Instandhaltungsmaßnahmen: Tipps für nachhaltigen Erfolg

Instandhaltungsmaßnahmen – oft werden sie stiefmütterlich behandelt und als lästige Pflicht empfunden. Doch das ist weit gefehlt! Verlängerte Lebensdauer von Anlagen, Maschinen und Gebäuden, Vermeidung kostspieliger Ausfälle, gesteigerte Sicherheit und Nachhaltigkeit sowie geringere Betriebskosten – eine professionelle Instandhaltung ist der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg und eine Investition in die Zukunft.

In diesem Artikel geben wir dir als Wartungs- und Instandhaltungsleiter*in einen Überblick über verschiedene Instandhaltungsmaßnahmen und ihre Vorteile. Außerdem teilen wir Best-Practices, die dir helfen, die richtigen Maßnahmen effizient durchzuführen.

Tipp: Optimiere deine Instandhaltungsmaßnahmen mit unserer fortschrittlichen Instandhaltungssoftware.

Definition: Instandhaltungsmaßnahmen

Als Instandhaltungsmaßnahmen bezeichnet man alle Tätigkeiten, die zur Erhaltung oder Wiederherstellung des funktionsfähigen Zustands von Maschinen, Anlagen, Gebäuden und anderen Assets dienen.

Es handelt sich immer um konkrete Aktionen, die entweder bei Bedarf oder basierend auf einem Plan durchgeführt werden. Sie sind Teil eines Gesamtkonzepts zur Instandhaltung – einer sogenannten Instandhaltungsstrategie.

Vorteile von Instandhaltungsmaßnahmen

Der Nutzen von Instandhaltungsmaßnahmen ist vielfältig und im Zusammenhang deines jeweiligen Anwendungsfalls bzw. Unternehmens zu sehen. Generell lassen sich die Vorteile wie folgt gruppieren:

Verfügbarkeit & Produktivität:

• Gesicherte Funktionsfähigkeit und gesteigerte Produktivität von Maschinen und Anlagen
• Vermeidung und Verkürzung von ungeplanten Ausfällen und Stillständen
• Erhöhung der Zuverlässigkeit und Planbarkeit gesamter Prozesse

Kostenkontrolle & Budgetsicherheit:

• Langfristige Reduzierung von Instandhaltungskosten 
• Vermeidung von teuren Notfallreparaturen unter Zeitdruck
• Prävention größerer, teurerer Schäden durch proaktives beheben kleinerer Mängel
• Verbesserte Planbarkeit anfallender Instandhaltungskosten

Lebensdauer & Nachhaltigkeit:

• Verlängerung der Lebensdauer von Maschinen und Anlagen
• Vermeidung von vorzeitigem Verschleiß und wirtschaftlichen Totalschäden
• Effizientere und nachhaltigere Ressourcennutzung

Sicherheit & Compliance:

• Minimierung von Sicherheitsrisiken für Mitarbeiter und Umwelt
• Instandhaltungsdokumentation als Nachweis zur Pflichterfüllung im Garantiefall
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Normen

Wertsteigerung & Werterhalt:

• Wertsteigerung durch Verbesserung des Zustands des Assets
• Vermeiden von Wertverlust auf Grund von verschleppten Schäden oder fehlender Instandhaltungsdokumentation

4 Arten von Instandhaltungsmaßnahmen

Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich nach DIN 31051 (Grundlagen der Instandhaltung) in 4 grundsätzliche Arten von Maßnahmen einteilen. In der Regel deckt eine umfassende Instandhaltungsstrategie alle diese Arten ab, jedoch kann es im konkreten Fall (Unternehmen, Kunde, Anlage) auch sinnvoll sein, auf einen Teil der Instandhaltungsmaßnahmen zu verzichten oder diese auszulagern.

