Ticketsystem & Anfragenmanagement

Störungen schnell und effektiv managen

Störfälle bei Maschinen und Probleme mit Anlagen und Equipment sind alltägliche Herausforderungen. Dabei gilt es, Störungen schnell, eindeutig und effizient zu erfassen und zu bearbeiten. Hier kommen moderne Ticketsysteme ins Spiel, die eine zentrale Rolle in der Instandhaltung einnehmen.

Schnelle Erfassung von Störungen

Wenn jede Minute zählt, ist ein Ticketsystem, das eine schnelle und präzise Erfassung von Störungen ermöglicht, unverzichtbar. Die Idee ist einfach: Jede Maschine, Anlage oder Equipment wird mit einem einzigartigen QR-Code versehen. Im Falle einer Störung kann der oder die Techniker*in oder Produktionsmitarbeiter*in einscannen und sofort alle wichtigen Informationen zur Störungsbehebung abrufen oder alternativ ein Ticket im System eröffnen, das alle Details zur Störung enthält und an die Instandhaltung weitergeleitet wird.

Präzise Kommunikation bei Störfällen

Die eindeutige Erfassung und Kommunikation von Störfällen ist ein weiterer kritischer Aspekt. Durch die Verknüpfung von Equipment mit QR-Codes wird sichergestellt, dass die gemeldeten Informationen präzise und vollständig sind. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Technikern vor Ort und dem zentralen Instandhaltungsteam. Jedes Ticket bietet einen klaren Überblick über den Störfall und hilft dabei, schnell die richtigen Maßnahmen einzuleiten.

Effektive Priorisierung und Bearbeitung von Störungsmeldungen

Ein weiterer Vorteil dieser Systeme ist die Möglichkeit, eingehende Störungsmeldungen effektiv zu priorisieren. Die Instandhaltung erkennt einfacher, welche Störungen dringend sind und welche warten können. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf kritische Fälle und eine effiziente Ressourcenplanung.

Nahtlose Integration in bestehende Abläufe

Die Einführung eines solchen Ticketsystems in die Instandhaltung sollte nahtlos erfolgen. Es ist wichtig, dass das System einfach in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden kann, ohne dass diese komplett umgestellt werden müssen. Die Nutzung von QR-Codes und die intuitive Bedienung des Ticketsystems tragen wesentlich dazu bei, dass die Einführung reibungslos und ohne große Einarbeitungszeiten erfolgt.

Ein Muss für eine effiziente Instandhaltung

Ein modernes Ticketsystem, das auf QR-Codes basiert, ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen im Bereich der Instandhaltung. Es ermöglicht nicht nur eine schnelle und genaue Erfassung von Störungen, sondern verbessert auch die gesamte Kommunikation, Priorisierung und Bearbeitung von Instandhaltungsmaßnahmen.

Guter Kundenservice ist heute für viele Unternehmen ein Muss. Zumal Service in vielen Branchen ein starker Umsatztreiber ist: Laut McKinsey bietet das Servicegeschäft vor allem Maschinen- und Anlagenbauern einen starken Hebel, um sich vom Wettbewerb zu differenzieren. Aber auch Unternehmen aus anderen Branchen können ihre Umsätze im Service und After-Sales um bis zu 60 Prozent steigern.

Die Herausforderung: Es wird immer schwieriger, den Überblick über alle Anfragen zu behalten. Bei veralteten Methoden und Prozessen wie Zettelwirtschaft, verschiedenen Kanälen wie Telefon oder gar Fax ist die Gefahr, eine Anfrage zu vergessen, einfach zu groß. Digitale Lösungen, sprich Ticketsysteme, sind hier echte professionelle Lebensretter. Sie machen das Chaos beherrschbar und sorgen dafür, dass nichts unter den Tisch fällt.

So helfen dir Ticketsysteme im Service:

Zentrales Bündeln: Viele Unternehmen organisieren ihren Service mit Hilfe von verschiedenen E-Mailboxen, wie z.B. speziellen Postfächern für Ersatzteilanfragen, Reklamationen oder Störfallmeldungen. Statt einem Durcheinander an E-Mails und Telefonaten oder Zurufen landet alles übersichtlich in einem System.  

