Gut gepflegte Stammdaten: Jede*r will sie haben, niemand will sich darum kümmern!
Jeder weiß um die Bedeutung einer sauberen Datenbasis, deren Fehlen oft die Ursache für ineffiziente Arbeitsweisen ist. Nicht selten wird ein neues Softwareprodukt in der Hoffnung auf Beschleunigung und Vereinfachung der Prozesse angeschafft, bis man vor dem Problem einer lückenhaften Datenbasis steht.
Denn auch die beste Software kann nur dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn sie mit qualitativ hochwertigen Daten gefüttert wird. Im remberg XRM bieten wir dir verschiedene Funktionalitäten und Best Practices, um die Stammdatenpflege über verschiedene Systeme hinweg so einfach wie möglich zu machen – welche Funktionen das genau sind, erfährst du hier!
Stammdatenverwaltung – was ist das?
Stammdatenverwaltung bezeichnet die systematische Erfassung, Pflege und Verwaltung von Stammdaten innerhalb eines Unternehmens. Stammdaten sind jene Informationen, die über einen längeren Zeitraum hinweg konstant bleiben und für zahlreiche Geschäftsprozesse grundlegend sind. Dazu gehören beispielsweise Daten zu Kunden, Lieferanten, Produkten oder Mitarbeitern.
Der Kern der Stammdatenverwaltung liegt darin, diese essentiellen Informationen zentral zu erfassen und zu pflegen, sodass sie für verschiedene Abteilungen und Geschäftsprozesse konsistent und fehlerfrei zur Verfügung stehen. Dies stellt eine zentrale Herausforderung dar, da Stammdaten in verschiedenen Systemen und Abteilungen genutzt werden und stets aktuell und korrekt sein müssen.
Ein effektives Stammdatenmanagement ist somit nicht nur eine Frage der IT, sondern ein ganzheitlicher Ansatz, der Prozesse, Menschen und Technologie miteinander verbindet. Es geht darum, eine „Single Source of Truth“ zu schaffen, also eine einzige, verlässliche Datenquelle, auf die sich alle Abteilungen stützen können. Das verbessert die Entscheidungsfindung, optimiert Geschäftsprozesse und erhöht die Datenqualität, was letztlich zu einer gesteigerten Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit führt.
Wir können es nur betonen: Ein sauberes Stammdatenmanagement wirkt sich positiv auf die langfristige Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens, die tägliche Arbeit deines Teams und die Zufriedenheit deiner Kunden aus. Hier findest du weitere Gründe, warum saubere Stammdaten so wichtig sind:
5 Gründe für eine saubere Stammdatenverwaltung
1. Du sparst Ressourcen und Kosten
Eine genaue und stets aktuelle Stammdatenverwaltung ist entscheidend für eine bessere Planung und Koordination von Service- und Instandhaltungsprozessen. Dies trägt dazu bei, Anlagenstillstände zu reduzieren und ungeplante Wartungsarbeiten zu minimieren, was wiederum die Service- und Instandhaltungskosten senkt.
Die genaue Pflege der Stammdaten ermöglicht eine effizientere Nutzung der Ressourcen und eine genauere Bedarfsplanung. Dies führt zu einem gezielten Einsatz von Personal und Material, was wiederum die Gesamtkosten im Bereich Service und Wartung senkt. Mit Hilfe der Ersatzteil- und Artikelverwaltung im remberg XRM kann z.B. die Zugehörigkeit von Ersatzteilen zu bestimmten Anlagen(typen) abgebildet und in Formularen wie z.B. Einsatzberichten dargestellt und genutzt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Tippfehler bei der Artikelauswahl. Und dank einer API und Batchmigration sind die Ersatzteildaten aus dem ERP auch im remberg XRM stets aktuell und gepflegt.
Weitere Infos zum Thema Schnittstellen im remberg XRM findest du hier.
Tipp: Dank der Kartenansicht von offenen Aufträgen kannst du im remberg XRM z.B. einfach und schnell die Routenplanung durchführen.
2. Du sparst Zeit
Mit genauen Stammdaten kann dein Team Probleme schneller identifizieren und lokalisieren. Aktuelle Informationen über Anlagen und Maschinen ermöglichen eine präzise Diagnose von Störungen, was wiederum zu einer schnelleren Lösung beiträgt. Zudem minimiert die Zuweisung von Artikeln zu den jeweiligen Anlagen den Zeitaufwand für die Bestellung und Bereitstellung neuer Ersatzteile.
Vor allem für die rasche Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen ist eine saubere Stammdatenpflege essentiell. Aufgaben können so schneller alleine und ohne Rückfragen bewältigt werden.
Tipp: Im remberg XRM kannst du aus vorgeschlagenen Verbrauchs- und Ersatzteilen auswählen. Das trägt maßgeblich zur höheren Datenqualität bei und erspart Tippfehler.
