Audits, Normen und Standards in der Instandhaltung

Fühlst du dich von den endlosen Audits in der Instandhaltung erschlagen? Kaum hast du ein Audit bestanden, steht schon das nächste vor der Tür? Du bist nicht allein. Viele Unternehmen kämpfen mit den gleichen Herausforderungen in der Instandhaltung.

Hier die Top 3 Aussagen aus unseren Kundengesprächen, in denen es um Audits und Standards in geht. Vielleicht kommen sie dir bekannt vor?

1. „Wir hatten bei den Audits wiederholt eine Abweichung und müssen diese jetzt beheben.“
2. „Wir haben ständig Audits und daher kaum Zeit für andere Dinge.“
3. „Der Aufwand ist enorm, weil Prozesse und Dokumentation in unserer Instandhaltung derzeit sehr unübersichtlich sind.“

Doch es gibt einen Ausweg aus dem Audit-Dschungel – und der ist gar nicht so schwer und kompliziert, wie man sich das vorstellt. Das belegt das Zitat eines unserer Kunden:

„Instandhaltungssoftware macht nicht nur die Arbeit in unserem Team einfacher, sondern hat auch unsere externen Auditoren begeistert. Das ist für uns ein wesentlicher Baustein, um den Aufwand bei Lieferantenaudits zu vereinfachen und Abläufe zu beschleunigen.“ – W. Gessmann GmbH Kundenreferenz

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit bewährten Richtlinien nicht nur Ordnung in deine Instandhaltungsprozesse bringst, sondern auch zukünftige Audits mit Leichtigkeit meisterst.

Warum Normen und Standards für die Instandhaltung unverzichtbar sind

Früher war die Instandhaltung eine reine Reaktion auf Störfälle – heute ist sie ein proaktiver Servicebereich. Das Ziel: maximale Verfügbarkeit von Produktionsanlagen unter sicheren und kostengünstigen Bedingungen. Dazu gehören vorbeugende Maßnahmen (z.B. in Form einer vorbeugenden Instandhaltung) und kontinuierliche Verbesserungen. Normen helfen dabei, die Zusammenarbeit zu standardisieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

Normen und Standards in der Instandhaltung sind zwar nicht rechtlich bindend, werden aber dringend empfohlen, um eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Der Erfolg von Normen in der Praxis

Ein Paradebeispiel ist die DIN EN ISO 9001:2015, die Qualitätsmanagementsysteme definiert. Diese Norm stärkt das Vertrauen der Kunden, verbessert die Transparenz und steigert die Gesamtleistung einer Organisation. Ähnlich wirken Normen in der Instandhaltung: Sie vereinfachen die Zusammenarbeit, definieren klare Begriffe und erleichtern Vertragsverhandlungen. 

Darüber hinaus gibt es weitere Gründe:

Standards senken Kosten und erhöhen Sicherheit

Durch die Anwendung von Normen und Standards in der Instandhaltung können Kosten gesenkt und die Sicherheit erhöht werden. Einheitliche Verfahren und Vorgaben helfen dabei, ineffiziente Prozesse zu vermeiden und die Zuverlässigkeit der Anlagen zu steigern.

Professionalisierung der Instandhaltung

Standards tragen maßgeblich zur Professionalisierung der Instandhaltung bei. Sie bieten klare Richtlinien und Best Practices, die den Instandhaltungsprozess systematischer und effektiver gestalten. Dies führt zu einer höheren Qualität der durchgeführten Arbeiten und zu einem besseren Verständnis der Instandhaltungsprozesse.

Qualitätsmanagement

Normen und Standards erleichtern das Qualitätsmanagement und die Durchführung von Audits. Sie bieten eine solide Grundlage für die Dokumentation und Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen verbessert.

Industrie 4.0 – stärkere Vernetzung

In der Ära von Industrie 4.0 gewinnen Normen und Standards noch mehr an Bedeutung. Sie unterstützen die stärkere Vernetzung und Digitalisierung der Instandhaltungsprozesse, indem sie sicherstellen, dass Daten konsistent erfasst und ausgetauscht werden können.