Inspektion

Bei der Inspektion handelt es sich um eine regelmäßige Prüfung eines Assets, um den Ist-Zustand zu beurteilen. Im Rahmen der Inspektion selbst werden in der Regel keine Änderungen am Asset vorgenommen. Ziel ist das Feststellen von Verschleiß, Schäden, Sicherheitsrisiken oder Funktionsstörungen, um rechtzeitig weitere Maßnahmen zur Instandhaltung zu ergreifen und entsprechend planen zu können. 

Mögliche Teilschritte:

• Sichtprüfung: Visuelle Kontrolle auf offensichtliche Mängel.
• Funktionsprüfung: Kontrolle relevanter Funktionen.
• Messung: Erfassen charakteristischer Messwerte, z. B. Temperatur, Druck, Vibration.
• Demontage: Zerlegen oder entfernen von Teilen zur genaueren Untersuchung.
• Dokumentation: Aufzeichnen relevanter Erkenntnisse der Inspektion, sowie Protokollierung des Prozesses.

Wartung

Eine Wartung beinhaltet die planmäßige Durchführung von Maßnahmen, um den Soll-Zustand eines Assets zu erhalten. Ziel ist das Vorbeugen von Schäden und ggfs. die Durchführung präventiver Reparaturmaßnahmen oder der routinemäßige Austausch von Teilen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Maximierung der Gesamtlebensdauer. In der Regel ist der Wartungsprozess durch den Hersteller vorgeschrieben und muss zur Wahrung von Garantieansprüchen hinreichend dokumentiert werden. 

Mögliche Teilschritte:

• Prüfung & Messung: Kontrolle auf Mängel und Erfassen des Ist-Zustandes, inklusive charakteristischer Messwerte
• Pflege: Routinemäßige Tätigkeiten zum Vorbeugen von Verschleiß (Reinigen, Schmieren, Austausch von Verschleißteilen, Anpassen von Parametern, Software Updates)
• Reparatur: Beheben von kleinen Fehlern und Störungen
• Dokumentation: Protokollieren der Wartungsschritte und festhalten wichtiger Erkenntnisse

Instandsetzung

Eine Instandsetzung wird durchgeführt, um den Soll-Zustand eines Assets wiederherzustellen, welches durch Mängel in seiner Funktion beeinträchtigt wird. Oftmals geht es darum, ein defektes Asset wieder funktionsfähig zu machen und weiterhin eine Nutzung zu ermöglichen. Im Gegensatz zu einer Wartung handelt es sich nicht um eine vorbeugende, sondern um eine wiederherstellende Maßnahme, deren Teilschritte sich vom Zustand des Assets ableiten.

Mögliche Teilschritte:

• Prüfung & Messung: Kontrolle auf Mängel und Erfassen des Ist-Zustandes, inklusive charakteristischer Messwerte
• Pflege: Tätigkeiten zum Vorbeugen und Beseitigen von Verschleiß (Reinigen, Schmieren, Austausch von Verschleißteilen, Anpassen von Parametern, Software Updates)
• Reparatur: Beheben von großen und kleinen Fehlern und Störungen
• Dokumentation: Protokollieren der Instandsetzungsschritte und festhalten wichtiger Erkenntnisse

Verbesserung

Eine Verbesserung wird gezielt durchgeführt, um den Ist-Zustand eines bereits funktionsfähigen Assets zu verbessern, ohne grundlegend benötigte Funktionen zu verändern. Sie zielt darauf ab, die Zuverlässigkeit, Funktionalität, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit oder zukünftige Instandhaltbarkeit zu verbessern. Hierbei kann es sich um die Beseitigung von Schwachstellen handeln, das Hinzufügen zusätzlicher Funktionen oder auch um das Aufspielen einer verbesserten Software.

