Troubleshooting: Definition, Vorteile, Beispiele & Umsetzung

Troubleshooting ist zu einer unverzichtbaren Fähigkeit in unserer Welt geworden. Ob in der Informationstechnologie oder bei Maschinen, Anlagen und Geräten in der Industrie: Durch die ständig steigende Komplexität der Systeme ist es unvermeidlich, dass diese ausfallen oder nicht so funktionieren, wie sie sollen.

Bei der Fehlersuche und -behebung verschwimmen manchmal die Welten von Kunst und Wissenschaft. Erfahrene Techniker*innen, die die Eigenheiten und Tücken ihrer Maschinen über Jahre hinweg kennengelernt haben, sind oft in der Lage, Probleme schnell und effizient zu beheben – aber ohne eine gute Dokumentation ihrer Vorgehensweisen bleibt dieses Wissen ungenutzt, wenn sie das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen.

Wie man aus dem individuellen „Troubleshooting-Talent“ einiger weniger Mitarbeitenden mit Hilfe moderner XRM- und Instandhaltungssoftware eine unternehmensweite Kompetenz macht, erfährst du hier.

Troubleshooting – was ist das eigentlich?

‘Troubleshooting’ kommt aus dem Englischen und wird auf Deutsch mit verschiedenen Begriffen übersetzt, die teilweise Synonym verwendet werden:

• Störungsbehebung, Störungsbeseitigung, Störfallmanagement
• Fehlersuche, Fehlerdiagnose, Fehlerbehebung
• Problemlösung

Kurz gesagt: Troubleshooting ist das Finden und Beseitigen von Problemen. Dabei beschränkt sich der Begriff nicht nur auf den Bereich der Informationstechnologie wie bei Computern, Netzwerken oder Softwaren, sondern findet vor allem auch bei Maschinen, Anlagen, Geräten und Equipment Anwendung. 

In der Regel folgt das Troubleshooting einem mehrstufigen und zielgerichteten Prozess, bei dem zunächst nach der Ursache des Problems gesucht wird, diese im besten Fall zügig gefunden und anschließend die bestmögliche Lösung zur Behebung des Problems gewählt wird. Dabei muss es sich nicht um den kompletten Ausfall einer Maschine oder Anlage handeln: Troubleshooting wird auch eingesetzt, um Leistungsminderungen oder kleinere Betriebsstörungen zu beheben.

Maschinen und Anlagen, die richtig bedient und regelmäßig gewartet werden, sind weniger anfällig für Ausfälle. Trotzdem ist die Wahrscheinlichkeit einer Störung nie gleich null – wenn eine Maschine oder Anlage genutzt wird, muss sie früher oder später einmal repariert werden.

Wann und warum ist Troubleshooting notwendig?

Prinzipiell lassen sich drei unterschiedliche Situationen beschreiben, in denen ein Troubleshooting an einer Maschine, Anlage oder einem Equipment notwendig wird:

• Wenn sie nicht wie vorhergesehen läuft
• Wenn sie komplett ausfällt
• Wenn andere Anomalien auftreten

Störungen können durch vielfältige Wechselwirkungen zwischen Mensch, Maschine und Umgebung entstehen.

Ausfälle

Komplettausfälle oder “nicht planbare Störungen” an Maschinen und Anlagen stellen für jeden und jede Instandhalter*in eine erhebliche Herausforderung dar. Oftmals erfolgt die Problemanalyse und Störungsbeseitigung unter starkem Zeitdruck. Es wird improvisiert, Betriebsanweisungen werden ignoriert und das Unfallrisiko steigt.

Ungeplante Ausfälle können eine ganze Produktion zum Stillstand bringen und damit richtig ins Geld gehen. Eine Software wie das remberg XRM stellt eine vorbeugende Wartungsplanung sicher, so dass es gar nicht erst zu größeren Ausfällen kommt. Im Störungsfall bietet das remberg XRM Zugriff auf Checklisten zur Fehlerbehebung, die direkt vom Maschinenbedienenden via Smartphone oder Tablet abgerufen werden können.

Abweichungen

Wenn eine Maschine oder Anlage nicht innerhalb der gewünschten Toleranzen arbeitet, spricht man von einer Abweichung. Toleranzen sind definiert als der zulässige Bereich, in dem ein Parameter von seinem vorgegebenen Wert abweichen darf. Diese Parameter können physikalisch messbare Größen sein, wie z. B. Temperatur, Feuchte, Geräuschpegel, Belastung usw. Die Toleranz legt die zulässigen Grenzwerte eines Parameters fest. Werden diese Grenzwerte überschritten, kann eine Fehlerbehebung erforderlich sein.

