Kapazitätsplanung in Service & Wartung

Die Kapazitätsplanung in Service und Instandhaltung gleicht manchmal einem Ratespiel. Da kaum historische Daten vorliegen, wird auf Erfahrungswerte zurückgegriffen, um Aufwände abzuschätzen – „Pi mal Daumen“, wie man so schön sagt. 

Diese Vorgehensweise führt oft zu zwei Szenarien: Entweder ist das Team überlastet, weil die anfallende Arbeit einfach nicht zu bewältigen ist. Oder es herrscht Frustration, weil man untätig herumsitzt und auf den nächsten Störfall wartet. 

Doch was ist das eigentliche Problem – und wie kann man es angehen?

Komplexität, fehlende Daten, reaktiv statt proaktiv

Das Hauptproblem liegt nicht etwa in der Unfähigkeit, einen anständigen Kapazitätsplan zu entwickeln.

Es liegt viel eher an: 

• der (Planungs-)Komplexität,
• den falschen Werkzeugen und Methoden,
• der fehlenden Übersicht und Datenlage. 

Das führt dazu, dass Ressourcen nicht optimal eingesetzt werden und Prioritäten nicht klar definiert sind.

Einer der kritischsten Punkte ist der falsche Ansatz: Viele Service- und Wartungsteams arbeiten reaktiv statt proaktiv. Wenn nur auf Störungen reagiert wird, ist es schwierig, einen Plan zu entwickeln. Statt nur zu reagieren, wenn Probleme auftreten, geht es darum, eine vorbeugende Instandhaltung einzuführen, denn nur dann ist eine sinnvolle und verlässliche Kapazitätsplanung überhaupt möglich. Dafür braucht man gar keine aufwendigen Technologien, umständliches Retrofitting oder ausgefallene Predictive Maintenance Software – sondern nur gut integrierte und reibungslose Prozesse rund um Maschinen, Anlagen und Equipment.

Kapazitätsplanung: Definition

Kapazitätsplanung, (umgangssprachlich auch Kapa-Planung) in Service und Wartung bedeutet, genau zu planen, wie viele Mitarbeitende und Ressourcen (z.B. Zeit, Betriebsmittel, Ersatzteile, Ausrüstung, Infrastruktur, Arbeitskraft etc…) du für bestimmte Aufgaben brauchst, damit Service- und Instandhaltungsmaßnahmen wie Wartungen, Reparaturen, Installationen reibungslos verlaufen.

Hier sind Beispiele aus verschiedenen Industrien, um das zu veranschaulichen:

Technischer Service für Maschinen und Anlagen: Hohe Verfügbarkeiten und möglichst geringe Stillstandszeiten haben beim Kunden häufig oberste Priorität und sind ggf. auch in Service-SLAs, Service- und Wartungsverträgen festgeschrieben. Eine Kapazitätsplanung bedeutet hier, dass man genau weiß, wie viele Techniker man braucht, um den Kundenansprüchen nachzukommen. Können die erforderlichen Kapazitäten im Service nicht bereitgestellt werden, besteht laut Service-lobby.com die Gefahr, dass die Rentabilität der eigenen Abteilung leidet.

Instandhaltung in der Produktion: Über die Kapazitätsplanung in der Instandhaltung wurden ganze Bücher geschrieben. Eine gute Planung sorgt dafür, dass immer genug Techniker vor Ort sind, um Maschinen schnell zu reparieren, wenn sie kaputt gehen. So wird verhindert, dass die Produktion lange unterbrochen wird, wenn zum Beispiel ein Fließband ausfällt.

Facility Management: Bei der Kapazitätsplanung wird hier entschieden, wie viele Hausmeister und Fachleute für Elektrik, Heizung und Klima nötig sind, um alle Gebäude in einem guten Zustand zu halten. In einem großen Hotelkomplex muss zum Beispiel geplant werden, wie viele Leute nötig sind, um die Beleuchtung zu warten, die Heizung zu überprüfen und kleinere Reparaturen durchzuführen.