Mögliche Teilschritte:

• Beseitigung von Schwachstellen: Ersetzen anfälliger Komponenten durch eine langlebigere Version, sowie Veränderungen am Asset, um Fehlern und Schäden vorzubeugen
• Optimierung der Funktionalität: Einsatz verbesserter Komponenten, um die Leistungsfähigkeit zu erhöhen oder neue Funktionalitäten hinzuzufügen
• Dokumentation: Protokollieren der durchgeführten Maßnahmen

Best Practices zur effektiven Durchführung

Der alltägliche Aufwand in der Instandhaltung kann schnell unterschätzt werden. Essentiell sind eine gute Organisation zur effektiven Nutzung der verfügbaren Ressourcen, sowie die Wahl der richtigen Hilfsmittel und Prozesse. Um dich und dein Unternehmen effizient aufzustellen, kannst du die folgenden Best-Practices als Grundlage verwenden:

1. Auswahl der richtigen Instandhaltungsstrategie:

• Festlegung der Ziele (z.B. hohe Verfügbarkeit, Kostenminimierung)
• Analyse der Anlagen und Systeme
• Auswahl der geeigneten Strategie (z.B. zustandsorientierte, präventive Instandhaltung)

2. Nutzung von Instandhaltungssoftware im gesamten Prozess:

• Unterstützung bei der Planung und Steuerung der Instandhaltung
• Erfassung und Auswertung von Daten
• Verbesserung der Transparenz und Effizienz

3. Erstellung eines Instandhaltungsplans:

• Festlegung von Wartungsintervallen und -aufgaben
• Priorisierung der Arbeiten
• Berücksichtigung von Ressourcen und Budget

4. Sicherung der Verfügbarkeit von Ersatzteilen, Werkzeugen und Fachkräften:

• Bevorratung kritischer Ersatzteile
• Bereitstellung geeigneter Werkzeuge
• Qualifizierung des Instandhaltungspersonals

5. Schulung des Instandhaltungspersonals:

• Vermittlung von Fachwissen und -kenntnissen
• Training an neuen Technologien
• Förderung der Motivation und des Sicherheitsbewusstseins

6. Dokumentation der Instandhaltungsmaßnahmen:

• Aufzeichnung von durchgeführten Arbeiten
• Erfassung von Daten und Kennzahlen
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit

7. Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses:

• Regelmäßiges Überprüfen der Instandhaltungsstrategie
• Identifizierung von Verbesserungspotenzialen
• Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen

Fehler, die du vermeiden solltest

Um einen reibungslosen und effizienten Instandhaltungsprozess zu gewährleisten, ist es wichtig, die folgenden Fehler zu vermeiden:

1. Planung und Organisation:

Fehlende Strategie: Eine klare Instandhaltungsstrategie ist unerlässlich, um langfristig die richtigen Entscheidungen zu treffen und die Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten.

Mangelnde Planung: Eine langfristige Planung und Terminierung von Instandhaltungsmaßnahmen hilft, ungeplante Stillstände und Konflikte zu vermeiden.

Unzureichende Ressourcen: Die rechtzeitige Bereitstellung ausreichender Ressourcen wie Personal, Ersatzteile und Werkzeuge ist entscheidend, um Engpässe zu vermeiden.

Schlechte Kommunikation: Eine effiziente und transparente Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen und Teams ist unerlässlich.

2. Ausführung:

Veraltete Prozesse: Der Einsatz moderner Instandhaltungsmethoden und -technologien ist wichtig, um wirtschaftlich und effizient zu arbeiten.

Unzureichende Instandhaltung: Instandhaltungsintervalle und -maßnahmen sollten kontinuierlich an die Erfordernisse der Anlage angepasst und weiterentwickelt werden.

Mangelnde Dokumentation: Eine umfassende Dokumentation vergangener Instandhaltungsmaßnahmen ist wichtig, um den Überblick zu behalten und aus Erfahrungen zu lernen.

Ignorieren von Warnzeichen: Das frühzeitige Erkennen und Beheben von Verschleiß oder kleineren Schäden ist entscheidend, um größere Ausfälle zu vermeiden.

3. Personal:

Mangelnde Qualifikation: Es ist wichtig, dass das Personal über die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten verfügt, um seine Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.