Lieferanten & Zuliefereraudits

Auch für Lieferanten und Zulieferer sind Standards und Normen essenziell. Sie dienen als Basis für Audits und gewährleisten, dass alle Beteiligten entlang der Lieferkette die gleichen Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen erfüllen. Dies führt zu einer höheren Zuverlässigkeit und Qualität der gesamten Wertschöpfungskette.

Audits in der Instandhaltung

Ein Instandhaltungsaudit ist eine systematische Überprüfung der Instandhaltungsprozesse und -praktiken eines Unternehmens. Ziel ist es, die Einhaltung von Normen und Standards zu überprüfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

In den letzten Jahren haben Audits in der Instandhaltung erheblich zugenommen. Für viele Instandhalter*innen ist die Bearbeitung dieser Audits jedoch mit großem Aufwand verbunden. Häufig liegen die erforderlichen Daten nicht digitalisiert vor, sondern noch in Papierform, was das Zusammentragen der Informationen zu einer zeitintensiven Aufgabe macht. Jede benötigte Information muss mühsam gesucht und manuell zusammengestellt werden, was wertvolle Zeit kostet und Fehler begünstigt.

Noch überall in der Instandhaltung vorzufinden: Aktenschränke und Dokumente auf Papier, egal ob Montagebericht oder Wartungsprotokoll

Interne und externe Audits: Ein Überblick

Bei der Instandhaltung ist es wichtig, zwischen internen und externen Audits zu unterscheiden. Beide Arten von Audits haben unterschiedliche Ziele und Anforderungen, die es zu beachten gilt.

Interne Audits

Interne Audits dienen in erster Linie der Qualitätskontrolle innerhalb des Unternehmens. Sie werden oft genutzt, um sicherzustellen, dass interne Prozesse und Standards eingehalten werden. Ein Beispiel dafür ist das Ersatzteilmanagement. Hierbei wird überprüft, ob die richtigen Bauteile verbaut wurden und ob der Bestand ordnungsgemäß getrackt wird. Interne Audits helfen dabei, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten. Sie sind ein wertvolles Instrument, um die Effizienz und Qualität der Instandhaltungsprozesse zu erhöhen.

Externe Audits

Externe Audits hingegen werden meist von externen Stellen oder Partnern durchgeführt. Ein häufiger Anlass für externe Audits sind Lieferanten- oder Zuliefererprüfungen. Diese Audits dienen dazu, die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferanten zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie die vertraglich vereinbarten Standards und Anforderungen erfüllen. Externe Audits können auch regulatorische Audits umfassen, bei denen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen überprüft wird. Sie bieten eine objektive Bewertung der Prozesse und können zur Aufdeckung von Compliance-Verstößen oder Verbesserungspotenzialen beitragen.

Neben diesen häufigen Arten von Audits gibt es auch weitere spezielle Audits, die je nach Branche und Unternehmensanforderungen durchgeführt werden können. Dazu gehören beispielsweise Umwelt- und Sicherheitsaudits oder Audits zur Überprüfung der IT-Sicherheit.

Insgesamt sind sowohl interne als auch externe Audits entscheidend für die Sicherstellung der Qualität und Zuverlässigkeit der Instandhaltungsprozesse. Durch eine klare Unterscheidung und gezielte Durchführung beider Auditarten können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und die Einhaltung von Standards gewährleisten.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, empfehlen viele Auditoren den Einsatz einer Instandhaltungssoftware wie dem remberg XRM. Mit einer solchen Software können alle Instandhaltungsprozesse digitalisiert und zentral verwaltet werden. Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern sorgt auch dafür, dass alle notwendigen Daten für Audits schnell und unkompliziert zur Verfügung stehen.

“Für Audits ist eine vollständige, digitale Lebenslaufakte extrem wichtig. Damit kann man nachweisen, dass bei Störungen die richtigen Maßnahmen ergriffen wurden oder dass ein Objekt regelmäßig gewartet wurde. All diese Informationen können dem Auditor gezeigt werden.” – David Hahn, CEO bei remberg

Wie läuft ein Audit ab?

