Arbeitsauftrag – Definition, Beispiele und Tipps

Arbeitsaufträge sind ein unverzichtbares Instrument und Hilfsmittel für Fach- und Führungskräfte in Instandhaltung und im Service, um einen reibungslosen Betrieb von Maschinen, Anlagen und Equipment sicherzustellen. In diesem Artikel gehen wir auf die Schlüsselelemente von Arbeitsaufträgen ein und erläutern, wie du diese professionell erstellen, verwalten und die Prozesse drumherum optimieren kannst.

Definition und Bedeutung von Arbeitsaufträgen

Ein Arbeitsauftrag ist das Herzstück jeder gut organisierten Instandhaltung, Reparatur und Betriebsführung. Genau definiert ist es eine strukturierte, formale Anforderung, die spezifische Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Ziele klar definiert. 

Ein Arbeitsauftrag legt fest, wer die Aufgabe ausführt, wer sie genehmigt hat, den Umfang der Arbeit und die erwarteten Ergebnisse. Arbeitsaufträge sind unerlässlich, um Teams zu organisieren, Prioritäten effektiv zu setzen und einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Arbeitsaufträge, Arbeitsanweisungen und andere Synonyme

In der betrieblichen Praxis werden Arbeitsaufträge häufig auch als „Arbeitsanweisungen“ bezeichnet. Diese Bezeichnung unterstreicht ihren Charakter als detaillierte, formale Anweisungen für bestimmte Aufgaben oder Prozesse. Obwohl die Begriffe „Arbeitsauftrag“ und „Arbeitsanweisung“ häufig synonym verwendet werden, konzentriert sich eine Arbeitsanweisung stärker auf die genauen Schritte und Methoden zur Durchführung einer Aufgabe. Beide Begriffe dienen jedoch dem gleichen Zweck: Sie sorgen für Klarheit, Struktur und eine effiziente Durchführung von Arbeitsprozessen.

Arbeitsauftrag im internationalen Kontext

Im englischsprachigen Raum ist der Begriff „Work Order“ gebräuchlich, der häufig mit „WO“ abgekürzt wird. Dieser Begriff entspricht dem deutschen Arbeitsauftrag und beinhaltet ebenfalls alle relevanten Informationen zur Durchführung einer bestimmten Aufgabe oder eines Projektes. Die Verwendung von „Work Order“ ist daher in internationalen Unternehmen oder bei der Kommunikation mit englischsprachigen Partnern üblich und wichtig für ein einheitliches Verständnis von Arbeitsabläufen.

Vorteile von Arbeitsaufträgen

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass Arbeitsaufträge eine schnelle Hilfe für alle Teams in Technik, Montage und Service sind und dokumentieren, wie, wo und womit ein Auftrag zu erledigen ist.

Darüber hinaus bieten Arbeitsaufträge folgende Vorteile

Klarheit und Struktur: Sie legen genau fest, was zu tun ist, wer es zu tun hat und bis wann es zu tun ist. Eine klare Struktur vermeidet Missverständnisse und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Effizienzsteigerung: Durch die genaue Definition von Aufgaben und Zielen können Arbeitsabläufe optimiert werden. Dies führt zu einer schnelleren und effektiveren Aufgabenerfüllung.

Verantwortlichkeit: Arbeitsaufträge weisen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams konkrete Aufgaben zu. Dadurch werden Verantwortlichkeiten klar geregelt und die Nachverfolgung des Arbeitsfortschritts erleichtert.

Qualitätskontrolle: Arbeitsaufträge ermöglichen es, die Qualität der geleisteten Arbeit zu überwachen und sicherzustellen, dass sie den Standards entspricht.

Priorisierung und Zeitmanagement: Arbeitsaufträge helfen bei der Priorisierung von Aufgaben und unterstützen ein effektives Zeitmanagement, indem sie Fristen und Dringlichkeiten aufzeigen.

