Einkaufsführer Facility Management Software

Die Auswahl der richtigen Software ist nicht immer einfach. Gerade bei Facility Management Software ist nicht immer auf den ersten Blick klar, welche Funktionen man aktuell und in Zukunft benötigt, wie die konkreten Schritte eines Auswahlprozesses aussehen und welche Stolpersteine es zu beachten gilt. Aus diesem Grund haben wir hier eine kurze Checkliste der Punkte zusammengestellt, die es zu beachten gilt.

1. Bedarfsanalyse

Hier hilft es, sich einen Überblick über die vielen Facetten des FM zu verschaffen. Facility Management ist ein weites Feld mit vielen unterschiedlichen Disziplinen. Softwareanbieter haben meist unterschiedliche Schwerpunkte auf Seiten der Prozesse, die digital abgebildet werden. Bei remberg XRM liegt dieser z.B. klar auf dem technischen Facility Management – also der (vorbeugenden) Instandhaltung, Wartung, Inspektionen und Prüfungen, während andere Lösungen z.B. den Fokus auf das Bestands- oder Flächenmanagement legen. Wie die Tabelle unten sehr gut zeigt, besteht neben dem technischen FM noch das infrastrukturelle FM und das kaufmännische FM. Auch für diese Bereiche gibt es spezielle Softwarelösungen.

Die folgende Auflistung hilft, den eigenen Bedarf an Funktionen zu sortieren und benötigte Themenfelder zu selektieren.

Facility Management Bereiche

Technisches Facility Management:

• Instandhaltung / Instandsetzung
• Technisches Qualitätsmanagement
• Wartung/Inspektion
• Schadstoffsanierung
• Versicherte Schäden
• Sicherheitstechnik
• Gebäudetechnik
• Telekommunikationstechnik

Infrastrukturelles FM:

• Hausmeister- und Winterdienste
• Pflege der Außenanlagen und Spielplätze
• Baumanagement
• Conciergedienste und Parkraumbewachung
• Umzugsdienste und Kiezhelfer
• Sicherheitsdienstleistungen
• Reinigungsdienstleistungen

Kaufmännisches FM:

• Bestandsmanagement (Wohnungen und Gewerbe
• Vergabe- und Beschaffungsmanagement
• Vertragsmanagement und Contracting
• Betriebskostenabrechnung
• Flächenmanagement
• Versicherungswesen
• Forderungsmanagement
• Budget- und Investitionsplanung
• Controlling
• Rechnungswesen

Natürlich gibt es auch FM-Software, die alle Prozesse von A bis Z abdeckt. Diese ist jedoch in der Regel sowohl technisch komplex als auch preislich auf einem hohen Niveau, da sie viele unterschiedliche Nutzer, Prozesse und Funktionen vereint. Nicht umsonst beklagen viele Anwender im GEFMA Luenendonk CAFM Software Trendreport 2023 als einen der größten Nachteile die extrem langen Einführungszeiten von CAFM- und Facility-Management-Software, die durchaus im Bereich von mehreren Jahren liegen können.

2. Marktforschung

Nutze Suchmaschinen wie Google, Kundenbewertungen auf Plattformen wie Capterra, SoftGuide oder trusted und besuche Branchenveranstaltungen wie von der GEFMA, um dir ein umfassendes Bild von den verfügbaren Optionen zu machen. Persönliche Empfehlungen können ebenfalls hilfreich sein.

3. Kostenanalyse

Nachdem du eine engere Auswahl von FM-Software getroffen hast, solltest du Überlegungen zum konkreten Einsparpotenzial anstellen. Dies dient nicht nur als Grundlage für die Preisverhandlungen mit den Anbietern, sondern auch als internes Argumentationsmittel für die Software.

Ein gutes Beispiel dafür hat Matthias Mosig, Head of Digital Transition bei der TÜV SÜD Advimo GmbH, im Webinar “Wirtschaftlichkeit von CAFM Systemen im Immobilien- und Facility Management“ erstellt.

4. Produkt-Demos und Testversionen

Um einen realistischen Eindruck von der Software zu bekommen, solltest du mindestens 2-3 Wochen die Software selber testen. Deshalb sollte der Software-Anbieter dir Produkt-Demos, Testversionen oder Proof-of-Concepts ermöglichen. Innerhalb dieser Probezeit kannst du dann die Software testen und sehen, ob deine Mitarbeitenden damit gut zurechtkommen, sie in Sachen Benutzerfreundlichkeit und anderen Punkten deinen Anforderungen entspricht. 

5. Implementierungs- und Supportoptionen

Die Einführung einer Facility Management Software ist ein Projekt, das schon im Voraus gut durchdacht werden muss. Du möchtest dir unangenehme Überraschungen und ausufernde Kosten ersparen. Einer der ersten Schritte dazu ist bereits die Produktdemo und Testversion – denn hier kannst du bereits abschätzen, wie die Zusammenarbeit mit dem Anbieter abläuft und wie hoch der konkrete Aufwand für die Implementierung sein wird. 