Andere Anomalien

Es kann vorkommen, dass eine Maschine oder Anlage wie erwartet funktioniert, aber jemand stellt eine Anomalie wie z.B. ungewöhnliche Geräusche, Rauch oder Verunreinigungen fest. Auch solche Auffälligkeiten sollten dokumentiert und so schnell wie möglich untersucht werden, da sie sonst negative Auswirkungen haben.

Was beim Troubleshooting an Maschinen und Anlagen zu beachten ist

Bei der Störungsbeseitigung an Maschinen und Anlagen ist es entscheidend, systematisch vorzugehen und den Prozess zu dokumentieren. Das gilt umso mehr, als dass die Komplexität variieren kann.

1. Strukturiertes Vorgehen: Improvisation kann zwar kurzfristig Abhilfe schaffen, aber ohne systematisches Vorgehen und Dokumentation entstehen Risiken für den Betrieb und bei der Arbeitssicherheit. Eine strukturierte Vorgehensweise hilft, den Überblick zu behalten und bei wiederkehrenden Problemen schnell und effizient zu reagieren
2. Dokumentation: Man sollte jeden Schritt der Störungsbeseitigung dokumentieren. Das erscheint zunächst zeitaufwendig, spart aber langfristig Aufwand und Kosten, da man bei einer erneuten Störung direkt auf die Reparaturhistorie zurückgreifen kann. Die digitale Lebenslaufakte im remberg XRM ist dafür der ideale Ort, da Techniker*innen einfach den QR-Code einer Maschine via Smartphone oder Tablet einscannen und darüber die Wartungs- und Reparaturhistorie einsehen können.
3. Sicherheit: Die Komplexität des Troubleshootings und der Störungsbeseitigung an Anlagen und Maschinen kann stark variieren und erfordert unterschiedliche Ansätze, die du aus Kostengründen und im Rahmen der Arbeitssicherheit schon im Vorfeld definieren solltest.

Was sind die Vorteile von Troubleshooting?

Troubleshooting ist nicht nur ein systematischer und damit wiederholbarer Prozess zur Fehlerbehebung, sondern bringt auch eine Reihe von Vorteilen mit sich, die man oft übersieht.

Weniger Ausfälle: Ausfallzeiten sind der Feind jeder Produktion oder jedes Betriebs. Sie bedeuten nicht nur verlorene Zeit, sondern auch verlorenen Umsatz und Produktivität. Gutes Troubleshooting hilft, Ausfallzeiten zu minimieren, indem Probleme schnell und effizient behoben werden, was die Betriebskontinuität sicherstellt und somit die Produktivität steigert.

Zuverlässigkeit und Reputation: In einer Welt, in der langfristige Kundenbeziehungen und der Ruf eines Unternehmens entscheidend sind, spielt Zuverlässigkeit eine wichtige Rolle. Ein Unternehmen, das für schnelle und effektive Problemlösungen bekannt ist, schafft Vertrauen und einen guten Ruf. Dies wirkt sich langfristig positiv auf die Kundenbindung und das Image des Unternehmens aus.

Ohne effizientem Troubleshooting besteht die Gefahr, dass sich Störungen häufen: Man vernachlässigt Regelwartungen oder überspringt diese, und die Instandhaltung gerät in einen Wartungsrückstand, da sie von einem Auftrag zum nächsten hetzt. Dies führt schließlich dazu, dass Instandhaltungsaufträge gänzlich ausbleiben, was wiederum zu einer weiteren Zunahme von Störungen führt.

Neuanschaffung oder Reparatur?

Manchmal stellt sich im Rahmen einer Störungsbehebung heraus, dass eine Neuanschaffung einer Maschine wesentlich wirtschaftlicher ist, als sie zum X-ten Mal zu reparieren. Da die Anschaffungskosten aber um ein Vielfaches höher sind, solltest du hier eine vernünftige Datenbasis als Entscheidungsgrundlage schaffen – und hier scheitern die meisten, weil sie die Störfälle und Lösungen nicht ordentlich oder analog dokumentieren, was eine nachträgliche Auswertung erschwert. 

Durch die Erfassung aller Instandhaltungsaktivitäten sowie Reparaturkosten erhält man ein aussagekräftiges Reporting, das wiederum eine starke Argumentationshilfe gegenüber dem Management ist. Im remberg XRM sind nicht nur alle Daten zentralisiert und digital, sondern du erstellst auch benutzerdefinierte Berichte, die genau aufzeigen, welche Maschinen überdurchschnittlich häufig ausfallen und wo es daher Sinn macht, sie zu ersetzen.

