Prüfprotokoll: Definition, Aufbau, Beispiele und Vorlagen

Fast jedes Unternehmen muss Prüfungen an elektrischen Anlagen und Ausrüstung durchführen und Prüfprotokolle erstellen. Aber worauf kommt es dabei genau an und wie geht man am besten vor? Wir geben dir einen anschaulichen Überblick über Aufbau und Inhalt von Prüfprotokollen mit praktischen Beispielen und hilfreichen Vorlagen.

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Was ist ein Prüfprotokoll: Definition

Ein Prüfprotokoll ist ein wesentliches Dokument, das die Durchführung und Ergebnisse einer technischen und häufig elektrischen Überprüfung detailliert festhält. Gemäß § 14 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass die Ergebnisse der Prüfungen aller Betriebsmittel ordnungsgemäß dokumentiert werden. Das Protokoll beschreibt, was genau von wem geprüft wurde, wie die Prüfung durchgeführt wurde und welche Ergebnisse dabei erzielt wurden. 

In einem Prüfprotokoll werden Zustand, eventuelle Mängel und durchgeführte Korrekturmaßnahmen präzise aufgezeichnet. Mit einem Prüfprotokoll weist der Arbeitgeber im Schadensfall nach, dass das Gerät, die Anlage oder die Maschine vorschriftsmäßig geprüft wurde. 

Prüfprotokolle sind deshalb nicht nur ein Mittel zur Einhaltung von Qualitätsstandards, sondern auch ein Werkzeug zur Risikominimierung und zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs.

In manchen Fällen wird ein Prüfprotokoll auch als Prüfbericht bezeichnet, wobei beide Begriffe in der Regel dieselbe Art von Dokumentation meinen.

Welche Unternehmen müssen Prüfprotokolle erstellen?

Die kurze Antwort: fast alle! Vor allem Betriebe, die mit elektrischen Anlagen und Ausrüstungen arbeiten, kommen um diese Dokumentation nicht herum. Das reicht von Industrieanlagen bis hin zu Bürogebäuden, wo regelmäßige Sicherheitsprüfungen an der Tagesordnung stehen. Aber auch in anderen Bereichen, wie im Bauwesen, in der Fertigungsindustrie oder in Hotels sind Prüfprotokolle unverzichtbar. Sie stellen sicher, dass alle Geräte und Systeme nicht nur funktionieren, sondern auch den geltenden Sicherheitsstandards entsprechen. 

Wer füllt Prüfprotokolle aus?

Diese Aufgabe fällt in der Regel Fachkräften zu, die sich mit den technischen Aspekten und Sicherheitsvorschriften auskennen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die DGUV Vorschrift 3 (vor 2014 noch bekannt als BGV A3), die in Deutschland die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel regelt. Laut dieser Vorschrift müssen elektrotechnisch unterwiesene Personen oder Elektrofachkräfte die Prüfungen durchführen. 

Als Beispiel kannst du dir ein Unternehmen vorstellen, das Produktionsmaschinen verwendet. Hier wäre es die Aufgabe des Elektrofachpersonals, regelmäßige Prüfungen der elektrischen Teile und aller Anschlussleitungen der Maschine durchzuführen und das Prüfprotokoll akkurat auszufüllen.

Es ist auch üblich, elektrische Prüfungen an externe Dienstleister zu vergeben. Unternehmen entscheiden sich insbesondere dann dafür, wenn sie nicht über die erforderlichen internen Ressourcen oder Fachkenntnisse verfügen. Beim Outsourcing werden diese Aufgaben an spezialisierte Unternehmen wie Prüfdienste und Prüfservices übertragen, die über qualifiziertes Fachpersonal und die notwendige Ausrüstung verfügen, um elektrische Prüfungen gemäß den geltenden Vorschriften und Normen durchzuführen.

Was, wenn ich keine Prüfprotokolle erstelle oder sie verliere?

Wenn du keine Prüfprotokolle erstellst, dokumentierst oder diese verlierst, kann dies ernsthafte Konsequenzen haben, sowohl rechtlich als auch betrieblich. Hier sind einige mögliche Auswirkungen:

Rechtlich: Nichterfüllung gesetzlicher Anforderungen, wie beispielsweise der DGUV Vorschrift 3 in Deutschland, kann Bußgelder, Strafen oder im schlimmsten Fall sogar strafrechtlichen Konsequenzen nach sich ziehen, besonders wenn durch die Nichtbeachtung ein Unfall geschieht.

Versicherungsschutz: Im Falle eines Unfalls oder Schadens kann das Fehlen von Prüfprotokollen dazu führen, dass Versicherungen die Erstattung verweigern. Viele Versicherungsverträge setzen voraus, dass alle gesetzlichen Sicherheitsvorschriften eingehalten werden.

Sicherheit: Ohne ordnungsgemäße Prüfprotokolle gibt es keine verlässliche Dokumentation darüber, ob und wie Anlagen und Geräte geprüft wurden. Das erhöht das Risiko von Unfällen und Gefahren am Arbeitsplatz.

