Digitale Berichte, Formulare & Checklisten

Gerade bei alltäglichen Aufgaben wie dem Ausfüllen von Formularen, Berichten und Checklisten können digitale Lösungen erhebliche Vorteile bieten. Leider ist der Weg dorthin nicht immer einfach!

Herausforderungen bei der Einführung digitaler Lösungen

Bei der Einführung digitaler Tools für Berichte, Protokolle und Checklisten stößt man oft auf eine unsichtbare Wand in der Organisation. Man entscheidet sich für eine digitale Lösung, beginnt mit der Implementierung und stellt am Ende fest, dass die Akzeptanz im Team fehlt. Ein häufiges Szenario ist, dass Mitarbeiter, insbesondere solche, die jahrzehntelang mit Papier gearbeitet haben, dem neuen System skeptisch gegenüberstehen.

Hinzu kommen technische und konzeptionelle Hürden: Häufig sind herkömmliche Anwendungen und Softwarelösungen nicht mit anderen unternehmenskritischen Systemen integriert, was zu Ineffizienz und Datenbrüchen führt. Manche Lösungen sind „zu kurz gedacht“ und bieten keine umfassenden Funktionen, die das Backoffice entlasten würden. 

Die Folge ist, dass Teams die digitalen Tools nur zögerlich oder gar nicht nutzen, sei es, weil sie zu kompliziert sind, offline nicht genutzt werden können oder weil Notizen auf Papier einfach schneller ausgefüllt sind.

Erfolgreich Formulare und Checklisten digitalisieren

Eine vollständige und nutzerfreundliche Umstellung auf digitale Prozesse in der Wartung und Instandhaltung sollte methodisch und unter Berücksichtigung der Endnutzer erfolgen. Hier einige Ansatzpunkte, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten:

Bedarfsgerechte Lösungen: Wähle digitale Werkzeuge, die auf deine Anforderungen und die Arbeitsweise deiner Teams zugeschnitten sind. Benutzerfreundlichkeit und Offline-Nutzung sollten gewährleistet sein.

Integration in vorhandene Systeme: Die gewählten digitalen Lösungen sollten sich nahtlos in deine bestehende Systemlandschaft einfügen und Datensilos vermeiden.

Mitarbeitende einbinden: Die Akzeptanz deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg. Beziehe deine Teams von Anfang an mit ein, schule sie und nimm ihr Feedback ernst.

Iterative Umsetzung: Führe neue digitale Werkzeuge schrittweise ein und passe sie auf Basis von Feedback und neuen Arbeitsweisen an.

Prozessoptimierung: Vergiss nicht, die neuen Prozesse kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern. Mit den neuen Daten und der geschaffenen Transparenz kannst du Arbeitsabläufe analysieren und optimieren.

Die Digitalisierung von Formularen, Berichten und Checklisten in Wartung, Instandhaltung und Service ist mehr als nur ein technologischer Wandel. Es ist eine Veränderung der Arbeitskultur und der Prozesse, die – richtig umgesetzt – zu erheblichen Effizienzsteigerungen, höherer Datenqualität und zufriedeneren Mitarbeitern in deiner Organisation führen kann.

Wir unterstützen dich gerne auf diesem Weg – hier kannst du mit uns Kontakt aufnehmen.