Einfacheres Priorisieren: Manche Anfragen brennen mehr als andere. Ein gutes Ticketsystem hilft dabei, alle Fälle nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren und sie zielgerichtet abzuarbeiten.

Einfache Kollaboration: Im Kundenservice werden Anfragen häufig eskaliert, sei es an einer bestimmten Abteilung wie der Buchhaltung, Ersatzteilanfragen oder Mitarbeitende mit speziellen Fachkenntnissen. Statt Anfragen mit einem E-Mail-Programm weiterzuleiten und dabei den Überblick zu verlieren, bleibt die Anfrage in einer modernen Ticketing-Software nachvollziehbar, egal wie viele Stationen sie durchlaufen.

Datensammlung und -auswertung: Mit jedem Ticket sammelt man wertvolle Informationen und Daten. Moderne Ticketing Software zeigt dir die wichtigsten Informationen auf Dashboards.

Am Ende geht es darum, deine Kunden und Partner glücklich zu machen – und das gelingt mit einem strukturierten und effizienten Ticketsystem einfach wesentlich besser. 

Kundendienst-Software: Für professionellen Kundenkontakt

Kundendienst-Software (auf Englisch Customer Service Software) bildet das Rückgrat für einen professionellen Kundenkontakt. In dieser Kategorie konzentriert sich die Software auf das effiziente Management des Kundenservices von der ersten Anfrage bis zur Lösung des Kundenanliegens. Sie dient als zentrales Organisations- und Steuerungsinstrument, das Kundenanfragen systematisch erfasst, an die zuständigen Teams weiterleitet und den gesamten Kommunikationsprozess überwacht. Die Vorteile liegen auf der Hand: strukturierte Arbeitsabläufe, effizienter Ressourceneinsatz und eine gleichbleibend hohe Servicequalität. Dabei wird besonderer Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit an unternehmensspezifische Anforderungen gelegt.

HelpDesk Software: Effizientes Management von Kundenanfragen

HelpDesk-Software ist speziell auf die effiziente Bearbeitung unterschiedlichster Kundenanfragen ausgerichtet. Sie bildet die Schnittstelle zwischen Kunden und Unternehmen und ist darauf optimiert, Anfragen aller Art schnell und kompetent zu bearbeiten. Helpdesk Software bietet Werkzeuge zur Klassifizierung, Priorisierung und Bearbeitung von Anfragen, um eine zeitnahe und qualitativ hochwertige Beantwortung zu gewährleisten. Im Vordergrund steht dabei die transparente und nachvollziehbare Bearbeitung der Kundenanliegen, die eine hohe Kundenzufriedenheit sicherstellt.

Service Management System: Zur strategischen Steuerung 

Service Management Systeme bieten eine umfassende Lösung zur strategischen Steuerung aller Serviceprozesse im Unternehmen. Es geht über die Bearbeitung einzelner Anfragen hinaus und bietet eine ganzheitliche Sicht auf alle Serviceaktivitäten. Die Integration von Kundenanfragen, Ressourcenplanung und Reporting ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung der Serviceprozesse. Solche Systeme fungieren als zentrales Steuerungselement, das nicht nur die Effizienz im Servicebereich steigert, sondern auch maßgeblich zur kontinuierlichen Verbesserung der Servicequalität beiträgt.

Wie Unternehmen das remberg XRM für ihren Service nutzen

Hier findest du vier verschiedene Unternehmen, die unter anderem das Ticketing-System des remberg XRM nutzen, um ihren Servicebereich zu revolutionieren.

DOLL Fahrzeugbau: Revolution im Anfrage- und Servicemanagement

Bei DOLL Fahrzeugbau hat das remberg XRM das Anfragemanagement grundlegend transformiert. Mit der Einführung einer digitalen Lebenslaufakte für jedes Fahrzeug wurde ein neues Maß an Übersicht und Verfügbarkeit erreicht. Das Serviceportal und die digitalen Checklisten tragen dazu bei, dass jeder Schritt im Serviceprozess nahtlos und effizient abläuft, was die Kundenbindung und -zufriedenheit deutlich erhöht.

