wichtig, deine Anforderungen und Ziele klar zu definieren. Dazu gehört eine klare und ehrliche Einschätzung deiner bisherigen Instandhaltungsprozesse, der Schwachstellen und der gewünschten Ergebnisse.

Hier sind fünf Punkte, die du beachten solltest:

1. Definiere deine Anforderungen: Überlege genau, welche Funktionen dein CMMS haben soll. Brauchst du mobilen Zugriff, detaillierte Berichtsfunktionen, einen 360° Blick über deine Maschinen, Anlagen, Equipment, Gebäude und Fahrzeuge oder die Integration in andere Softwarelösungen oder ERP? Im nächsten Abschnitt haben wir eine Reihe an Must-Haves definiert, die eine moderne CMMS-Software bieten sollte.
2. Erstelle eine engere Auswahl: Finde Anbieter, die zu deiner Branche passen und etabliert sind. Kundenbewertungen und Erfahrungen anderer sind hier Gold wert.
3. Demos und Evaluierung: Lass dir Demos zeigen, um die Benutzeroberfläche und Funktionalitäten zu testen. Stelle sicher, dass das CMMS deine individuellen Anforderungen erfüllt.
4. Skalierbarkeit und Integration: Denke strategisch und wähle ein CMMS, das mit deinem Unternehmen wachsen kann. Die reibungslose Integration mit bereits vorhandenen Systemen ist ein enorm wichtiger Punkt, da eine nachträgliche Anpassung schnell teuer werden kann.
5. Schulung und Implementierung: Achte darauf, dass der Anbieter umfassende Schulungen und Unterstützung für einen reibungslosen Start bereitstellt.

Funktionen und Vorteile, die in keinem CMMS fehlen dürfen

Um zu vermeiden, dass du in zwei Jahren neue Software kaufen musst, findest du hier eine Checkliste mit einer Reihe von unverzichtbaren Must-Haves, die dein zukünftiges CMMS erfüllen sollte. 

Natürlich kommt es immer auf deinen speziellen Anwendungsfall an, aber die folgende Liste kann dir als Orientierungshilfe dienen.

CMMS-Software-Funktionen

Digitale Lebenslaufakte
Egal ob du es Logbuch, Maschinenakte oder Maschinenkarte nennst: Deine CMMS Lösung muss über eine digitale Lebenslaufakte verfügen, in der alle Aktivitäten an der jeweiligen Anlage, Maschine oder dem Equipment digital erfasst und protokolliert werden. 

QR Codes & Schnellzugriff
Ein modernes CMMS sollte es dir erlauben, deine Anlagen, Maschinen oder Equipment mit QR Codes auszustatten. Dadurch können deine Techniker und Technikerinnen auf die jeweilige digitale Lebenslaufakte direkt per Smartphone zugreifen und Wartungsmaßnahmen auch von unterwegs vermerken. 

Wartungspläne
Wartungspläne werden schnell sehr komplex. Dein CMMS sollte verschiedene Möglichkeiten anbieten, Wartungspläne anzulegen und diese zentral und übersichtlich zu speichern.

Aufträge & Arbeitsanweisungen
Moderne CMMS ermöglichen es dir, Arbeitsaufträge direkt mit der Wartungsplanung zu verknüpfen, diese sogar automatisch auszulösen und an die verantwortlichen Personen zuzuschicken.

Plantafel & Zuweisung
Jede Wartungsplanung muss auf ungeplante Störfälle vorbereitet sein. Deshalb sollte dein CMMS über eine Plantafel verfügen, mit der du einfach per Drag & Drop dringende Aufträge dazwischen schieben kannst, ohne dass regelmäßige Wartungen vergessen werden.

Tickets & Anfragen
Dein CMMS sollte ein zentrales Ticketsystem umfassen, mit dem Störfälle zentral, direkt und mobil gemeldet werden können.

Berichte & Checklisten
Um sicherzustellen, dass alle Instandhaltungsmaßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt wurden, sollten deine Berichte und Checklisten komplett digitalisiert vorliegen. Ein modernes CMMS bündelt alle relevanten Protokolle, Formulare und Checklisten und ermöglicht es deinem Team, diese auch mobil von unterwegs auszufüllen.

Dokumente & Dateien
Egal, ob es sich um eine Bedienungsanleitung des Herstellers handelt oder ob du das Wissen deines Technik-Teams bündeln und dokumentieren willst – dein CMMS sollte ein zentrales Dokumentenmanagement besitzen, in dem du alle Dokumente und Dateien übersichtlich ablegen und schnellstmöglich aufrufen kannst. 

Portal & Externer Zugriff
Durch ein Portal können externe Partner in deine Instandhaltungs- und Wartungsprozesse noch enger angebunden werden.

Weitere Faktoren bei der CMMS-Auswahl

Cloud & Software-as-a-Service (SaaS)
In der Zukunft führt kein Weg an der Cloud vorbei: Durch flexible SaaS-Modelle sparst du Kosten und nutzt immer die neueste Softwareversion.

Kundenservice
Der Kauf von SaaS-Software bedeutet immer eine langfristige Partnerschaft. Bei der Wahl des Anbieters ist es daher wichtig, dass dieser sowohl kulturell als auch technisch zu deinem Unternehmen passt.

IT-Integration
Eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft ist entscheidend, um Synergien zu nutzen, was die Effizienz erhöht und Daten- und Informationssilos vermeidet.

Modularität
Manchmal werden nicht alle Funktionen einer Software von Anfang an benötigt. In diesem Fall ist es wichtig, dass die Software die Möglichkeit bietet, nicht benötigte Module auszublenden und zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Zeit und die Prozesse es erlauben, freizuschalten.

Flexibilität
Das CMMS sollte leicht an deine Arbeitsabläufe, deine Unternehmensstandards und Namensgebung sowie Rollen in deiner Organisation angepasst werden können. Du solltest in der Lage sein, bestehende Felder schnell zu ändern, neue Felder hinzuzufügen oder diese neu anzuordnen.

Sicherheit
Sowohl Datenschutz als auch Zugriffsberechtigungen spielen eine große Rolle, da bei Instandhaltung fast immer geschäftskritische Daten und Prozesse involviert sind. Daher sollte die Software in Deutschland gehostet werden und den europäischen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen entsprechen. 

So wirst du digitaler Champion in der Wartung und Instandhaltung

Du stehst an vorderster Front des Wandels – und darauf kannst du stolz sein! Denn als digitaler Champion trägst du maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Wir wissen, dass eine umfassende Digitalisierung der Instandhaltung mit Hilfe eines CMMS kein Projekt ist, das sich von heute auf morgen umsetzen lässt. 

Deshalb unterstützen wir dich dabei bestmöglich und mit unserer Erfahrung von hunderten Kundenprojekten. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie das remberg XRM einen reibungslosen Betrieb und eine proaktive Instandhaltung ermöglicht, stellen wir dir unsere Lösung gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch vor. Wir freuen uns, von dir zu hören!