Wartungsmanagement-Software: Die richtige Wahl treffen

Wartungsmanagement ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Doch anstatt sich auf Stift, Papier oder Excel zu verlassen, gibt es effizientere und zeitsparendere Lösungen: Wartungsmanagement-Software.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die richtige Software für dein Wartungsmanagement auswählst, deine Prozesse in der Instandhaltung von A bis Z digitalisierst und alle wichtigen Abläufe nachhaltig verbesserst.

Wartungsmanagement heute

Als Wartungsmanager*in musst du ganz schön viel beachten. Der reibungslose Betrieb von Maschinen, Anlagen oder Fahrzeugen – und damit deines gesamten Unternehmens – hängt maßgeblich von regelmäßigen Wartungsarbeiten ab. Doch was wurde zuletzt gewartet oder geprüft? Wann wurde die letzte Wartung/Prüfung durchgeführt, und welche Arbeiten wurden von wem gemacht?

Fragen über Fragen, die eigentlich jeder Wartungsprofi im Blick haben müsste, damit Ausfälle und unliebsame Überraschungen wie Arbeitsunfälle vermieden werden.

Doch die Realität macht jedem noch so gewissenhaft geführten Wartungsmanagement einen Strich durch die Rechnung.

Denn Wartungsmanagement ist komplex und es gibt immer viel zu viel zu tun:

• Störfälle müssen sofort beseitigt werden
• Ersatzteile müssen übersichtlich katalogisiert und bestellt werden
• Wartungsarbeiten müssen dokumentiert und prüfgerecht protokolliert werden
• Techniker*innen müssen aus- und weitergebildet werden

Die Liste ist endlos und jede Aufgabe hat ihre eigene Dringlichkeit.

Wie soll man da bloß hinterher kommen?

Die Wurzel des Problems liegt in veralteten Methoden des Instandhaltungsmanagements. Vielerorts werden nämlich Tools, Prozesse und Werkzeuge genutzt, die seit Jahrzehnten im Einsatz sind:

Stift und Papier: So schnell ein Notizzettel ausgefüllt ist – handschriftliche Notizen sind oft unleserlich, gehen schnell verloren oder verstauben in Aktenschränken. So entsteht schnell eine Zettelwirtschaft, in der niemand mehr durchblickt.

Excel und Telefon: Eine vermeintlich “digitale Lösung”, aber auch Excel hat seine Grenzen. Die Tabellen lassen sich zwar gut an die eigenen Prozesse anpassen, aber die Pflege der Excel-Listen ist sehr zeitaufwendig und wird schnell zum Vollzeitjob. Insbesondere das Hin- und Her zwischen den unzähligen Listen und Ablagesystemen und die daraus resultierenden Medienbrüche machen deine Wartungsprozesse unübersichtlich, ineffizient und fehleranfällig.

Herkömmliche, desktop-basierte Software: Selbst Instandhaltungsprogramme, die auf Desktop-PCs laufen, können in der heutigen Welt hinderlich sein. Technische Teams befinden sich häufig an der Maschine, der Anlage oder dem Fahrzeug, das gewartet werden muss. Sie brauchen Zugang zu Informationen und Daten in Echtzeit, und nicht erst, wenn sie wieder an ihrem Schreibtisch sitzen oder in der Werkstatt sind. 

Die große Herausforderung: Vor lauter Feuer löschen kommt man nicht dazu, die bestehenden Prozesse in Frage zu stellen und eine moderne Lösung zu implementieren.

Es führt kein Weg daran vorbei: denn ein unzureichendes Instandhaltungsmanagement kann weitreichende Folgen haben.

7 Typische Folgen im Wartungsmanagement durch technologischen Rückstand

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind veraltete Methoden echte Stolpersteine. Der technologische Rückstand in Unternehmen führt oft zu typischen Fehlern, die kostspielige Folgen haben.

1. Unzureichende Dokumentation
Die manuelle Dokumentation auf Papier oder in veralteten Softwareanwendungen führt häufig zu unvollständigen oder verlorenen Aufzeichnungen. Dies kann zu mangelnder Rückverfolgbarkeit und Problemen bei der Nachvollziehbarkeit von Wartungsarbeiten führen.

2. Fehlende Übersicht und unklare Zuständigkeiten
Ohne eine moderne Wartungsmanagement-Software kann es schwierig sein, den Überblick über die laufenden Instandhaltungsarbeiten zu behalten. Dies führt häufig zu Verwirrung über Verantwortlichkeiten und Prioritäten innerhalb des Teams.