Das typische Profil eines Troubleshooters

Das typische Profil eines ‘Troubleshooters’ ist geprägt von einer Kombination aus Fachwissen, analytischen Fähigkeiten und flexiblen Problemlösungsstrategien:

Tiefe Fachkenntnisse: Ein erfahrener Troubleshooter verfügt oft über jahrelange, manchmal sogar jahrzehntelange Erfahrung mit spezifischen Maschinen, Anlagen und Equipment. Diese Fachexpertise ermöglicht es ihnen, die Funktionsweise und potenzielle Schwachstellen der Systeme genau zu verstehen.

Schnelles Transferwissen: Ein wesentliches Merkmal eines guten Troubleshooters ist die Fähigkeit, Ursachen zu erkennen, indem sie Parallelen zu ähnlichen Fällen ziehen, mit denen sie bereits zu tun hatten. Dieses Transferwissen ermöglicht es ihnen, schnell Verbindungen herzustellen und effizient Lösungen zu finden.

Je komplexer die Störungsbeseitigung ist, desto qualifizierter muss das Personal sein. Kleinere Störungen sollten die Maschinenbediener*innen selbst lösen können.

Intelligente Suchstrategien: Bereits in der Berufsausbildung lernen Techniker*innen verschiedene Strategien zur Fehlersuche. Zielloses Herumstochern ist selten erfolgreich. Bewährte Methoden wie die Split-Half-Methode oder fallbasiertes Denken helfen, systematisch und zielgerichtet vorzugehen.

Gesunder Opportunismus: Troubleshooter agieren opportunistisch. Sie passen ihre Aktivitäten innerhalb einer gewählten Strategie flexibel an, ändern ihre Taktiken als Reaktion auf neu gewonnene Informationen und Ideen. Diese Anpassungsfähigkeit ist entscheidend, um auf unvorhergesehene Herausforderungen schnell und effektiv reagieren zu können.

Kommunikation und Teamplay: Troubleshooter müssen oft komplexe technische Probleme in verständliche Sprache übersetzen, um mit anderen Teammitgliedern, Abteilungen oder externen Partnern zusammenzuarbeiten. Ihre Fähigkeit, sowohl zuzuhören als auch klar und präzise zu kommunizieren, ist entscheidend, um Informationen zu sammeln, Lösungsansätze zu diskutieren und letztendlich das Problem effizient zu lösen. 

Man hat das Profil eines typischen „Troubleshooters“ vor Augen: ein oder eine Senior-Instandhalter*in, der oder die mit den Macken und typischen Eigenheiten einer Maschine vertraut ist. Was aber, wenn dieser oder diese Mitarbeiter*in bald in den Ruhestand geht? Auch ist die autonome Instandhaltung ein immer wiederkehrendes Thema: Es muss nicht immer der oder die hochqualifizierte/r (und teure) Spezialist*in sein – kleinere Ausfälle sollen auch von Mitarbeitenden ohne besondere Zusatzqualifikation behoben werden können. 

Um die gesamte Organisation zu einem besseren Störfallmanagement zu befähigen, ist ein sauberes Wissensmanagement sowie eine nachvollziehbare und leicht auffindbare Dokumentation das A und O. Relevante Informationen, die man für ein Troubleshooting benötigt (z.B. Arbeitsaufträge, Wartungsprotokolle, Checklisten, Handbücher uvm.) befinden sich im remberg XRM in der digitalen Lebenslaufakte und sind für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich. Damit wird verhindert, dass sich das Wissen über einen Störfall nur in den Köpfen einiger weniger Mitarbeitenden befindet – und du beschleunigst die zukünftige Störungsbehebung.

5 Schritte zum Troubleshooting

Troubleshooting ist ein systematischer Prozess, der in verschiedene Schritte unterteilt ist.

Schritt 1: Problem definieren

Zu Beginn ist es wichtig, das vorliegende Problem genau zu identifizieren. Was genau funktioniert nicht wie vorgesehen? Ist die Maschine ausgefallen, oder gibt es ungewöhnliche Betriebsgeräusche? Notiere alle Auffälligkeiten und Symptome, um das Problem klar zu definieren.

Im remberg XRM können interne Mitarbeitende sowie Externe einfach den QR-Code einer Maschine oder Anlage scannen, das Problem beschreiben und Fotos oder Videos hinzufügen.

Schritt 2: Informationen sammeln

Im nächsten Schritt geht es darum, alle relevanten Informationen zur Maschine zusammenzutragen. Die Betriebsanleitung des Herstellers, die aktuellen Betriebsdaten sowie die Wartungshistorie liefern meist wichtige Anhaltspunkte. Es ist auch wichtig zu wissen, wie die Maschine benutzt wurde und ob es kürzlich Änderungen gegeben hat.

