Facility Management Software

Facility Management,
wie es sein sollte:
Modern, mobil & flexibel

Ob ausgefallene Klimaanlagen schnell repariert werden müssen oder die jährliche Wartung der Aufzüge ansteht: Mit der remberg Asset Plattform lassen sich alle Instandhaltungsarbeiten in Gebäuden & Einrichtungen einfach planen, zuordnen und durchführen. Mit dem Asset Copilot diagnostizierst du Störungsursachen und hast sofortigen Zugriff auf Lösungsvorschläge.

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Erfahre, warum andere Unternehmen uns vertrauen:

Unsere Kunden

Reduzierung der Instandhaltungskosten

Ressourcen werden optimal genutzt und unnötige Kosten vermieden

Erhöhung der Assetverfügbarkeit

Durch strukturierte Wartungsprozesse und verbessertes Wissensmanagement

Erhöhung der Erstlösungsrate vor Ort

Mit dem Asset Copilot greift dein Team jederzeit auf geballtes Expertenwissen zu

Das Problem

Du sollst mehr mit weniger erreichen.
Die Zahl der Arbeitsaufträge steigt, doch Ressourcen und Budget werden knapper.

Vorher
  • Überlastet: Steigende Arbeitsaufträge, aber begrenzte Ressourcen führen zu ineffizienten Prozessen und Frustration im Team
  • Veraltet: Alte Systeme und manuelle Abläufe verhindern schnelle Reaktionen auf Störfälle und führen zu kostspieligen Reparaturen
  • Intransparenz: Fehlende Informationen erschweren die Planung und erhöhen Ausfallzeiten
Pfeil
Nachher
  • Effizient: Digitale Prozesse und schneller Zugriff ermöglichen es dir, mehr Aufträge zu bearbeiten
  • Modern: Intelligente Software ermöglicht dir eine proaktive Wartung und schnellere Reaktionen auf Störfälle
  • Transparent: Alle Informationen an einem Ort – bessere Planung, weniger Ausfallzeiten, geringere Kosten

Behalte jedes Asset über den gesamten Lifecycle im Blick

Erhalte einen 360° Blick über alle Anlagen und jedes Equipment in Gebäuden & Einrichtungen - einfach importiert aus deinem ERP & Co. In der jeweiligen digitalen Lebenslaufakte siehst du alle relevanten Aktivitäten und Vorgänge auf einen Blick. Mit dem Asset Copilot löst du technische Fragestellungen noch schneller und findest in Sekundenschnelle die passende Antwort.

Löse Störung effizient mit dem Asset Copilot

Stelle bei Störfällen technische Fragen direkt an den Asset Copilot, und erhalte sofort Antworten aus relevanten Dokumentationen und Berichten. Die KI liefert dir nicht nur eine präzise Antwort, sondern bezieht auch die Quellen und wichtige Textauszüge aus der Dokumentation ein. So kannst du schnelle und fundierte Entscheidungen treffen, ohne auf manuelle Suche angewiesen zu sein.

Vermeide Ausfälle durch vorbeugende Wartung

Erstelle mit wenigen Klicks präzise, regelbasierte Wartungspläne für jedes deiner Assets. Lass dich von der Software proaktiv über anstehende Wartungsarbeiten informieren und weise deinem technischen Team mühelos Arbeitsaufträge zu - oder lass diese automatisch und wiederholend, z.B. nach Tagen, Wochen oder Monaten erstellen.

Reduziere den Verwaltungsaufwand und halte Vorschriften ein

Verwaltung und Dokumentation können im Facility Management viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit den Checklisten & Formularen digitalisierst du jedes Papierdokument und sparst damit großen Verwaltungsaufwand. Ob DGUV-Inspektionen oder Wartungsprotokolle - alles wird digital und zentral erfasst und kann auch mobil bearbeitet werden. So bist du jederzeit auditfähig.