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Sie dienen als wichtige Dokumente zur Nachverfolgung von Arbeitsprozessen, zur Bewertung der Arbeitsleistung und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Ressourcenoptimierung: Durch die genaue Spezifikation der benötigten Materialien und Ressourcen, wie beispielsweise Ersatzteile innerhalb von Arbeitsaufträgen, können Unternehmen Ressourcen effizienter planen und einsetzen.

Verschiedene Arten von Arbeitsaufträgen

Die verschiedenen Arten von Arbeitsaufträgen spiegeln die spezifischen Anforderungen und Prozesse in Unternehmen wider. Hier einige Beispiele von Arbeitsaufträgen:

1. Inspektion und Prüfungen: Diese Arbeitsaufträge beinhalten detaillierte Untersuchungen von Anlagen und Systemen, um deren Funktionsfähigkeit und Leistung sicherzustellen. Sie sind für die Aufrechterhaltung hoher Qualitäts- und Sicherheitsstandards unerlässlich.

2. Vorbeugende Instandhaltung: Wartungspläne sind nichts anderes als Pläne für Arbeitsaufträge mit regelbasierten Mechanismen zur automatisierten Erstellung von Arbeitsaufträgen. Durch wöchentliche oder monatliche Wartungspläne können z. B. die routinemäßige Reinigung, Schmierung und der Austausch von Verschleißteilen geplant werden, um die Lebensdauer von Maschinen und Anlagen zu verlängern und ungeplante Ausfallzeiten zu reduzieren.
   
3. Störungsbeseitigung: Hierbei handelt es sich um Sofortmaßnahmen, die auf ungeplante Ereignisse wie Ausfälle oder Störungen reagieren. Schnelligkeit und Effizienz sind hier von entscheidender Bedeutung.
   
4. Elektrische Arbeiten: Diese umfassen alles von kleinen Reparaturen bis hin zu umfangreichen Installationen unter strikter Einhaltung der Sicherheitsvorschriften. Bei derartigen Arbeitsaufträgen kann es sein, dass im Anschluss der Maßnahme noch Formulare wie Wartungs- oder Prüfprotokolle ausgefüllt werden müssen.
   
5. Sicherheitsrelevante Arbeiten: Sie zielen darauf ab, potenzielle Gefahrenquellen am Arbeitsplatz zu beseitigen und die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.
   
6. Inbetriebnahmen: Diese Arbeitsaufträge beziehen sich auf die erstmalige Inbetriebnahme von Anlagen oder Systemen. Sie umfassen Tests, Einstellungen und oft auch die Schulung des Bedienpersonals, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
   
7. Installationen: Hier geht es speziell um die Einrichtung neuer Anlagen oder Systeme. Hier ist eine sorgfältige Planung und Durchführung entscheidend, um eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse zu gewährleisten.
   

Tipp: Mit unserer Instandhaltungssoftware behältst du über deine Arbeitsaufträge immer den Überblick.

Wann entsteht ein Arbeitsauftrag

In unseren Artikeln zu Instandhaltungsprozessen und Prozessbeschreibungen in Service und Wartung zeigen wir, dass gut durchdachte Arbeitsabläufe erforderlich sind, um Maßnahmen im Service und Wartung effektiv zu verwalten.

Im remberg XRM werden alle Arbeitsaufträge wie z.B. Wartungspläne zentral gesammelt und können dort auf einen Blick verwaltet und priorisiert werden.

Arbeitsaufträge ergeben sich in der Regel aus geplanten oder ungeplanten Ereignissen, die je nach Anwendungsbereich unterschiedlich sein können. Außerdem können sie aus unterschiedlichen Quellen entstehen, wie beispielsweise Anfragen, Meldungen, E-Mails, oder IoT-Datentrigger, wie nach Ablauf einer bestimmten Betriebsstundenanzahl.