Schritt 3: Daten analysieren

Mit den gesammelten Informationen analysiert man die Situation. Wurden neue Ersatzteile verwendet, gab es Erweiterungen oder Änderungen in der Materialverwendung? Wenn nach dieser Analyse noch Unklarheiten bestehen, müssen weitere Informationen eingeholt werden.

Schritt 4: Lösung entwickeln und testen

Basierend auf deiner Analyse entwickelst du eine oder mehrere Lösungen. Berücksichtige dabei alle sicherheitsrelevanten Aspekte, die benötigten Ressourcen und Kosten sowie die Komplexität der Umsetzung. Teste die entwickelte Lösung gründlich, um sicherzustellen, dass sie das Problem behebt.

Schritt 5: Lösung implementieren

Wenn du die Lösung gefunden und erfolgreich getestet hast, kannst du sie implementieren. Auch nach der Implementierung solltestdu die Lösung erneut testen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert. Abschließend ist es wichtig, alle durchgeführten Schritte zu dokumentieren, um bei zukünftigen Problemen schneller reagieren zu können und auch bei möglichen Prüfungen und Audits auf der sicheren Seite zu sein. Im remberg XRM werden durchgeführte Wartungsaktivitäten ganz einfach in der digitalen Lebenslaufakte hinterlegt und zentral gespeichert.

Im remberg XRM sind alle Akvititäten zentral dokumentiert. Damit sind sie auch in Zukunft für alle nachvollziehbar und jederzeit griffbereit, falls ähnliche Störungen erneut auftreten.

Mit dem remberg XRM wird Troubleshooting sicher und einfach

Häufig neigen Mitarbeitende dazu, die Gefahren und Risiken vermeintlich einfacher Störungen zu unterschätzen und versuchen, diese selbst zu beheben, obwohl ihnen die erforderlichen Qualifikationen fehlen. Um das zu vermeiden, sorgen klare betriebliche Anweisungen dafür, dass nur befugte Personen unter festgelegten Voraussetzungen Störungen beheben dürfen. Die DGUV empfiehlt daher, Checklisten zur sicheren Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Störungsbeseitigung einzusetzen. Dabei handelt es sich nicht um eine Gefährdungsbeurteilung, sondern um eine zusätzliche Schutzmaßnahme und gibt Mitarbeitenden Handlungssicherheit.

Wichtig sind bei der Erstellung und Nutzung von Checklisten folgende Punkte: 

1. Checklisten solltest du aufgrund der Praxiserfahrung und zur Erhöhung der Akzeptanz immer mit den betroffenen Beschäftigten erarbeiten und regelmäßig aktualisieren. 
2. Jede zusätzliche Frage erhöht die Zeit zum Ausfüllen. Ist die Checkliste hingegen zu kurz, sinkt ihr Aussagewert. 
3. Alle Fragen sollten so gestellt sein, dass sie eindeutig zu beantworten sind und dass auf den ersten Blick erkennbar ist, ob eine Bedingung erfüllt ist oder nicht. 
4. Für ein nachhaltiges Fehler- und Störfallmanagement sollte sichergestellt sein, dass die ausgefüllte Checkliste ausgewertet und besprochen wird. 

In der DGUV Publikation Sichere Störungsbeseitigung an Maschinen und Anlagen findest du drei Beispiels-Checklisten zur Planung und Durchführung einer Störungsbeseitigung sowie der Erprobung der Anlage und Nachbereitung, die du für eine sichere Störungsbeseitigung verwenden kannst.

Optimiere Troubleshooting mit der remberg XRM Software

Mit dem Einsatz moderner XRM Software gestaltest du Troubleshooting wesentlich einfacher und effizienter. XRM steht für Extended- oder Anything-Relationship-Management (XRM) und stellt Dinge wie Maschinen, Anlagen, Geräte, Gebäude, Fahrzeuge oder Energieanlagen in den Mittelpunkt aller Prozesse. Ein XRM zielt darauf ab, die Interaktion und Beziehungen einer Organisation mit diesen Dingen zu vereinfachen und zu digitalisieren, und optimiert alle Prozesse rund um Service, Installation, Wartung und Instandhaltung.

Insbesondere im Bereich des Troubleshootings gibt es wesentliche Gründe, wie XRM Software das Leben erleichtert:

Schnelle Störungsmeldung

Mit einer XRM Software können Bediener*innen Störungen in Sekunden melden, indem sie einfach einen QR-Code an der Maschine scannen, das Problem beschreiben und Fotos oder Videos anhängen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass die Informationen korrekt und schnell im System erfasst sind.