Ein Audit beginnt mit der Planung und Vorbereitung, bei der alle relevanten Dokumente und Informationen gesammelt werden. Anschließend folgt die Durchführung, bei der Auditoren die Prozesse vor Ort überprüfen, Interviews führen und Beweise sammeln. Zum Abschluss wird ein Auditbericht erstellt, der die Ergebnisse und gegebenenfalls Empfehlungen für Verbesserungen enthält.

Was musst du beachten?

Bei einem Audit solltest du sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen und Nachweise leicht zugänglich und aktuell sind. Es ist wichtig, dass du die Abläufe und Zuständigkeiten in der Instandhaltung genau kennst und nachvollziehbar dokumentiert hast.

So bestehst du deinen Instandhaltungsaudit

Um ein Audit erfolgreich zu bestehen, solltest du gut vorbereitet sein. Stelle sicher, dass alle Prozesse dokumentiert und nachvollziehbar sind, und dass du alle relevanten Informationen und Nachweise schnell zur Hand hast. Transparenz und eine klare Kommunikation sind dabei entscheidend.

Aktuelle Normen und Standards der Instandhaltung

In der Instandhaltung gibt es zahlreiche Normen und Standards, die eine hohe Qualität und Sicherheit gewährleisten sollen. Hier sind einige der wichtigsten Normen, die derzeit in der Instandhaltung relevant sind.

Norm	Beschreibung
DIN EN 165991	Risikobasierte Inspektion (RBIF)
DIN EN 13460	Dokumente für die Instandhaltung
DIN 15341	Wesentliche Leistungskennzahlen für die Instandhaltung
DIN EN 13269	Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen
DIN 31051	Grundlagen der Instandhaltung
DIN EN 13306	Begriffe der Instandhaltung
DIN EN 15331	Entwicklung, Leitung und Überwachung von Instandhaltungsdienstleistungen von Gebäuden
DIN EN 15628	Qualifikation des Instandhaltungspersonals
DIN EN 16646	Instandhaltung im Rahmen des Anlagenmanagements
DIN EN 17007	Lebenslaufakte für technische Anlagen

Moderne Instandhaltungssoftware: Der Gamechanger

Digitalisierung und der Einsatz von spezialisierter Software bieten enorme Vorteile bei der Einhaltung von Normen und Standards in der Instandhaltung. Durch digitale Lösungen können alle Prozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Instandhaltungssoftware ermöglicht es, Dokumente und Daten zentral zu erfassen, zu speichern und leicht zugänglich zu machen. Dies reduziert den Aufwand für die Suche nach Papierdokumenten und minimiert das Risiko von Informationsverlusten.

Zudem unterstützt die Software bei der Einhaltung von Normen, indem sie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen für Wartungsintervalle und Inspektionen bietet. Die Digitalisierung erleichtert die Nachverfolgbarkeit und Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen, was besonders bei Audits von Vorteil ist. Somit trägt die Digitalisierung nicht nur zur Einhaltung von Standards bei, sondern verbessert auch die Effizienz und Qualität der Instandhaltungsprozesse insgesamt.

remberg XRM – So meisterst du jeden Audit

Mit den Funktionen von remberg XRM wird das Bestehen von Audits zum Kinderspiel. Hier sind einige der herausragenden Features, die dir helfen.

Digitale Lebenslaufakte – der 360° Überblick

• Intuitiv und Einfache Nutzung: In der digitalen Lebenslaufakte im remberg XRM wird alles, was rund um deine Maschinen, Anlagen und Equipment passiert, zentral gespeichert – egal ob Ausfall, verbaute Ersatzteile, Wartungen, oder zuständige Dienstleister, und ohne, dass du Daten aufwändig bereinigen musst. Du profitierst von einer umfassenden und hochqualitativen Datenbasis.
• Mobile Instandhaltung: Das remberg XRM ist auch per Smartphone und Tablet voll funktionsfähig. Daten kannst du somit direkt vor Ort erfassen, egal, ob du eine Wartung durchführst oder einen Störfall dokumentierst – du kannst alle relevanten Informationen sofort in das System eingeben. Dies stellt sicher, dass keine Daten verloren gehen und alles in Echtzeit aktualisiert wird.