Field Service für Energieanlagen wie Photovoltaik: Im Bereich der Photovoltaik geht es um die Installation, Wartung und Reparatur von Solaranlagen. Die Kapazitätsplanung sorgt hier dafür, dass genügend Techniker verfügbar sind, um zeitkritische Montagen, Wartungen und notwendige Reparaturen an den Solaranlagen durchzuführen. Das kann bedeuten, dass man genau plant, wie viele Techniker zu welcher Zeit an welchen Standorten geschickt werden müssen, um sicherzustellen, dass die Solaranlagen effizient arbeiten und keine Energieverluste entstehen.

Vorteile einer Kapazitätsplanung

Effiziente Ressourcennutzung: Wenn Ressourcen knapp sind, sorgt eine genaue Kapazitätsplanung dafür, dass jedes Teammitglied optimal eingesetzt wird. Die Produktivität zu maximieren ist insbesondere dann wichtig, wenn jeder Mitarbeiter zählt.

Flexibilität: Für viele Unternehmen ist es wichtig, schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können. Eine flexible Kapazitätsplanung ermöglicht es im besten Fall, auf saisonale Schwankungen und plötzliche Nachfrageänderungen effektiv und ohne Qualitätseinbußen zu reagieren.

Stressreduktion: Für Mitarbeitende in technischen und serviceorientierten Rollen minimiert eine ausgewogene Kapazitätsplanung den Arbeitsstress. Dies führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und geringerer Fluktuation.

Vertrauen: Gerade bei Unternehmen, in denen persönliche Beziehungen zu Partnern und Kunden eine große Rolle spielen, stärkt eine verlässliche Kapazitätsplanung das Vertrauen sowohl der Kunden als auch der Teammitglieder.

Steigerung von Motivation und Engagement: Eine faire und effiziente Arbeitsverteilung motiviert die Mitarbeiter, was besonders für Techniker*innen und Servicepersonal wichtig ist. Wenn sie sehen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird und sie einen spürbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten, steigt ihr Engagement.

Langfristige Kundenbindung: Für Serviceleiter in mittelständischen Unternehmen führt eine effektive Kapazitätsplanung zu schnellerem und qualitativ höherwertigem Service. Zufriedene Kunden sind treu und tragen zu einem stabilen Unternehmenswachstum bei.

Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung

Auf der einen Seite stehen Personalaspekte wie die Kontrolle der Personalkosten, die Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal mit spezifischen Fachkenntnissen und ein reibungsloses Management von Urlaubs- und Krankheitszeiten. Diese Faktoren können einen erheblichen Einfluss auf die Kapazitätsplanung haben und müssen einbezogen werden, um eine optimale Planung zu gewährleisten.

Auf der anderen Seite stehen operative Herausforderungen. Die Unkenntnis über den genauen Standort von Maschinen und Anlagen sowie deren Wartungs- und Reparaturhistorie stellt eine große Hürde dar. Außerdem ist nicht immer sichergestellt, dass die richtigen Ersatz- und Verschleißteile für Service- und Wartungseinsätze vorrätig sind.

Eine besondere Herausforderung sind ungeplante Ausfälle, die oft die sorgfältigste Planung durchkreuzen. Das Ziel sollte daher sein, diese ungeplanten Ausfälle kontinuierlich zu reduzieren und den Anteil geplanter, regelmäßiger Maßnahmen zu erhöhen. Durch eine kontinuierliche Verbesserung kannst du diese Ziele erreichen und die Effizienz deines Betriebes steigern.

Ein weiteres großes Problem: Die Verfügbarkeit zuverlässiger Daten. In der Praxis ist es häufig sehr schwer, historische Daten zu erhalten, die sowohl aktuell als auch vollständig sind: Daten werden erst gar nicht erfasst, Berichte sind ungenau oder Informationen sind veraltet. Die Alternative ist, sich auf Bauchgefühl und Erfahrungswerte zu verlassen. Doch das führt häufig zu Fehleinschätzungen, Überlastungen und Engpässen und beeinträchtigt letztlich die Effizienz und Produktivität.