Zentrales Ticketsystem

Sobald jemand eine Störung meldet, gelangt diese in ein zentrales Ticketsystem, in dem Mitarbeitende sie bearbeiten und priorisieren. Dort bieten sie je nach Komplexität der Störung direkte Hilfestellung oder eskalieren den Störfall. Das gewährleistet Transparenz im Prozess und du sorgst dafür, dass du kritische Probleme schnell und sicher löst.

Umfangreiche Datenbank

Die digitale Lebenslaufakte in einer XRM Software fungiert als umfangreiche Datenbank, die alle relevanten Informationen über Dokumente und bisherige Aktivitäten enthält: OEM-Handbücher, Kontaktdaten von Lieferanten, Wartungsprotokolle, Arbeitsanweisungen bis hin zu detaillierten Checklisten für die Fehlersuche – all das ist zentral verfügbar und unterstützt eine schnelle Problemlösung.

Gezielter Einsatz von qualifizierten Fachkräften

Eine digitale Plantafel in der XRM Software ermöglicht die gezielte Zuweisung von Spezialisten zu Aufgaben. So kannst du z.B. auf einen Blick sehen, welcher Störfall einen Mitarbeiter mit speziellen Fachkenntnissen benötigt und deine Mitarbeitenden optimal einsetzen – das steigert die Effizienz, senkt Kosten und reduziert Ausfallzeiten.

Ersatzteilübersicht und saubere Daten

Im remberg XRM sehen deine Techniker*innen in ihren Arbeitsaufträgen oder via QR-Code-Scan an der Anlage sofort, welches Ersatzteil verbaut ist. Falls etwas ausgetauscht werden muss, sehen sie darüber hinaus auch den aktuellen Lagerort und ersparen sich somit überflüssige Laufwege und das ewige Nachforschen im ERP und anderen Systemen.

Aussagekräftige Datenanalyse

Die in einer XRM Software gesammelten Daten helfen dabei, Muster zu erkennen und wiederkehrende Probleme zu identifizieren. Auf diese Weise werden nicht nur Störungen behoben, sondern auch potenzielle Engpässe in den Prozessen präventiv erkannt und beseitigt.

Insgesamt dient eine moderne Instandhaltungssoftware wie das remberg XRM als das Rückgrat für effektives Troubleshooting. Es ermöglicht nicht nur eine schnelle Reaktion auf akute Probleme, sondern auch eine strategische Planung zur Vermeidung zukünftiger Störungen.

Ein Blick in die Zukunft des Troubleshootings

So viel lässt sich sagen: Die Zukunft des Troubleshootings wird durch den Einsatz von KI-Co-Piloten in Systemen wie dem remberg XRM effizient wie nie zuvor und zum echten Game-Changer, indem sie komplexe Wartungshistorien blitzschnell durchforsten und aus einem Berg von Bedienungsanleitungen und Dokumenten genau die Informationen herauspicken, die gerade benötigt werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Techniker steht vor einer Störung an einer Maschine. Er wendet sich an den KI-Co-Piloten: „Warum hat die Pumpe Modell XY Druckprobleme?“ Im Handumdrehen scannt die KI alle bisherigen Wartungseinsätze dieser Pumpe, vergleicht sie mit ähnlichen Vorfällen und prüft die entsprechenden Handbücher. Schnell hat sie eine Antwort parat und gibt dem Techniker einen genauen Überblick über mögliche Ursachen und Lösungsvorschläge.

KI-Co-Piloten werden Techniker*innen in Zukunft alle benötigten Informationen innerhalb weniger Sekunden bereitstellen und die Fehlerbehebung um ein Vielfaches schneller und effizienter gestalten.

Fazit

In der heutigen Zeit ist Troubleshooting eine unerlässliche Fähigkeit, denn keine Maschine, Anlage, Gerät oder Equipment ist komplett störungsfrei. Ein effektives Troubleshooting geht weit über bloße Problemlösung hinaus und bietet zahlreiche Vorteile: Es trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu reduzieren, Kosten zu senken und die Betriebskontinuität zu gewährleisten. Wichtig dabei sind eine systematische Herangehensweise und eine saubere Dokumentation jeder Störungsbehebung.

Das remberg XRM nimmt beim Troubleshooting eine Schlüsselposition ein: Du optimierst deine Prozesse von Störungsannahme bis zur Problemlösung, indem du alle relevanten Daten und Dokumente wie Wartungsprotokolle und Handbücher zentralisiert und digitalisiert und sie allen Mitarbeitern zur Verfügung stellst. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, stehen wir dir gerne zur Verfügung!