„Mit einer Instandhaltungssoftware wie dem remberg XRM stellt man sicher, dass alle relevanten Daten zentral erfasst und jederzeit eingesehen werden können. Egal, ob ich Störmeldungen bearbeite, weiterleite, Aufträge erstelle oder Dokumente ausfülle – alles landet in der Lebenslaufakte. So habe ich jederzeit alle Informationen griffbereit und kann sie dem Auditor problemlos vorlegen.” – David Hahn, CEO bei remberg

Alle wichtigen Prozesse in einer Software

• Wartungsplanung: Mit den Wartungsplänen im remberg XRM kannst du Wartungsintervalle detailliert planen und verfolgen. Das System erinnert dich an fällige Wartungen, erstellt automatisierte Arbeitsaufträge und hilft dabei, die Einhaltung der Wartungsintervalle sicherzustellen. Dies erhöht die Zuverlässigkeit und Langlebigkeit deiner Anlagen.
• Störfälle: Die Bearbeitung und Dokumentation von Störfällen wird mit remberg XRM noch effizienter. Du kannst Störmeldungen und ungeplante Ereignisse im Ticketsystem schnell erfassen, den Status überwachen und alle notwendigen Maßnahmen dokumentieren. Dies hilft, Ausfallzeiten zu minimieren und die Ursachenanalyse zu verbessern.
• Einsatzplanung: Die digitale Plantafel bietet einen umfassenden Überblick über alle geplanten und laufenden Instandhaltungsarbeiten. Du kannst Ressourcen effizient zuteilen, Aufgaben priorisieren und den Fortschritt in Echtzeit überwachen. Dies verbessert die Koordination und reduziert Engpässe.

Mit dem remberg XRM erstellst du digitale Lebenslaufakten für jede Anlage, Maschine oder Equipment. Dort ist alles übersichtlich und nachvollziehbar gespeichert.

Digitale Formulare & Checklisten, einfach erstellen und nutzen

• Digitale Formulare: Mit dem remberg XRM kannst du eigene, digitale Berichte, Formulare und Checklisten ganz nach deinen Vorgaben, mit individuellen Feldern und im eigenen Firmendesign erstellen. Diese Formulare kann dein Team wiederum mobil per Smartphone oder Tablet ausfüllen. Die Formulare sind zu jeder Anlage und Equipment zugewiesen, so dass du lückenlos nachvollziehen kannst, wann etwas an einer Anlage gemacht wurde – auch über Jahre hinweg. 
• Arbeitsaufträge: Mit digitalen Arbeitsaufträgen kannst du Aufgaben klar definieren und zuweisen. Alle Schritte und Ergebnisse werden direkt im System dokumentiert, was die Transparenz erhöht und die Nachverfolgbarkeit erleichtert.
• Wartungsprotokolle: Die Funktion für Wartungsprotokolle ermöglicht es, alle durchgeführten Wartungsarbeiten detailliert zu erfassen. Dies umfasst die Beschreibung der durchgeführten Tätigkeiten, verwendete Materialien und Ergebnisse der Inspektionen. Diese Protokolle sind jederzeit abrufbar und unterstützen die Einhaltung von Normen und Vorschriften.
• Begehungschecklisten: Begehungschecklisten helfen dabei, Inspektionen systematisch durchzuführen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden. Du kannst Checklisten individuell anpassen und direkt im System ausfüllen, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht.

Mit remberg XRM hast du alle Werkzeuge zur Hand, um die Anforderungen von Audits problemlos zu erfüllen und deine Instandhaltungsprozesse zu optimieren. Unsere Software unterstützt dich dabei, alle Daten zentral zu erfassen, zu verwalten und in Echtzeit abzurufen, wodurch du Zeit und Aufwand sparst und gleichzeitig die Qualität und Sicherheit deiner Instandhaltungsmaßnahmen verbesserst. Michael Faber, CAD / CAM Programmierer bei W. Gessmann GmbH, bringt es unserer gemeinsamen Kundenreferenz auf den Punkt: „Instandhaltungssoftware macht nicht nur die Arbeit im Team einfacher, sondern hat auch externe Auditoren begeistert. Das ist für uns ein wesentlicher Baustein, um den Aufwand bei Lieferantenaudits zu vereinfachen und Abläufe zu beschleunigen.“ Wenn du mehr erfahren möchtest, dann melde dich gerne bei uns!