CAFM Software

Kategorien von FM-Software

Im Folgenden findest du eine kurze Übersicht über die unterschiedlichen Arten von Facility-Management-Software.

CAFM Software (Computer-Aided Facility Management)

CAFM-Software ermöglicht die Verwaltung und Optimierung von Facility Management-Prozessen. Sie bietet Werkzeuge zur Planung, Überwachung und Steuerung von Ressourcen wie Technik-Teams, Wartungsarbeiten und Asset-Management.

CAFM konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Anlagen und Serviceanfragen sowie die Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation. Es bietet oft grundlegende Funktionen zur Unterstützung des Tagesgeschäfts im Facility Management.

IWMS (Integrated Workplace Management System)

Ein IWMS integriert verschiedene Facility Management-Disziplinen, einschließlich CAFM, in einer Plattform. Es bietet eine ganzheitliche Sicht auf Immobilien- und Ressourcenmanagement und optimiert die Raum- und Ressourcennutzung.

IWMS geht über CAFM hinaus, indem es zusätzliche Module für Vertragsmanagement, Nachhaltigkeitsberichterstattung und strategische Planung bietet. IWMS-Systeme sind leistungsfähig und bieten eine umfassende Sicht auf das Facility Management, die insbesondere bei Immobilienverwaltungen benötigt werden.

EAM (Enterprise Asset Management)

EAM-Software konzentriert sich auf das Management von Unternehmensvermögen und Anlagen, einschließlich Wartung, Instandhaltung und Lebenszyklusverwaltung. Sie zielt darauf ab, die Verfügbarkeit und Effizienz von Anlagen zu optimieren.

Im Gegensatz zu CAFM und IWMS liegt der Schwerpunkt von EAM auf der Pflege und Verwaltung von physischen Vermögenswerten wie Maschinen, Anlagen und Infrastruktur. Es ist weniger auf die Verwaltung von Raum und Gebäuden ausgerichtet.

CMMS (Computerized Maintenance Management System)

CMMS-Software dient der Organisation und Verwaltung von Wartungs- und Instandhaltungsaktivitäten. Es hilft bei der Planung von Wartungsarbeiten, Verfolgung von Arbeitsaufträgen und der Bestandskontrolle von Ersatzteilen.

CMMS ist spezialisiert auf Instandhaltungsprozesse und die Verwaltung von Arbeitsaufträgen. Im Vergleich zu CAFM und IWMS liegt der Fokus weniger auf dem Facility Management im Allgemeinen und mehr auf der optimalen Instandhaltung von Anlagen.

Die verschiedenen Softwarekategorien haben häufig Überschneidungen und eine eindeutige Kategorisierung ist nicht immer leicht. Welche Art von Software sich am besten für dich eignet, hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen deiner Organisation ab. Du bist nicht sicher, welche Art von Facility Management Software die richtige für dich ist? Wir helfen dir gerne weiter!

Mobile CAFM Software: Der Schlüssel zu effizienterem Facility-Management

Mobile CAFM Software revolutioniert die Art und Weise, du Gebäude und Anlagen verwaltest, indem du und deine Teams auf eine Vielzahl von neuen Funktionen und Möglichkeiten zugreifen kannst – und das sogar offline, wenn mal keine aktive Internetverbindung bestehen sollte.

Arbeitsaufträge

Während früher Arbeitsaufträge, z.B. für Reinigungs- und Technik-Teams, in einem Worddokument geschrieben und dann ausgedruckt wurden, werden diese in mobiler CAFM Software so einfach und effizient wie noch nie erstellt, bearbeitet und verwaltet. Egal, ob es sich um Wartungsarbeiten, Reparaturen oder andere Aufgaben handelt, du kannst Arbeitsaufträge erstellen, speziellen Teams zuweisen und in Echtzeit verfolgen. Dadurch wird die Kommunikation im Team verbessert und du behältst den Überblick über den Fortschritt der Aufträge.

Anfragen / Störfallmeldung

In Gebäuden und Einrichtungen sind Störfälle an der Tagesordnung. Mit mobiler CAFM Software werden diese allerdings innerhalb von Sekunden per App gemeldet. QR-Codes werden an einer Anlage gescannt, Fotos, Videos und Sprachnotizen werden direkt beigefügt und dann an ein zentrales Ticketsystem übermittelt. Dort kannst du wiederum den Störfall direkt an die richtige Person weiterleiten, um eine schnelle Bearbeitung sicherzustellen. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch potenzielle Schäden und Ausfallzeiten.