	Instandhaltung	Service
Geplantes Ereignis	Wartungspläne Vorbeugende Wartungsplanung Inspektion / Prüfung	Regelmäßige Serviceleistung gemäß Service Level Agreement
Ungeplantes Ereignis	Instandsetzung Reparatur	Kundenreklamation Störfallmeldung

Beispiele von geplanten und ungeplanten Ereignissen nach Anwendungsfällen in Instandhaltung und Service, die Arbeitsaufträge zur Folge haben

Je nach Komplexität des Ereignisses wird aus der Anfrage oder Arbeitsanforderung ein Arbeitsauftrag. Ist die Aufgabe relativ schnell zu lösen, wie z.B. die Anfrage eines Kunden nach einem Ersatzteil, wird die Aufgabe direkt erledigt, ohne dass ein Arbeitsauftrag erstellt und in der Einsatzplanung berücksichtigt werden muss. In anderen Fällen werden weitere Prozessschritte angestoßen, z.B. wenn im Service ein Reparaturauftrag erteilt wird, muss in der Regel gleichzeitig ein Angebot für den Kunden erstellt werden.

Ob vorbeugende Instandhaltungsmaßnahme oder dringender Stöfall: In der digitalen Plantafel des remberg XRMs kann jeder Arbeitsauftrag schnell eingeplant und an die richtige Fachkraft zugewiesen werden.

Was sollte in einem Arbeitsauftrag enthalten sein

Hier ist ein Beispiel, wie ein Arbeitsauftrag für eine vorbeugende Instandhaltungsmaßnahme aussehen kann: 

Arbeitsauftragsnummer: 2024-01-IM

Datum: 23.01.2024

Beauftragende Abteilung: Technische Instandhaltung

Anlagenbezeichnung: Kühlsystem Typ XYZ

Standort der Anlage: Werkshalle 3

Verantwortliche Person: Herr Müller, Technischer Leiter

Geplantes Startdatum: 27.01.2024

Geplantes Enddatum: 28.01.2024

Beschreibung der Maßnahme:
Durchführung der routinemäßigen Wartung des Kühlsystems Typ XYZ gemäß den Herstellervorgaben. Die Wartung umfasst folgende Tätigkeiten:

• Überprüfung und Reinigung der Filter
• Kontrolle und ggf. Austausch der Kühlmittel
• Überprüfung und Justierung der Thermostat-Einstellungen
• Inspektion der Kühlaggregate auf Verschleißerscheinungen
• Funktionsprüfung des Gesamtsystems

Sicherheitshinweise:

• Beachtung aller geltenden Sicherheitsvorschriften
• Tragen der vorgeschriebenen persönlichen Schutzausrüstung
• Abschaltung des Systems vor Beginn der Wartungsarbeiten

Benötigte Teile:

• Ersatzfilter
• Kühlmittel
• Standard-Werkzeugset
• Schutzkleidung

Durchführendes Personal:

• Frau Schmidt
• Herr Becker

Zusätzliche Anmerkungen:

Die Wartung sollte außerhalb der Produktionszeiten erfolgen, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden. Die Ergebnisse der Wartung sind im Arbeitsauftrag zu dokumentieren und in der digitalen Lebenslaufakte einzutragen.

Dieses Beispiel stellt einen typischen Arbeitsauftrag für eine vorbeugende Instandhaltungsmaßnahme dar. Er ist detailliert, umfasst alle relevanten Informationen und gewährleistet, dass die Maßnahme effizient und sicher durchgeführt wird.

Wie Arbeitsaufträge die Instandhaltung verbessern

Wie bereits beschrieben, werden Arbeitsaufträge verwendet, um Arbeiten zu formalisieren, den Abschluss von Arbeiten zu verfolgen und die Verwendung von Ressourcen, wie z. B. Verbrauchs- und Ersatzteile dokumentieren. 

Die Erstellung von Arbeitsaufträgen stellt darüber hinaus nicht nur sicher, dass die Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt werden, sondern bietet auch die Möglichkeit, eindeutige Kennzahlen für die Leistungsüberwachung, Trendanalyse und kontinuierliche Verbesserung zu erfassen.