3. Unregelmäßige Wartungen und Vernachlässigung der präventiven Instandhaltung
Die Vernachlässigung der vorbeugenden Instandhaltung aufgrund fehlender Planungsinstrumente führt häufig zu unerwarteten Ausfällen und hohen Reparaturkosten.

4. Übersehen von Sicherheitsaspekten
Veraltete Systeme erschweren die Überwachung und Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und -richtlinien und erhöhen das Risiko von Arbeitsunfällen und Gesetzesverstößen.

5. Fehlende Ersatzteile
Ohne eine effiziente Lagerhaltung und Übersicht kann es vorkommen, dass wichtige Ersatzteile fehlen. Natürlich geschieht das oft gerade dann, wenn sie dringend benötigt werden, was wiederum zu längeren Ausfallzeiten führt.

6. Keine Daten für Analysen
Veraltete Methoden bieten keine Möglichkeit zur Erfassung von Betriebsdaten. Dies bedeutet, dass wertvolle Informationen für die kontinuierliche Verbesserung des Instandhaltungsmanagements verloren gehen. Anhand von Daten lassen sich Vorgesetzten wesentlich besser davon überzeugen, dass Maschine A ungewöhnlich häufig ausfällt und sich eine Neuanschaffung definitiv lohnt.

7. Mangelndes Budget
Leider wird Instandhaltung in vielen Unternehmen immer noch stiefmütterlich und als Kostenfaktor behandelt: Ohne klare Daten und Analysen zur Unterstützung von Budgetentscheidungen kann es schwierig sein, ausreichende Mittel für die Instandhaltung bereitzustellen oder diese zu erhöhen.

Du siehst: Auf kurz oder lang führt eigentlich kein Weg daran vorbei, technologischen Rückstand im Instandhaltungsmanagement zu überwinden und auf moderne Lösungen zu setzen.

Warum Wartungsmanagement so komplex ist

Insbesondere in Unternehmen mit einer breiten Palette von Anlagen, Geräten, Equipment oder Fahrzeugen wird das Wartungsmanagement schnell extrem komplex. Aber auch schon in kleinen bis mittelständischen Betrieben fällt einfach zuviel an, das regelmäßig gewartet und geprüft werden muss:

• Krane, Hebezeuge und Anschlagmittel
• Erdbaumaschinen, Behälter und Container
• Flurförderfahrzeuge und Hubarbeitsbühnen
• Hydraulik-Schlauchleitungen und Druckkessel
• elektrische Anlagen und Betriebsmittel
• Leitern, Tritte, Steigleitern und Steigeisengänge
• kraftbetätigte Türen, Tore und Fenster
• Brandschutztüren und Tore sowie Feststellanlagen
• Rauchwarnmelder, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen
• Brandschutzklappen und Brandabschottungen
• Sprinkleranlagen und Wandhydranten
• elektrischer sowie nichtelektrischer Explosionsschutz

Die Komplexität steigt weiterhin, da die verschiedenen Typen unterschiedliche Wartungsanforderungen haben. Ein Kran erfordert beispielsweise eine regelmäßige Überprüfung der Hebevorrichtung, während elektrische Anlagen auf Sicherheitsrisiken und Verschleiß überprüft werden müssen.

Jetzt zur guten Nachricht: Es gibt Lösungen, mit denen du dein Wartungsmanagement revolutionierst!

In 7 Schritten zum digitalen Champion in Wartung & Instandhaltung

Individuelles, digitales Wartungsmanagement muss keine Raketenwissenschaft sein. Moderne, cloud-basierte Software für Instandhaltung und Wartungsmanagement wie das remberg XRM unterstützen dich in wenigen Schritten dabei:

• alle Wartungstermine zu verwalten
• Wartungspläne für Fahrzeuge, Anlagen, Maschinen oder Geräte zu erstellen
• Produktionsausfälle zu vermeiden und einen zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten
• Wartungsaktivitäten in einem übersichtlichen Dashboard überwachen und steuern
• deine Instandhaltung nachhaltig und kostensparend zu gestalten
• die Lebensdauer der Anlagen zu verlängern
• alle gesetzlichen Anforderungen problemlos zu erfüllen
• auf jedes Audit und jede Prüfung vorbereitet zu sein

Wie funktioniert ein moderner Wartungsmanager?