Präventive Instandhaltung

Instandhalten, noch bevor etwas kaputt geht: Eine regelmäßige Wartung ist entscheidend, um die Lebensdauer deiner Anlagen zu verlängern und teure Reparaturen zu vermeiden. Mit der richtigen Software kannst du präventive Wartungspläne erstellen und durchführen. Du erhältst automatische Erinnerungen und Berichte, die dir dabei helfen, deine Wartungsarbeiten weiter zu optimieren.

Ersatzteilübersicht

Nichts ist ärgerlicher, als wenn eine Reparatur durch fehlende Ersatzteile länger als nötig dauert. Mit der mobilen CAFM Software kannst du eine genaue Übersicht über deine Ersatzteile und Lagerbestände führen. Dadurch vermeidest du unerwartete Ausfallzeiten und erhöhst die Effizienz deines Facility Managements.

Digitale Berichte, Protokolle und Checklisten

Checklisten sind ein unverzichtbares Werkzeug im Facility Management, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt und dokumentiert werden. Mit mobiler CAFM Software kannst du benutzerdefinierte Checklisten erstellen und sie mobil abhaken. Dies stellt sicher, dass keine Aufgabe übersehen wird und verbessert die Qualität deiner Arbeiten.

Reporting

Mobile CAFM Software bietet umfassende Reporting-Funktionen, mit denen du alle relevanten Daten erfassen und in aussagekräftigen Berichten präsentieren kannst. Das erleichtert die Entscheidungsfindung, z.B. wenn es um eine Neuanschaffung einer Anlage oder um effizientes ESG-Reporting geht.

Kommunikation & Aufgabenplanung

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum erfolgreichen Facility Management. Mobile CAFM Software bietet integrierte Kommunikationstools, die es dir ermöglichen, direkt mit deinem Team zu kommunizieren und Aufgaben zu planen. Egal, ob du Informationen austauschen oder dringende Nachrichten weiterleiten musst, diese Funktion erleichtert die Zusammenarbeit erheblich.

360° Überblick

Ein 360° Überblick über deine Anlagen und Gebäude ist von unschätzbarem Wert. Wo du früher noch unzählige Excel-Tabellen zur Verwaltung aller Daten genutzt hast, kannst du mit moderner, cloudbasierter CAFM Software alle relevanten Informationen in digitalen Lebenslaufakten speichern und abrufen. Das ermöglicht es dir, schnell auf historische Daten zuzugreifen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Partnerportal

Gib externen Partnern Zugriff über ein Portal und binde sie noch näher in deine Prozesse ein. So können z.B. Störfälle direkt über das Portal gemeldet und bearbeitet werden, was dir die Arbeit erheblich erleichtert. 

Die Zukunft des Facility Managements findet in jedem Fall mobil statt – zu sehr überwiegen die Vorteile den alten, desktop-basierten Lösungen. Du möchtest jetzt den Wechsel angehen? Wir beraten dich gerne in einem ersten Gespräch!

Betreiberpflichten im Facility Management

Als technische Führungskraft im Facility Management trägst du eine immense Verantwortung für die reibungslose Funktionsweise und Sicherheit der Gebäude & Einrichtungen, die du betreust. Um diese Aufgabe erfolgreich zu bewältigen, ist es von entscheidender Bedeutung, die Betreiberpflichten im Facility Management genau zu verstehen und gewissenhaft umzusetzen. In diesem Artikel werden wir die wesentlichen Aspekte dieser Pflichten beleuchten und aufzeigen, wie du sie effektiv in deiner täglichen Arbeit integrieren kannst.

Dokumentationspflicht im Instandhaltungsmanagement

Ein zentrales Element deiner Verantwortung als Facility Manager ist die Instandhaltung der Anlagen und Einrichtungen. Dies ist nicht nur essentiell, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen, sondern auch, um sicherheitsrelevante Risiken zu minimieren. Instandhaltung umfasst die regelmäßige Prüfung, Wartung und Reparatur von Anlagen und Geräten. Hierbei sind sowohl eigenverantwortliche Maßnahmen als auch Beratung und Koordination gefragt.

Arbeitsschutzvorschriften

Die Sicherheit der Mitarbeiter und Nutzer der Einrichtung hat oberste Priorität. Du musst sicherstellen, dass alle arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten werden, um Unfälle zu verhindern.

Brandschutzvorschriften

Ein wichtiger Bereich ist der Brandschutz, der unter anderem die regelmäßige Inspektion von Rauchmeldern, Sprinkleranlagen und Feuerlöschern umfasst. Hierbei geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern vor allem um die Sicherheit aller.