Betriebsunterbrechungen: Fehlende Prüfungen können zu Ausfällen und Störungen im Betriebsablauf führen, da potenzielle Probleme an Anlagen oder Geräten nicht rechtzeitig erkannt werden.

Finanziell Verluste: Neben möglichen Bußgeldern können auch wirtschaftliche Kosten durch Betriebsausfälle, Reparaturen oder Ersatz beschädigter Ausrüstung entstehen.


Digitale Prüfprotokolle

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Wann müssen elektrische Anlagen geprüft werden?

Elektrische Anlagen und Betriebsmittel müssen zu festgelegten Zeitpunkten durch eine Elektrofachkraft geprüft werden. Ziel ist die frühzeitige Erkennung von Mängeln, um Unfälle und hohe Reparaturkosten zu vermeiden.

Empfohlene Prüfungen: 

  • vor der ersten Inbetriebnahme
  • nach jeder Änderung oder Instandsetzung
  • Wiederholungsprüfungen (Zeit- oder Regelbasiert)

Wie oft muss eine Wiederholungsprüfung stattfinden?

Die Prüffristen für Wiederholungsprüfung hängen von der Gefährdungsbeurteilung ab. Je nach Betriebsbereich gelten unterschiedliche Richtwerte. Diese Zeiträume können bis zum Maximalwert verlängert werden, wenn bei der Prüfung eine Fehlerquote unter 2% erreicht wird. 

Überblick über Prüffristen von Wiederholungsprüfungen ortsfester und ortsveränderlicher elektrischer Anlagen (nach Tabelle 1A und 1B DGUV V3)

Neben den Prüffristen für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gibt es weitere, spezifische Prüffristen für andere Schutzmaßnahmen sowie für Schutz- und Hilfsmittel, auf die du achten solltest.

Wie läuft eine Prüfung ab?

Eine Prüfung nach DGUV V3 und DIN VDE besteht in der Regel aus drei Bestandteilen: Besichtigung, Prüfung und Messung. Jeder dieser Schritte ist entscheidend, um die Sicherheit und Funktionsfähigkeit elektrischer Anlagen und Betriebsmittel zu gewährleisten und muss sorgfältig protokolliert werden.

  1. Besichtigen
  1. Diese Phase beinhaltet eine visuelle Inspektion der Anlage oder des Gerätes.
  2. Ziel ist es, äußere Mängel, Schäden oder nicht normgerechte Zustände festzustellen.

Beispiel: Bei einer DGUV V3-Prüfung wird eine elektrische Maschine oder Anlage auf sichtbare Schäden am Gehäuse, korrodierte Anschlüsse oder unsachgemäß befestigte Kabel geprüft.

  1. Erproben
  1. Hier geht es um die Funktionsprüfung der Anlage oder des Gerätes.
  2. Dabei wird überprüft, ob alle Schutzeinrichtungen und Bedienelemente ordnungsgemäß funktionieren.

Beispiel: Bei einem Leitungsschutzschalter wird geprüft, ob er bei einem simulierten Fehlerstrom richtig auslöst.

  1. Messen
  1. In dieser Phase werden verschiedene Messungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Anlage oder das Gerät den technischen Anforderungen entspricht.
  2. Dazu gehören Messungen des Isolationswiderstandes, der Schleifenimpedanz und der Berührungsspannung.

Beispiel: Bei einer DIN VDE-Prüfung wird der Isolationswiderstand eines elektrischen Gerätes gemessen, um sicherzustellen, dass keine Isolationsschäden vorliegen.

Was beinhaltet ein Prüfprotokoll

Der Aufbau eines Prüfprotokolls spiegelt die Struktur der durchgeführten Prüfschritte wider und ähnelt deshalb sehr einer Checkliste. Dies erleichtert nicht nur die systematische Abarbeitung während der Prüfung, sondern auch die spätere Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse.

Beispiel eines DGUV Prüfberichts (Quelle: DGUV.de)

Allgemeine Angaben:

  • Angaben über den Prüfer, das Datum der Prüfung und die geprüfte Anlage oder das geprüfte Gerät
  • Einzelheiten wie Geräte- oder Typennummer und Standort des Geräts

Besichtigungsprotokoll: 

  • Ergebnisse der Sichtprüfung
  • Notizen zum äußeren Zustand, z. B. Beschädigungen oder Verschleißerscheinungen

Erprobungsprotokoll:

  • Aufzeichnungen über durchgeführte Funktionsprüfungen
  • Angaben über die Reaktion von Schutzeinrichtungen und Bedienelementen

Messprotokoll:

  • Dokumentation der Messergebnisse wie Isolationswiderstand, Schleifenimpedanz und Berührungsspannung
  • Vergleich der Messergebnisse mit den zulässigen Grenzwerten

Prüfungsergebnis:

  • Gesamtbeurteilung des Zustandes der geprüften Anlage oder des geprüften Betriebsmittels
  • Hinweise auf eventuelle Mängel oder Empfehlungen für notwendige Maßnahmen

Abschluss und Unterschrift:

  • Abschließende Bemerkungen und Bestätigung der Prüfung durch Unterschrift des Prüfers

Warum brauche ich eine 3-fache Durchschrift beim Prüfprotokoll?