Unzureichende Schulung: Regelmäßige Schulungen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass das Personal über aktuelles Wissen und Know-how verfügt.

Mangelnder Erfahrungsaustausch: Der Austausch von Erfahrungen und bewährten Verfahren ist entscheidend, um von gemeinsamen Erkenntnissen zu profitieren.

Unsichere Arbeitsbedingungen: Die Sicherheit der Mitarbeiter sollte immer oberste Priorität haben und darf nicht vernachlässigt werden.

Instandhaltungsmaßnahmen im remberg XRM

Das remberg XRM ist eine Software, die dich bei der Durchführung aller Instandhaltungsmaßnahmen tatkräftig unterstützt:

Effiziente Prozesse:

• Digitale Wartungspläne: Erstelle und verwalte digitale Wartungspläne mit automatischer Terminierung und Benachrichtigung.
• Digitale Formulare: Verwalte Formulare und Berichte in digitaler Form und erstelle eine lückenlose Dokumentation durchgeführter Instandhaltungsmaßnahmen.
• Mobile App: Mach deine Instandhaltung mobil und greife auch von unterwegs auf alle relevanten Informationen und Aufgaben zu – auch ohne Internetverbindung im Offline-Modus.
• Ersatzteilmanagement: Verfolge den Lagerbestand an Ersatzteilen, beschaffe benötigte Ersatzteile automatisch und verwalte Lieferant*innen und Bestellungen.
• Aufgabenmanagement: Weise Aufgaben einfach an Mitarbeitende zu, lege Termine und Fristen fest, priorisiere Aufgaben nach Wichtigkeit und verfolge den Status von Aufgaben.

Verbesserte Kommunikation:

• Intern: Verbessere die Kommunikation zwischen Instandhaltungsteams und anderen Abteilungen.
• Extern: Binde deine Lieferant*innen, Partner und Kunden enger in deine Prozesse über ein Instandhaltungsportal ein.

Umfassende Analysen:

• Auswertung & Berichte: Analysiere wichtige Instandhaltungsdaten zur Optimierung deiner Prozesse und erstelle Berichte zur Kostenkontrolle und Erfolgsmessung.

Instandhaltung der Zukunft mit generativer KI

Mit dem remberg XRM bist du Zukunftssicher aufgestellt, da du mit der Software jetzt schon generative KI in deinen Arbeitsschritten verwenden kannst. Hier sind zwei Beispiele: 

In Sekunden vom Problem zur Lösung

Steht eine Maschine still, ist eine Anlage defekt oder funktioniert ein Gerät nicht wie gewünscht, zählt jede Minute. Statt mühsam Handbücher zu wälzen, kannst du jetzt unseren KI-Copiloten im remberg XRM nutzen: Gib einfach deine Frage ein und der KI-Copilot durchsucht in Sekundenschnelle alle verfügbaren Dokumente – Handbücher, Fehlerprotokolle, Bedienungsanleitungen – und liefert dir präzise Antworten.

Schnell, sauber und effizient dokumentieren

Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil der Instandhaltung und wird in Zukunft noch wichtiger werden. Mit dem KI-Copiloten kannst du den Zeitaufwand für die Dokumentation um mehr als 35 % reduzieren, ohne dabei an Übersichtlichkeit, Genauigkeit oder Umfang einzubüßen. Dies kommt nicht nur denjenigen zugute, die ungern Dokumente erstellen, sondern ist auch eine optimale Vorbereitung für Audits.

Wenn du erleben willst, wie nahtlos die KI in alle Instandhaltungsmaßnahmen integriert ist, möchten wir dir unsere interaktiven Produkttouren ans Herz legen. Wähle einfach deine Maschinen, Anlagen oder Equipment aus, die du instandhalten möchtest.

Wenn du mehr über das remberg XRM erfahren möchtest, bereiten wir dir gerne eine individuelle Demo vor, die komplett auf deinen Anwendungsfall zugeschnitten ist. Melde dich gerne bei uns!