3. Deine Arbeitsqualität erhöht sich
Eine präzise Pflege der Stammdaten erweist sich nicht nur als Arbeitserleichterung für dein Team, sondern trägt auch maßgeblich zur Kosteneffizienz bei. Durch die sorgfältige Verwaltung dieser Daten stehen alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung, was eine effektive und reibungslose Erledigung von Aufgaben ermöglicht. Das bedeutet, dass dein Team nicht mehr mit Verwechslungen oder zeitaufwändigen Recherchen nach den richtigen Daten kämpfen muss.
Die präzise Stammdatenpflege schafft eine klare und transparente Datenbasis, auf die das gesamte Team zugreifen kann. Dies minimiert nicht nur potenzielle Fehler, sondern steigert auch die Effizienz bei der Planung und Durchführung von Service- und Instandhaltungsaktivitäten. Die zeitnahe Verfügbarkeit von genauen Daten verbessert insgesamt die betriebliche Leistungsfähigkeit.
Tipp: Vorteile einer präzisen Stammdatenverwaltung: Im remberg XRM können Servicetechniker*innen mit einem Klick bequem & schnell zur korrekten Adresse ihres Einsatzes navigieren.
4. Deine Kunden und Partner sind happy
Eine akkurate Stammdatenverwaltung trägt maßgeblich dazu bei, die Zufriedenheit deiner Kundschaft und Partner zu steigern, insbesondere durch die Verringerung von Reaktionszeiten und eine proaktive Herangehensweise an Service- und Wartungsleistungen. Du kannst schnell auf Anfragen reagieren, Probleme zügig lösen und unerwünschte Maschinen- oder Anlagenstillstände verhindern.
Dies führt nicht nur zu einer erhöhten Zufriedenheit, da die Erwartungen der Kunden und Kundinnen an schnelle und effiziente Lösungen erfüllt werden. Eine proaktive Wartung, die durch genaue Stammdaten ermöglicht wird, geht noch einen Schritt weiter: Durch automatisierte Wartungspläne, die auf einer lückenlosen Datenbasis basieren, kannst du zunnehmend vorausschauend agieren. Das heißt, du und dein Team können Wartungen im Voraus planen und durchführen, um ungeplante Reparaturen sowie Notfalleinsätze zu minimieren.
Das trägt nicht nur zur Reduzierung von Ausfallzeiten bei und steigert auch die Zuverlässigkeit der Anlagen und Maschinen, sondern ermöglicht eine transparente Kommunikation mit Partnern und das Vertrauen, da deine Kunden und Kundinnen einen direkten Einblick in den Zustand ihrer Anlagen erhalten.
Tipp: Integriere das remberg XRM Serviceportal. Dadurch können externe Partner sowie Kunden alle relevanten Informationen zu ihren Anlagen problemlos abrufen oder direkt Anfragen stellen.
5. Du verbesserst die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
Eine gewissenhafte Stammdatenpflege ermöglicht eine nahtlose Integration von Daten mit anderen Unternehmensprozessen wie Beschaffung und Finanzbuchhaltung. Dies fördert eine ganzheitliche Sicht auf die betrieblichen Abläufe und erleichtert die unternehmensweite Koordination. Entscheidungsträger*innen etwa haben Zugriff auf umfassende Informationen und können so strategische Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten treffen. Dies beeinflusst maßgeblich den weiterführenden Erfolg deines Unternehmens.
Tipp: Dank API Endpunkten und Batch Migrations kannst du deine anderen IT-Systeme wie das ERP oder CRM mit remberg verknüpfen. Datenaktualisierungen geschehen so im Hintergrund ganz automatisch.
Wie das remberg XRM deine Stammdatenpflege vereinfacht
Stammdaten zu pflegen kann oft kompliziert und zeitintensiv sein. Doch mit remberg XRM wird es zum Kinderspiel. Unser Fokus liegt darauf, deine tägliche Arbeit zu vereinfachen und dir mehr Zeit für das Wesentliche zu geben.
Automatisierung mit dem remberg XRM
Durch unsere Batch-Migration werden alle Änderungen an deinen Stammdaten gesammelt und automatisch aktualisiert, immer zur gleichen Zeit. In der Regel erledigt das deine IT, ohne dass du etwas tun musst.
Außerdem bieten wir eine erweiterte Schnittstellen-Funktionalität an: Geschäftsanforderungen ändern sich ständig. Deshalb entwickeln wir unsere Schnittstellen im remberg XRM kontinuierlich weiter. Über die ausführliche Dokumentation im remberg Developers Hub findet deine IT alle notwendigen Informationen, um eine nahtlose Verbindung zu deinem ERP-System herzustellen. Änderungen in den Stammdaten, seien es Organisationen, Kontakte oder bald auch Maschinen und Anlagen oder Equipment, werden automatisch synchronisiert.
Das bedeutet für dich: Mit remberg XRM musst du dir keine Sorgen mehr um die Richtigkeit und Aktualität deiner Stammdaten machen. Wir erleichtern dir die manuelle Datenpflege und sorgen dafür, dass jeder immer mit aktuellen Daten arbeitet.
So kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: dein Kerngeschäft! Wenn du mehr erfahren möchtest, melde dich gerne bei uns.
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