Nun zur wichtigsten Frage. Hier sind einige Schlüsselkomponenten und Funktionen, die einen modernen Wartungsmanager ausmachen.

1. 360° Sicht über Maschinen, Anlagen, Equipment, uvm…
Mit einem modernen Instandhaltungsmanager hat man alle Maschinen, Anlagen und Geräte digital und in einer Lösung immer im Blick. Alle Aktivitäten, Daten und Dokumente rund um deine Wartung werden mit direkten Bezug zum jeweiligen Asset in einer digitalen Lebenslaufakte gespeichert. Alles ist zentral und an einem Ort zu finden – Schluss mit der Zettelwirtschaft oder dem Suchen in unübersichtlichen Dateien in verschiedenen Ablagesystemen.

2. Alle Wartungspläne & Intervalle auf einen Blick
Ob Regelwartung, Prüffristen oder Instandhaltung – für jede Maschine, Anlage, Ausrüstung oder Gegenstände wie beispielsweise Feuerlöscher lassen sich mit wenigen Klicks einfache Regeln für die vorbeugende Wartung und Prüfung erstellen. Alle digitalen Wartungspläne sind nahtlos mit allen anderen Prozessen verknüpft und ermöglichen so eine einfache Erstellung von Arbeitsaufträgen.

3. Protokolle & Checklisten digital am Tablet oder Smartphone ausfüllen
Mit einer modernen Software zum Wartungsmanagement können Berichte, Protokolle und Checklisten digital auf dem Tablet oder Smartphone ausgefüllt werden. Kein Papier mehr, das verloren gehen kann. Alles wird sicher in der Cloud gespeichert und ist auch offline verfügbar, wann immer du es brauchst.

4. Anfragen und Arbeitsaufträge
Alle Anfragen (wie z.B. Störungsmeldungen, die durch Benutzer*innen oder durch automatische Meldungen eingehen) und Arbeitsaufträge findest du zentral an einem Ort. Kein lästiges E-Mail-Ping-Pong oder mühsames Telefonieren. Du behältst den Überblick und kannst Aufgaben effizient koordinieren.

5. Mobiles Melden von Störfällen
Störfälle können mobil von Personen (oder sogar automatisch) gemeldet werden – inklusive Fotos, Videos oder Sprachnotizen, die das Problem genauer beschreiben. Diese Meldungen gehen dann in einem zentralen Ticketsystem ein. So dokumentierst du nicht nur vollständig, sondern stellst deinen Techniker*innen alle Informationen zur Verfügung, die sie brauchen. Und das Beste: Du planst alles übersichtlich an einem Ort, ohne dass etwas unter den Tisch fällt.

6. Scan-Funktion
Moderne Lösungen zum Wartungsmanagement sind mobil und bieten Scan-Funktionen von Barcodes und QR-Codes, die das Erfassen von Informationen und Dokumenten so einfach wie nie machen! Probier es direkt aus – scanne einfach den QR-Code mit deinem Handy ein, der Feuerlöscher ist in der remberg XRM Demo-Version hinterlegt, die du auch hier ausführlich testen kannst.

Scanne Maschinen, Anlagen, Geräte, Equipment oder Prüfmittel wie Feuerlöscher bequem per Tablet oder Smartphone und greife auf alle Daten, Dokumente und Checklisten zu!

7. Portal für externe Partner und Fremdfirmen-Management
Ein Portal zur Einbindung externer Partner und Fremdfirmen ermöglicht dir eine reibungslose, digitale Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg. Ob Zulieferer, Dienstleister oder Servicetechniker*innen, alle haben Zugriff auf die Informationen, die du zur Verfügung stellst. So behältst du den Überblick über alle Partner und Aufträge, ohne den Überblick zu verlieren. 

 

Wartungsmanager: So findest du die richtige Lösung

Du möchtest eine Software zum Wartungsmanagement auswählen?
Hier sind einige Fragen, die du dir stellen kannst, um deine Auswahl einzugrenzen:

Welche spezifischen Anforderungen hat mein Unternehmen?
Welche Arten von Anlagen oder Geräten müssen gewartet werden?
Wie umfangreich ist der Wartungsbedarf?

Welche Funktionen sind unbedingt erforderlich?
Welche grundlegenden Funktionen müssen in der Software enthalten sein, z.B. Wartungsplanung, Arbeitsauftragserstellung, Asset-Verwaltung, Berichterstattung, mobile Unterstützung etc.