Koordiniere externe Partner effizient & sorge für nahtlose Abläufe

Im Gebäudemanagement ist externes Partnermanagement oft ein entscheidender Faktor für den reibungslosen Betrieb. Greife mit dem Partner, Lieferanten & Portal der remberg Asset Plattform auf alle relevanten Daten, Aufgaben und Kommunikationsprozesse zu, wodurch die Zusammenarbeit effizienter verläuft.

Verbinde dein IT-System durch Schnittstellen & APIs

Erspare dir das Hin und Her zwischen verschiedenen Tools wie z.B. ERP-, DMS- oder CRM-Systeme. Synchronisiere alles Wichtige mit der remberg Asset Plattform und lass Informationen über APIs oder automatische CSV Imports übertragen.

Vertraue auf höchsten Datenschutz & IT-Sicherheit

Deine Daten und dein Vertrauen haben bei uns höchste Priorität. Die remberg Asset Plattform setzt beim Hosting auf ein deutsches Hochsicherheits-Rechenzentrum, das ISO/IEC 27001 zertifiziert ist und den höchsten C5 Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfüllt. Zusätzlich Sicherheit bietet remberg mit Sicherheitsmechanismen wie Passwortänderungszyklen und 2FA.

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Facility Management Software

Mit remberg XRM als Software für Facility Management und Gebäudemanagement hast du jederzeit den Überblick über Gebäude, Anlagen, Einrichtungen und Geräte.

Plane deine Instandhaltung mit wenigen Klicks, melde Störungen zentral und behalte mit der digitalen Plantafel den Überblick über alle Kapazitäten.

Vergebe Arbeitsaufträge mit einem Klick und nutze digitalisierte Dokumente und Formulare unterwegs – auch offline. Erhöhe die Lebensdauer deiner Anlagen, behebe Störungen so effizient und schnell wie nie zuvor und sei stets auf alle Audits und Prüfungen vorbereitet. Mit dem remberg XRM hast du deine Instandhaltung mit einer einfach zu bedienenden Cloud-Software voll im Griff!

Einkaufsführer

Einkaufsführer Facility Management Software

Die Auswahl der richtigen Software ist nicht immer einfach. Gerade bei Facility Management Software ist nicht immer auf den ersten Blick klar, welche Funktionen man aktuell und in Zukunft benötigt, wie die konkreten Schritte eines Auswahlprozesses aussehen und welche Stolpersteine es zu beachten gilt. Aus diesem Grund haben wir hier eine kurze Checkliste der Punkte zusammengestellt, die es zu beachten gilt.

1. Bedarfsanalyse

Hier hilft es, sich einen Überblick über die vielen Facetten deines Facility Managements zu verschaffen. Facility Management ist ein weites Feld mit vielen unterschiedlichen Disziplinen. Softwareanbieter haben meist unterschiedliche Schwerpunkte auf Seiten der Prozesse, die digital abgebildet werden. Im remberg XRM liegt dieser auf dem technischen Facility Management – also der (vorbeugenden) Instandhaltung, Wartung, Inspektionen und Prüfungen, während andere Lösungen z.B. den Fokus auf das Bestands- oder Flächenmanagement legen. Wie die Tabelle unten sehr gut zeigt, besteht neben dem technischen FM noch das infrastrukturelle FM und das kaufmännische FM. Auch für diese Bereiche gibt es spezielle Softwarelösungen.

Die folgende Auflistung hilft, den eigenen Bedarf an Funktionen zu sortieren und benötigte Themenfelder zu selektieren.

Facility Management Bereiche

Technisches Facility Management:

  • Instandhaltung / Instandsetzung
  • Technisches Qualitätsmanagement
  • Wartung/Inspektion
  • Schadstoffsanierung
  • Sicherheitstechnik
  • Gebäudetechnik
  • Telekommunikationstechnik

Infrastrukturelles FM:

  • Hausmeister- und Winterdienste
  • Pflege der Außenanlagen und Spielplätze
  • Baumanagement
  • Conciergedienste und Parkraumbewachung
  • Umzugsdienste und Kiezhelfer
  • Sicherheitsdienstleistungen
  • Reinigungsdienstleistungen

Kaufmännisches FM:

  • Bestandsmanagement (Wohnungen und Gewerbe
  • Vergabe- und Beschaffungsmanagement
  • Vertragsmanagement und Contracting
  • Betriebskostenabrechnung
  • Flächenmanagement
  • Versicherungswesen
  • Forderungsmanagement
  • Budget- und Investitionsplanung
  • Controlling
  • Rechnungswesen

Natürlich gibt es auch Facility Management-Software, die alle Prozesse von A bis Z abdeckt. Diese ist jedoch in der Regel sowohl technisch komplex als auch preislich auf einem hohen Niveau, da sie viele unterschiedliche Nutzer, Prozesse und Funktionen vereint. Nicht umsonst beklagen viele Anwender im GEFMA Luenendonk CAFM Software Trendreport 2023 als einen der größten Nachteile die extrem langen Einführungszeiten von CAFM- und Facility-Management-Software, die durchaus im Bereich von mehreren Jahren liegen können.

2. Marktforschung

Nutze Suchmaschinen wie Google, Kundenbewertungen auf Plattformen wie Capterra, SoftGuide oder trusted und besuche Branchenveranstaltungen wie von der GEFMA, um dir ein umfassendes Bild von den verfügbaren Optionen zu machen. Persönliche Empfehlungen können ebenfalls hilfreich sein.

3. Kostenanalyse

Nachdem du eine engere Auswahl von FM-Software getroffen hast, solltest du Überlegungen zum konkreten Einsparpotenzial anstellen. Dies dient nicht nur als Grundlage für die Preisverhandlungen mit den Anbietern, sondern auch als internes Argumentationsmittel für die Software.

Ein gutes Beispiel dafür hat Matthias Mosig, Head of Digital Transition bei der TÜV SÜD Advimo GmbH, im Webinar “Wirtschaftlichkeit von CAFM Systemen im Immobilien- und Facility Management“ erstellt.

4. Produkt-Demos und Testversionen

Um einen realistischen Eindruck von der Software zu bekommen, solltest du mindestens 2-3 Wochen die Software selber testen. Deshalb sollte der Software-Anbieter dir Produkt-Demos, Testversionen oder Proof-of-Concepts ermöglichen. Innerhalb dieser Probezeit kannst du dann die Software testen und sehen, ob deine Mitarbeitenden damit gut zurechtkommen, sie in Sachen Benutzerfreundlichkeit und anderen Punkten deinen Anforderungen entspricht. 

5. Implementierungs- und Supportoptionen

Die Einführung einer Facility Management Software ist ein Projekt, das schon im Voraus gut durchdacht werden muss. Du möchtest dir unangenehme Überraschungen und ausufernde Kosten ersparen. Einer der ersten Schritte dazu ist bereits die Produktdemo und Testversion – denn hier kannst du bereits abschätzen, wie die Zusammenarbeit mit dem Anbieter abläuft und wie hoch der konkrete Aufwand für die Implementierung sein wird. 

Weitere, wichtige Faktoren ist die Form der Software-Bereitstellung. Soll sie auf einzelnen Desktop-PCs installiert oder kann sie in der Cloud genutzt werden? Inwieweit muss die eigene IT involviert sein?

Darüber hinaus sind die Supportmöglichkeiten sehr wichtig. Wie gut ist der Kundenservice des Anbieters erreichbar? Werden Fragen ausführlich beantwortet? Wie schnell sind die Reaktionszeiten? Kommt man auch menschlich gut miteinander aus? Kannst du dir vorstellen, über einen längeren Zeitraum (im besten Fall über die nächsten Jahre) mit dem Anbieter zusammenzuarbeiten? 

6. Vertragsverhandlungen

Hast du dich für eine Software entschieden, steht die Vertragsverhandlung an. Achte auf die Vertragsbedingungen, insbesondere auf Laufzeit, Kündigungsfristen und den genauen Leistungsumfang. Scheue nicht zu verhandeln, um das bestmögliche Angebot zu erhalten.