Einhaltung von Zeitplänen
Ein Beispiel für eine Kennzahl, die mit Standardfunktionen eines speziellen Software für Arbeitsaufträge schnell erstellt werden kann, ist die Einhaltung eines vorgeschriebenen Zeitplanes. So können Instandhaltungsmanager einfach alle geplanten Arbeiten in einer Plantafel anzeigen und den Prozentsatz der geplanten Arbeiten berechnen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchgeführt wurden.

MRO-Ausgaben
Ein weiteres Beispiel für die Erfassung von Kennzahlen aus Arbeitsaufträgen ist der MRO-Aufwand. MRO steht für Maintenance, Repair and Operations und ist der Anglizismus für den sogenannten “indirekten Bedarf” der Produktion eines Unternehmens, wie für Wartung Reparatur und Betrieb von Maschinen, Anlagen und Equipment. In den Instandhaltungsaufträgen können die verbrauchten Materialien erfasst und im Nachhinein die Aufwendungen für die Instandhaltungsmaßnahmen ermittelt werden.

Mittlere Zeit zwischen Ausfällen
Ein weiterer wertvoller KPI, der aus Arbeitsauftragsdaten abgeleitet werden kann, ist die MTBF (Mean Time Between Failures, englisch für Mittlere Zeit zwischen Ausfällen). Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeit zwischen Ausfällen bei Anlagen, Maschinen oder Equipment. Wenn du feststellst, dass dein Team an bestimmten Anlagen häufiger Störfälle beseitigen müssen, ist das ein Indikator dafür, dass die vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen dafür verbessert werden muss. 

Wie Arbeitsaufträge den Service verbessern

Hier sind drei Beispiele, wie Arbeitsaufträge zur Steigerung von betrieblichen Kennzahlen im Service beitragen:

Reduzierung der Durchlaufzeit
Arbeitsaufträge helfen, Serviceprozesse von der Anfrage bis zur Lösung straffer und effizienter zu gestalten. Durch klare Anweisungen und Zeitvorgaben können Unternehmen die Gesamtdauer von Serviceprozessen verkürzen. Eine kürzere Durchlaufzeit bedeutet schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Erhöhung der Erstlösungsrate (First Time Fix Rate)
Durch präzise und detaillierte Arbeitsaufträge werden Techniker und Servicepersonal mit den notwendigen Informationen und Ressourcen ausgestattet, um Probleme beim ersten Kundenkontakt zu lösen. Eine hohe First-Time Fix Rate führt zu weniger Rückfragen, Folgebesuchen und Nacharbeiten, was die Effizienz steigert und die Kundenzufriedenheit erhöht.

Verbesserung der Auslastung von Servicetechnikern (Technician Utilization Rate)
Arbeitsaufträge ermöglichen eine bessere Planung und Zuordnung von Ressourcen. Durch die Optimierung von Einsatzplänen und Routen können Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Servicetechniker effektiver nutzen. Eine bessere Auslastung führt zu mehr erledigten Aufträgen pro Techniker und Tag, was die Profitabilität des Servicebereichs erhöht.

Wusstest du schon? Um Daten aus Instandhaltungs- oder Serviceaufträgen für die Prozessoptimierung optimal nutzen zu können, ist eine kontinuierliche Erfassung und Auswertung unerlässlich. Das remberg XRM bietet hierfür mit den integrierten Dashboard & Analysen die perfekte Lösung. Hier hast du die wichtigsten Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, First-Time-Fix-Raten und die Auslastung deines Teams sofort im Blick und bist in der Lage, auf Basis aussagekräftiger Daten Entscheidungen zu treffen und deine Prozesse zu optimieren!