Welche zusätzlichen Funktionen wären wünschenswert?
Gibt es spezielle Funktionen oder Module, die deine Wartungsprozesse verbessern könnten, z.B. ein Ersatzteilmanagement oder die Integration mit anderen Unternehmenssystemen?

Welches Budget steht mir zur Verfügung?
Wie viel kannst du für eine Wartungsmanagement-Software ausgeben, einschließlich der Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufenden Support-Kosten?

Muss die Software cloudbasiert oder lokal installiert sein?
Welche Art der Bereitstellung passt am besten zu deinen Anforderungen und Ressourcen?

Wie benutzerfreundlich ist die Software?
Kannst du benutzerdefinierte Berichte erstellen und wichtige Kennzahlen verfolgen?

Ist die Software skalierbar?
Kann die Software mit dem Wachstum deines Unternehmens mithalten und zusätzliche Anlagen oder Standorte verwalten?

Gibt es Referenzen oder Kundenbewertungen?
Haben Unternehmen ähnlicher Größe und Branche positive Erfahrungen gemacht?

Gibt es Schulungen und Support-Möglichkeiten?
Werden Schulungen und ein zuverlässiger Kundensupport gewährleistet?

Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es?
Kann die Software nahtlos in meine bestehenden Systeme und Tools integriert werden?

Wie ist die Update-Politik des Anbieters?
Werden regelmäßige Updates und Wartungen angeboten, um die Software auf dem neuesten Stand zu halten?

Ist die Software anpassbar?
Kann sich die Software an meine Bedürfnisse und Prozesse anpassen, oder muss ich mich umorganisieren?

Welche Lizenzierungsoptionen gibt es?
Welche Lizenzmodelle werden angeboten und welches passt am besten zu meinem Unternehmen?

Für wen eignet sich ein moderner Wartungsmanager?

Software für das Wartungsmanagement eignet sich prinzipiell für eine Vielzahl von Organisationen und Branchen, die Anlagen, Maschinen, Ausrüstung oder Fahrzeuge betreiben und warten müssen. Hier sind einige Beispiele, für wen ein moderner Wartungsmanager nützlich sein kann:

Industrien

Fahrzeuge & mobile Assets
Flottenmanagement
Fahrzeugwartung und Reparatur

Solar & Energie
Solaranlagenwartung
Batteriesysteme
Ladestationen
Betriebsführung von Windkraftanlagen

IT & Elektronik
IT-Infrastrukturmanagement
Hardware
Netzwerke

Servicedienstleister
Field Service
Kundendienst

Maschinen, Anlagen & Equipment
Produktionsanlagen
Fertigungsunternehmen
Maschinenwartung & Reparatur

Gebäudemanagement
Wartung von Heizung und Klimaanlage
Wartung und Betreuung von Fremdanlagen
Prüfung der Innen- und Außenbeleuchtung
Brandschutzkontrollen, Räumungsübungen
Reinigung im Gebäude
elektrische Einrichtungen im Büro
Sicherheitsfunktionen und Überwachung
Wartung der Sanitäranlagen und Service

Personen und Rollen

• Verantwortliche aus der Prozessindustrie in den Bereichen Technik/Anlagentechnik, Instandhaltung/Maintenance, Site Development / Plant Maintenance, Life Cycle Management sowie Asset Management.
• Leiter*in Produktionsmaschinen und Anlagenmanagement
• Verantwortliche in den Bereichen Technik, Anlagentechnik, Instandhaltung, Maintenance

Über eine halbe Million Maschinen, Anlagen, Equipment uvm. werden mit dem remberg XRM gewartet

Wie führende Mittelständler das remberg XRM einsetzen

So wirst du digitaler Champion

Du stehst an vorderster Front des Wandels – und darauf kannst du stolz sein! Denn als digitaler Champion trägst du maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Wir wissen, dass eine umfassende Digitalisierung der Wartung & Instandhaltung mit Hilfe einer Software kein Selbstläufer ist. 

Deshalb unterstützen wir dich dabei bestmöglich und mit unserer Erfahrung von hunderten Kundenprojekten. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie das remberg XRM einen reibungslosen Betrieb und eine proaktive Instandhaltung ermöglicht, stellen wir dir unsere Lösung gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch vor. Wir freuen uns, von dir zu hören!