Elried Markierungssysteme: Ein umfassendes, vierstufiges Servicekonzept

Elried Markierungssysteme setzt auf ein innovatives, vierstufiges Servicekonzept. Vom Online-Support über die Planung von Technikereinsätzen, die Abwicklung von Austausch, Reparatur und Ersatzteilen (RMA-Prozess) bis hin zum Upgrade-Service – jede Facette des Kundenservices wird durch das remberg XRM optimiert. Dieses ganzheitliche Modell stellt sicher, dass der Kunde stets den bestmöglichen Service erhält.

Stöckel Werkzeugmaschinen: Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Das remberg XRM ermöglicht es Stöckel Werkzeugmaschinen, den gesamten Servicebereich zu digitalisieren. Die digitale Lebenslaufakte bietet einen sofortigen Überblick über jede Maschine. Durch das Serviceportal und digitale Checklisten wird nicht nur die Bearbeitung von Anfragen vereinfacht, sondern auch die Qualität und Schnelligkeit des Kundenservices deutlich verbessert.

Hans Weber Maschinenfabrik: Optimierung dank Digitalisierung

Auch die Hans Weber Maschinenfabrik profitiert von der Digitalisierung ihres Servicebereichs mit dem remberg XRM. Durch die digitale Dokumentation jedes Maschinenlebenszyklus können Kundenanfragen schneller und fundierter beantwortet werden. Die effiziente Organisation des Serviceportals und der Einsatz digitaler Werkzeuge wie Checklisten und Reports steigern die Servicequalität und Kundenzufriedenheit deutlich.

Du möchtest mehr über das remberg XRM und das Ticketsystem erfahren? Melde dich gerne – wir freuen uns auf dich!

Das Facility Management ist ein komplexer Bereich mit einer Vielzahl von Aufgaben und Herausforderungen. Ein gut strukturiertes Ticketsystem kann Facility Managern helfen, den Überblick zu behalten und ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Von der Gebäudeinstandhaltung bis hin zur Koordination von externen Dienstleistern – ein Ticketsystem ist ein wichtiges Tool, um all diese Aufgaben zu managen.

Anfragen und Aufgaben zentralisieren

Als Facility Manager bist du für die Wartung und Instandhaltung eines großen Bürokomplexes oder von Produktionshallen verantwortlich. Täglich erreichen dich Anfragen zu den unterschiedlichsten Themen: eine defekte Heizung, eine kaputte Glühbirne im Flur, ein Problem mit dem WLAN in der Lobby. Über ein Ticketsystem kannst du diese Anfragen zentral erfassen und bearbeiten. So behältst du immer den Überblick und sorgst dafür, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt.

Prioritäten setzen und Aufgaben effizient verteilen

Ein Ticketsystem ermöglicht nicht nur die zentrale Erfassung von Anfragen, sondern auch deren Priorisierung. Dringende Probleme, wie zum Beispiel ein Stromausfall in einem wichtigen Arbeitsbereich, können so schnell erkannt und priorisiert werden. Ebenso können Aufgaben effizient an die zuständigen Mitarbeiter oder externe Dienstleister verteilt werden, was zu Zeitersparnis und höherer Zufriedenheit führt.

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Wichtig für Facility Manager ist auch eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge. Ein Ticketsystem bietet einen transparenten Überblick über alle erledigten und offenen Aufgaben inklusive aller relevanten Informationen wie Zeitpunkt der Anfrage, Bearbeitungsstatus und beteiligte Personen. Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch bei Audits und Qualitätskontrollen von großem Nutzen.

Integration in bestehende Systeme

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die nahtlose Integration des Ticketsystems in bestehende Managementsysteme. So kann beispielsweise ein Raumbelegungsplan direkt mit dem Ticketsystem verknüpft werden, um Wartungsarbeiten optimal zu planen und mit anderen Aktivitäten im Gebäude zu koordinieren.

Ein unverzichtbares Werkzeug im Facility Management

Ticketsysteme im Facility Management sind ein unverzichtbares Werkzeug, um alle anfallenden Aufgaben effizient und übersichtlich zu organisieren. Es unterstützt den Facility Manager dabei, seine vielfältigen Verantwortungsbereiche optimal zu managen und stellt eine wichtige Ressource zur Steigerung der Produktivität und Servicequalität dar.