Vorteile digitaler Arbeitsaufträge gegenüber Papier

Digitale Arbeitsaufträge, wie sie von Softwarelösungen wie dem remberg XRM angeboten werden, übertreffen traditionelle Papierformulare in vielerlei Hinsicht:

Effizienz: Digitale Arbeitsaufträge reduzieren den Zeitaufwand erheblich, indem sie sofortigen Zugriff auf alle notwendigen Informationen und Ressourcen bieten. Das Ergebnis ist eine schnellere Bearbeitung und eine bessere Kommunikation.

Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall der physischen Archivierung werden Platz und Kosten gespart. Digitales Management vereinfacht die Dokumentenverwaltung und schützt vor Verlust.

Zugänglichkeit und Aktualisierung: Mit digitalen Arbeitsaufträgen können Daten jederzeit und überall abgerufen und aktualisiert werden, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

Datenanalyse: Sie erleichtern die Erfassung und Auswertung betrieblicher Kennzahlen, was die Prozessverbesserung und Entscheidungsfindung unterstützt.

Umweltfreundlichkeit: Durch den geringeren Papierverbrauch werden Ressourcen und Umwelt geschont.

Insgesamt sind digitale Arbeitsaufträge wesentlich für Unternehmen, die ihre Service- und Instandhaltungsprozesse effizienter und umweltfreundlicher gestalten wollen.

Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen

Eine Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen unterstützt dich dabei, deine Aufträge effizienter abzuwickeln und deine Prozesse effektiver zu gestalten:

Zentrale Verwaltung
Unabhängig von der Quelle der Arbeitsaufträge ermöglicht die Software eine zentrale Erfassung und Zuordnung. Das sorgt für einen strukturierten Überblick über alle Aufträge und vereinfacht das Aufgaben- und Projektmanagement.

Prozesse beschleunigen

Durch die digitale Verwaltung von Arbeitsaufträgen werden Reaktions- und Lösungszeiten deutlich verkürzt. Die Software ermöglicht eine schnelle Zuordnung der Aufträge zum richtigen Team, eine einfache Priorisierung und eine effiziente Bearbeitung, was insgesamt zu einer höheren Produktivität führt.

Lückenlose Dokumentation
Eine direkte Verknüpfung mit der digitalen Lebenslaufakte von Anlagen oder Systemen stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen. Alle relevanten Daten und Historien sind jederzeit abrufbar und sorgen für lückenlose Nachvollziehbarkeit und Transparenz.

Compliance
Mit Software stellst du die Einhaltung aller internen und gesetzlichen Vorgaben sicher. Dadurch kannst du relevante Normen und Richtlinien einfacher einhalten, was insbesondere für Unternehmen in regulierten Branchen wichtig ist.

Mobiler Zugriff
Teammitglieder können über mobile Geräte und QR-Codes auf digitale Arbeitsaufträge, begleitende Dokumente oder Informationen zu Ersatzteilen zugreifen. Dies ermöglicht ein flexibles und effizientes Arbeiten, da alle benötigten Informationen ortsunabhängig zur Verfügung stehen.

Wie Unternehmen Software für Arbeitsaufträge nutzen

Fertigungsindustrie
Arbeitsauftragssoftware unterstützt die Fertigungs- und Maschinenbauindustrie bei der Planung und Durchführung von Wartungsarbeiten, um Ausfallzeiten zu minimieren und Produktionsanlagen effizient zu halten.

Service und OEMs
OEMs nutzen digitale Arbeitsaufträge, um Kundendienstanfragen und kundenspezifische Anpassungen effizient zu verwalten, was eine schnelle Abwicklung von Ersatzteilbestellungen und Kundenservice ermöglicht.

Gebäudemanagement
Im Facility Management erleichtert die Software die Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen, indem sie bei der Planung von Wartungsarbeiten und der schnellen Reaktion auf Reparaturanfragen hilft.

Energieanlagen (z.B. Ladestationen für Elektroautos)
Für Betreiber von Energieanlagen wie Ladestationen bietet die Software eine Plattform zur Überwachung und Wartung der Infrastruktur, zur schnellen Behebung von Störungen und zur Planung von Upgrades.

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