Elektrische Vorschriften

Die regelmäßige Prüfung elektrischer Geräte und Anlagen sowie die Einhaltung von DGUV-Prüfungen sind essentiell, um elektrische Risiken zu minimieren und die Sicherheit zu gewährleisten.

Energetische Inspektion von Klimaanlagen

Die Effizienz und Umweltfreundlichkeit von Klimaanlagen sind von großer Bedeutung. Energetische Inspektionen tragen dazu bei, den Energieverbrauch zu optimieren.

Sanitär- und Hygienevorschriften

Die Einhaltung von Hygiene- und Sanitärstandards ist insbesondere in öffentlichen Einrichtungen von höchster Wichtigkeit, um die Gesundheit der Nutzer zu schützen.

Baurechtliche Vorschriften

Die Einhaltung von Baurechtsvorschriften ist entscheidend, um die Sicherheit der Gebäudestruktur zu gewährleisten und mögliche Haftungsrisiken zu minimieren.

Zertifizierungen und Inspektionen

Aufzüge und Rolltreppen müssen regelmäßig inspiziert und zertifiziert werden, um sicherzustellen, dass sie sicher und zuverlässig funktionieren.

Energieaudits nach DIN EN 16247-1

Große Unternehmen sind verpflichtet, Energieaudits durchzuführen, um ihren Energieverbrauch zu optimieren und den Umweltschutz zu fördern.

Excel: Flexibel, aber fehleranfällig und aufwendig

Die Dokumentation von Instandhaltungsarbeiten und betrieblichen Abläufen ist in vielen Unternehmen noch eine Herausforderung: Zu häufig sind veraltete Werkzeuge wie Excel, Stift und Papier im Einsatz, um Wartungsprotokolle und Berichte zu erstellen. Das führt nicht nur zu ineffizienten Prozessen, sondern auch zu Schwierigkeiten bei der Verwaltung und der Ablage von wichtigen Dokumenten. Doch die Zeiten ändern sich, und damit auch die Art und Weise, wie du deiner Dokumentationspflicht im Facility Management nachkommen kannst. 

Digitale Dokumentation mit Cloud-Software

Glücklicherweise hat die Einführung moderner Cloud-Softwarelösungen das Spiel verändert. Mit Hilfe von Smartphone- oder Tablet-Anwendungen können Technik-Teams heute digitale Wartungsprotokolle direkt vor Ort ausfüllen. Diese werden dann automatisch in einer zentralen digitalen Lebenslaufakte abgelegt. Dies hat gleich mehrere Vorteile:

Einfachere Dokumentation

Die Techniker können die Informationen in Echtzeit eingeben, wodurch keine Zeit mehr für das spätere Übertragen von Notizen in digitale Formate verschwendet wird.

Bessere Lesbarkeit

Unleserliche Handschriften gehören der Vergangenheit an. Die digitalen Protokolle sind immer gut lesbar und professionell.

Vollständige Dokumentation

Moderne CAFM Software führt die Techniker*innen durch alle erforderlichen Schritte, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Details übersehen werden.

Schnellerer Zugriff

Alle Informationen werden in der Cloud gespeichert und sind von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit und überall zugänglich. Dies ermöglicht ein schnelles Abrufen von Daten für Berichte, Audits oder Planungen.

Automatisierte Benachrichtigungen

Die Software kann automatisch Erinnerungen für geplante Wartungen und Prüfungen versenden, was die Einhaltung von Terminen erleichtert.

Einfache Berichterstattung

Die erstellten Daten können problemlos in Berichten und Analysen verwendet werden, um die Effizienz der Instandhaltungsarbeiten zu verbessern.

Der Übergang von manuellen, papierbasierten Dokumentationsprozessen zu digitalen Lösungen macht das Facility Management leichter und effizienter. Insgesamt ist die Erfüllung der Betreiberpflichten im Facility Management eine anspruchsvolle Aufgabe, die ein hohes Maß an Fachkenntnissen, Organisation und Engagement erfordert. Durch deine Arbeit trägst du dazu bei, dass die Einrichtung den höchsten Standards entspricht und gleichzeitig die Sicherheit gewährleistet wird. 

Wie das remberg XRM dich bei der Erfüllung deiner Betreiberpflichten unterstützt, erfährst du gerne in einem persönlichen und unverbindlichen Gespräch mit unserem Team. Wir freuen uns auf dich!