Die Verwendung einer 3-fachen Durchschrift für Prüfprotokolle hat mehrere praktische Gründe, insbesondere wenn sie auf Papier erstellt werden. Die 3-fache Durchschrift ermöglicht die gleichzeitige Erstellung mehrerer Kopien des Protokolls. Die erste Kopie ist in der Regel für die eigene Unternehmensdokumentation, die zweite Kopie kann für den Kunden oder Auftraggeber bestimmt sein und die dritte Kopie dient oft als Nachweis für behördliche oder sicherheitstechnische Überprüfungen.

Prüfprotokoll Vorlagen

Die Wahl der richtigen Prüfprotokollvorlage hängt stark von den spezifischen Anforderungen und der Betriebsgröße ab. Für kleine (Handwerks-)betriebe eignen sich beispielsweise einfache Vorlagen im Excel-, Word- oder PDF-Format. Diese sind einfach auszudrucken und ideal für alle, die eine schnelle und kostengünstige Lösung suchen.

Für spezielle Anforderungen, wie z.B. Prüfungen nach VDE-Normen, stehen VDE-spezifische Vorlagen zur Verfügung. Diese stellen sicher, dass alle relevanten Normen und Richtlinien berücksichtigt werden. 

Software für digitale Prüfprotokolle

Insbesondere in mittelständischen und größeren Unternehmen, bei denen regelmäßig Prüfungen stattfinden, bietet sich der Einsatz einer speziellen Software an. Das hat zahlreiche Vorteile:

  • Du vergisst nie wieder Prüftermine: Eine der größten Vorteile von Software ist die übersichtliche Planung und Erinnerungsfunktion. Mit automatischen Benachrichtigungen wirst du immer rechtzeitig an bevorstehende Prüftermine erinnert. So stellst du sicher, dass alle erforderlichen Prüfungen fristgerecht und ohne Versäumnisse durchgeführt werden.
  • Du hast alle Prüfprotokolle sauber und digital archiviert: Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit, alle Prüfprotokolle digital, anstatt mit einer mühsamen Zettelwirtschaft zu verwalten. Dies sorgt nicht nur für eine sichere Aufbewahrung, sondern auch für einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Protokolle, wann immer sie benötigt werden. Die digitale Archivierung beseitigt zudem das Risiko des Verlusts,  der Beschädigung oder von fehlerhaft ausgefüllten Prüfprotokollen auf Papier.
  • Deine Mitarbeitenden wissen sofort, was zu tun ist und füllen Prüfprotokolle digital aus: Software bietet deinem Team klare Anweisungen und macht es allen Fachkräften leicht, zu verstehen, was bei jeder Prüfung zu tun ist. Die Möglichkeit, Prüfprotokolle digital auszufüllen, spart Zeit und minimiert Fehler. Außerdem wird die Dokumentation der Prüfergebnisse vereinfacht und standardisiert, was die Qualität und Genauigkeit der Protokolle verbessert.

Digitalisiere deine Prüfprotokolle mit dem remberg XRM

Das remberg XRM bietet neben der zentralen Bibliothek für deine Prüfprotokolle weitere Funktionen, die insbesondere bei der Planung und der Durchführung von Prüfungen hilfreich sind:

Erstelle übersichtliche Prüfpläne: Mit dem remberg XRM lassen sich auf einfache Weise automatisch entsprechende Prüfaufträge für alle Anlagen, Maschinen oder Geräte erstellen. Diese Aufträge sind bereits mit allen wichtigen Informationen versehen.

Nutze vordefinierte Checklisten für deine Prüfungen: Für jeden Prüfauftrag können die notwendigen Schritte vorab definiert werden. Diese sind als Checklisten integriert, die während der Prüfung einfach auf dem Smartphone oder Tablet abgehakt werden können. So wird nichts vergessen und ausgefüllte Prüfprotokolle werden automatisch archiviert. Außerdem erleichtert das remberg XRM den Prozess enorm, indem es automatisch Stammdaten wie Unternehmensadressen, Ansprechpartner und die Zuordnung zu Geräten, Anlagen oder Equipment dynamisch in die Prüfprotokolle übernimmt.

Prüfprotokoll

Optimiere deine Kapazitäten in einer übersichtlichen Plantafel: Das remberg XRM bietet verschiedene Ansichten zur Unterstützung deiner Prüfplanung. In der Kartenansicht lassen sich andere Aufträge in der Nähe leicht erkennen und bündeln. So siehst z.B. du auf einen Blick, ob bei einem Ort weitere Prüfungen anstehen und kannst sie direkt im aktuellen Prüfauftrag abarbeiten.

Wenn du auf der Suche nach einer speziellen Software für digitale Prüfprotokolle bist, wirst du hier fündig. Gerne zeigen wir dir in einem kurzen Erstgespräch alle Funktionen und beantworten alle deine Fragen!