Weitere, wichtige Faktoren ist die Form der Software-Bereitstellung. Soll sie auf einzelnen Desktop-PCs installiert oder kann sie in der Cloud genutzt werden? Inwieweit muss die eigene IT involviert sein?

Darüber hinaus sind die Supportmöglichkeiten sehr wichtig. Wie gut ist der Kundenservice des Anbieters erreichbar? Werden Fragen ausführlich beantwortet? Wie schnell sind die Reaktionszeiten? Kommt man auch menschlich gut miteinander aus? Kannst du dir vorstellen, über einen längeren Zeitraum (im besten Fall über die nächsten Jahre) mit dem Anbieter zusammenzuarbeiten? 

6. Vertragsverhandlungen

Hast du dich für eine Software entschieden, steht die Vertragsverhandlung an. Achte auf die Vertragsbedingungen, insbesondere auf Laufzeit, Kündigungsfristen und den genauen Leistungsumfang. Scheue nicht zu verhandeln, um das bestmögliche Angebot zu erhalten.

7. Implementierung und Schulung

Ein guter Anbieter erstellt mit dir einen Implementierungs- und Schulungsfahrplan, in dem ihr gemeinsam Ziele vereinbart und verbindlich darauf hinarbeitet. Dies hilft dir, einen genauen Überblick über das gesamte Projekt zu bekommen, Verantwortlichkeiten und Fristen festzulegen und die Roadmap auch intern zu kommunizieren.

Wir wissen, dass es bei der Vielfalt der verschiedenen Lösungen im Bereich von Facility-Management-Software nicht immer einfach ist, fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir möchten dir deshalb anbieten, unverbindlich über deinen Bedarf zu sprechen und zeigen dir in einem ersten Termin gerne die Funktionen des remberg XRMs. Wir freuen uns auf dich!

7 wichtige Funktionen moderner FM Software

Zu lange hat man im Facility Management auf papierbasierte Prozesse oder veraltete Software gesetzt. Aber die Zeiten ändern sich: Hier findest du 7 wichtige Funktionen, die eine Facility Management Software heutzutage haben muss, um deinen Betrieb reibungsloser, transparenter und effizienter zu gestalten. 

Transparenz über Gebäude und Einrichtungen 

Mit einer modernen Facility Management Software behältst du stets den Überblick über sämtliche Gebäude, Einrichtungen und Ausstattungen. Alle relevanten Daten, Aktivitäten und Dokumente zu jeder Ressource werden in einer digitalen Lebenslaufakte gespeichert und sind zentral zugänglich. Dies eliminiert den Bedarf an papierbasierten Akten und unübersichtlichen Dateiablagen.

Übersichtliche Wartungs- und Inspektionspläne 

Die Software ermöglicht es, mit wenigen Klicks Wartungs- und Inspektionspläne für jedes Asset zu erstellen, von Heizungsanlagen bis hin zu Sicherheitseinrichtungen. Alle Wartungspläne sind nahtlos in die Software integriert, was die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen vereinfacht.

Digitale Protokolle und Checklisten

Berichte, Protokolle und Checklisten können direkt vor Ort auf einem Tablet oder Smartphone ausgefüllt und gespeichert werden. Alle Dokumente sind sicher in der Cloud gespeichert und auch offline verfügbar. Die Software sollte es deinen Teams auch unbedingt ermöglichen, auf die Formulare offline zuzugreifen. 

Einsatzplanung und Arbeitsaufträge

Sämtliche Anfragen und Arbeitsaufträge, sei es durch Nutzer*innen oder automatische Systeme generiert, werden an einer zentralen Stelle gesammelt und in einer Plantafel zugewiesen. Dies erleichtert die Koordination und Bearbeitung von Aufgaben und sorgt für eine effiziente Arbeitsweise.

Mobile Störfallmeldungen

Störfälle können direkt vor Ort über mobile Endgeräte gemeldet werden, inklusive zusätzlicher Informationen durch Fotos, Videos oder Sprachnotizen. Diese Meldungen fließen in ein zentrales Ticket-System ein. So stellst du sicher, dass alle Aufträge übersichtlich bearbeitet werden.

Scan-Funktion für schnelle Datenerfassung 

Moderne Facility Management Software bietet mobile Scan-Funktionen für Barcodes und QR-Codes, um das Erfassen von Informationen und Dokumenten zu vereinfachen. Damit können Geräte und Anlagen einfach und schnell identifiziert und alle zugehörigen Daten abgerufen werden.

Portal für externe Dienstleister und Fremdfirmen

Im Facility Management sind viele verschiedene Parteien involviert. Deshalb solltest du die Möglichkeit haben, externe Dienstleister und Fremdfirmen einzubinden. Somit sorgst du für eine reibungslose Koordination und Zusammenarbeit. Alle beteiligten Parteien haben Zugang zu Informationen, wie z.B. zu Aufträgen und können Anfragen stellen, was die Koordination und Abwicklung von Aufträgen vereinfacht und Transparenz schafft.

Du denkst, das remberg XRM könnte die passende Lösung für dein Facility Management sein? Dann melde dich gerne – wir freuen uns!