Excel, Planungstools oder Software?

Klassische Methoden wie eine Planung Excel bietet zwar eine gewisse Flexibilität, diese Tabellen müssen aber manuell gepflegt werden. Häufig sind die Prozesse in Instandhaltung und Service aber so schnelllebig und komplex, dass man kaum hinterherkommt, Daten aktuell zu halten. Ein großes Problem ist hier, dass Mitarbeitende keine automatischen Benachrichtigungen über Excel erhalten und damit auch die beste Excelliste schnell in Vergessenheit gerät.

Spezielle Projektplanungstools und Softwarelösungen bieten zwar eine effizientere Möglichkeit, die Kapazitätsplanung durchzuführen. Die wenigsten Lösungen sind jedoch direkt mit  Maschinen, Anlagen und Einrichtungen verknüpft, obwohl gerade das für eine realistische und präzise Planung unerlässlich ist.

Asset-zentrierte Kapazitätsplanung im remberg XRM 

Alle Funktionen im remberg XRM sind darauf ausgerichtet, deine Kapazitäten zu optimieren, so dass dein Team perfekt ausgelastet ist. Das wird durch eine Reihe von Schlüsselfunktionen erreicht, die deine Übersicht verbessern, die Effizienz steigern und die Planung vereinfacht. Vor allen Dingen werden deine Maschinen, Anlagen und Equipment ins Zentrum des Geschehens gestellt:

360°-Übersicht über Anlagen, Maschinen und Equipment: Diese Funktion ermöglicht es dir, alle relevanten Informationen über deine Anlagen an einem zentralen Ort zu sammeln. Du erhältst einen umfassenden Überblick über den Zustand und die Wartungshistorie jeder Anlage und Maschine.

Digitale Lebenslaufakte & QR-Codes: Mit den digitalen Lebenslaufakten für jede Maschine, jede Anlage und jedes Equipment, die darüber hinaus mit QR-Codes ausgestattet sind, weißt du immer, wo sich welche Anlage befindet und hast sofortigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Dateien.

Echtzeit-Updates: Erhalte sofortige Benachrichtigungen über den aktuellen Status aller Arbeitsaufträge und über Änderungen, damit du immer auf dem Laufenden bist und rechtzeitig auf Probleme reagieren kannst.

Mobile Funktionalität für Smartphones und Tablets: Dein Team kann mit dem remberg XRM von überall aus arbeiten  – und du behältst die Kontrolle über deine Kapazitätsplanung, auch wenn du unterwegs bist.

Visuelle Planung: Behalte den Überblick über deine Mitarbeiter, ihre Auslastung und spezielle Qualifikationen in einer übersichtlichen digitalen Plantafel.

Zentrales Anfragemanagement: Erfasse und verwalte Anfragen und Störungen zentral, um sie direkt in deine Planung einfließen zu lassen und um Maßnahmen sofort zu ergreifen.

Keine Medienbrüche: Im remberg XRM bündelst du alle Prozesse rund um Service, Wartung & Instandhaltung und hast alles an einem zentralen Ort, ohne manuelle Datenübertragung oder separate Systeme.

Saubere Stammdaten, weniger Fehler: Mit dem remberg XRM verbesserst du die Qualität deiner Stammdaten. Durch die Integration aller relevanten Informationen in einem System werden Fehler minimiert. Basierend auf deiner Wartungsplanung werden Ersatzteile automatisch eingeplant, um sicherzustellen, dass sie genau dann verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Dashboards und Analysen: Übersichtliche Dashboards im remberg XRM helfen dir dabei, Prozesse transparent zu machen, die wichtigsten Metriken darzustellen und diese kontinuierlich zu optimieren.

Du möchtest die Effizienz deines Teams sowie deiner Maschinen, Anlagen und Equipment auf das nächste Level heben? Dann zeigen wir dir in einer unverbindlichen Demo gerne mehr!