Implementierung CAFM Software – Wie lange dauert es wirklich?

Die Modernisierung oder der Umstieg auf eine CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management) aus der Cloud kann eine enorme Verbesserung für das Facility Management bedeuten. Dennoch zögern viele Unternehmen diesen Schritt zu wagen. Laut dem CAFM/IWMS Trendreport 2023, den die gefma in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsunternehmen Lünendonk herausgegeben hat, nutzen 75 Prozent der befragten Unternehmen immer noch ihr Erstsystem. Diese sind teilweise seit Jahrzehnten im Einsatz, und genügen den heutigen Ansprüchen schon längst nicht mehr.

Herausforderungen bei der Implementierung

Hier sind einige der Herausforderungen, die Unternehmen bei der Implementierung von CAFM-Software befürchten:

Zeitlicher Aufwand

Eine der häufigsten Sorgen bei der Implementierung ist die Dauer der Implementierung. Laut dem Trendreport dauerte die CAFM-Implementierung bei fast der Hälfte der befragten Unternehmen länger als ein Jahr. Das wirkt für viele Unternehmen abschreckend, weil sie befürchten, dass tägliche Betriebsabläufe gestört werden könnten.

Ressourcenknappheit

Die Verzögerungen bei der Einführung von CAFM-Systemen werden oft durch knappe Personalressourcen und eine unzureichende Datenlage verursacht. Ohne ausreichende Unterstützung und Ressourcen innerhalb des Unternehmens kann die Implementierung erheblich länger dauern als geplant.

Prioritäten der Geschäftsleitung

Oft haben andere Projekte und Initiativen Vorrang, was dazu führt, dass die Implementierung von CAFM auf die lange Bank geschoben wird. Weiterhin wird der Mehrwert von CAFM-Software in der Geschäftsführung häufig unterschätzt, was aber auch am mangelnden Bewusstsein hinsichtlich der Dokumentationsanforderungen zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung liegt.

Geringe Wechselbereitschaft

Viele Unternehmen sind ihren Erstsystemen treu ergeben und scheuen den Wechsel. Ein kompletter Systemwechsel wird meistens nur dann in Erwägung gezogen, wenn das aktuelle System nicht mehr den (technischen) Anforderungen entspricht oder der Anbieter vom Markt verschwindet.

Überwältigung angesichts der Optionen

Wer kennt das nicht: IoT, AI und ESG-Reporting sind in aller Munde – doch angesichts der technologischen Entwicklungen verliert man oft den Überblick. Wo soll man überhaupt anfangen-  und was passiert, wenn man den falschen Weg einschlägt?

Die Lösung: Moderne Technologien wie SaaS, Cloud und APIs

Angesichts dieser Herausforderungen gibt es jedoch technische Lösungen, die die Implementierung einer CAFM-Software erheblich erleichtern:

Software-as-a-Service (SaaS)

SaaS bietet unter anderem den Vorteil eines Abonnementmodells, bei dem du monatlich oder jährlich für die Nutzung der Software bezahlst. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer teuren, einmaligen Lizenzgebühr. Dies reduziert die anfänglichen Kosten erheblich und ermöglicht einen schnelleren Einstieg.

Cloud – Einfacher Zugriff ohne lokale Installation

Die Cloud-basierte CAFM-Software ermöglicht einen einfachen Zugriff von überall aus, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. Das bedeutet, dass Ihre Teams flexibel arbeiten können, ohne an einen bestimmten Standort gebunden zu sein. Die Cloud bietet außerdem Sicherheit und Skalierbarkeit.

APIs – Schnittstellen zur Integration

Durch die Verwendung von APIs können Sie Ihre CAFM-Software nahtlos in andere Unternehmenssoftware integrieren. Dies erleichtert den Datenaustausch und die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und verbessert die Effizienz deines Facility Managements.

Die Implementierung einer CAFM-Software muss nicht so kompliziert und zeitaufwändig sein, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Moderne CAFM-Software ist um einiges implementierungsfreundlicher als die Software-Kolosse der Vergangenheit. Mit dem remberg XRM holen wir dich von Anfang an ab und unterstützen dich tatkräftig. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine cloudbasierte CAFM-Software für den Mittelstand wie das remberg XRM innerhalb weniger Wochen voll einsatzfähig ist und von deinen Teams produktiv (und vor allen Dingen gerne!) genutzt wird. 

Wenn du  mehr darüber erfahren möchtest, stehen wir dir in einem unverbindlichen Gespräch mit Rat und Tat zur Seite!