7. Implementierung und Schulung

Ein guter Anbieter erstellt mit dir einen Implementierungs- und Schulungsfahrplan, in dem ihr gemeinsam Ziele vereinbart und verbindlich darauf hinarbeitet. Dies hilft dir, einen genauen Überblick über das gesamte Projekt zu bekommen, Verantwortlichkeiten und Fristen festzulegen und die Roadmap auch intern zu kommunizieren.

Wir wissen, dass es bei der Vielfalt der verschiedenen Lösungen im Bereich von Facility-Management-Software nicht immer einfach ist, fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir möchten dir deshalb anbieten, unverbindlich über deinen Bedarf zu sprechen und zeigen dir in einem ersten Termin gerne die Funktionen des remberg XRMs. Wir freuen uns auf dich!

Wichtige Funktionen

7 wichtige Funktionen moderner Facility Management Software

Zu lange hat man im Facility Management auf papierbasierte Prozesse oder veraltete Software gesetzt. Aber die Zeiten ändern sich: Hier findest du 7 wichtige Funktionen, die eine Facility Management Software heutzutage haben muss, um deinen Betrieb reibungsloser, transparenter und effizienter zu gestalten. 

Transparenz über Gebäude und Einrichtungen 

Mit einer modernen Facility Management Software behältst du stets den Überblick über sämtliche Gebäude, Einrichtungen und Ausstattungen. Alle relevanten Daten, Aktivitäten und Dokumente zu jeder Ressource werden in einer digitalen Lebenslaufakte gespeichert und sind zentral zugänglich. Dies eliminiert den Bedarf an papierbasierten Akten und unübersichtlichen Dateiablagen.

Übersichtliche Wartungs- und Inspektionspläne 

Die Software ermöglicht es, mit wenigen Klicks Wartungs- und Inspektionspläne für jedes Asset zu erstellen, von Heizungsanlagen bis hin zu Sicherheitseinrichtungen. Alle Wartungspläne sind nahtlos in die Software integriert, was die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen vereinfacht.

Digitale Protokolle und Checklisten

Berichte, Protokolle und Checklisten können direkt vor Ort auf einem Tablet oder Smartphone ausgefüllt und gespeichert werden. Alle Dokumente sind sicher in der Cloud gespeichert und auch offline verfügbar. Die Software sollte es deinen Teams auch unbedingt ermöglichen, auf die Formulare offline zuzugreifen. 

Einsatzplanung und Arbeitsaufträge

Sämtliche Anfragen und Arbeitsaufträge, sei es durch Nutzer*innen oder automatische Systeme generiert, werden an einer zentralen Stelle gesammelt und in einer Plantafel zugewiesen. Dies erleichtert die Koordination und Bearbeitung von Aufgaben und sorgt für eine effiziente Arbeitsweise.

Mobile Störfallmeldungen

Störfälle können direkt vor Ort über mobile Endgeräte gemeldet werden, inklusive zusätzlicher Informationen durch Fotos, Videos oder Sprachnotizen. Diese Meldungen fließen in ein zentrales Ticket-System ein. So stellst du sicher, dass alle Aufträge übersichtlich bearbeitet werden.

Scan-Funktion für schnelle Datenerfassung 

Moderne Facility Management Software bietet mobile Scan-Funktionen für Barcodes und QR-Codes, um das Erfassen von Informationen und Dokumenten zu vereinfachen. Damit können Geräte und Anlagen einfach und schnell identifiziert und alle zugehörigen Daten abgerufen werden.

Portal für externe Dienstleister und Fremdfirmen

Im Facility Management sind viele verschiedene Parteien involviert. Deshalb solltest du die Möglichkeit haben, externe Dienstleister und Fremdfirmen einzubinden. Somit sorgst du für eine reibungslose Koordination und Zusammenarbeit. Alle beteiligten Parteien haben Zugang zu Informationen, wie z.B. zu Aufträgen und können Anfragen stellen, was die Koordination und Abwicklung von Aufträgen vereinfacht und Transparenz schafft.

Du denkst, das remberg XRM könnte die passende Lösung für dein Facility Management sein? Dann melde dich gerne – wir freuen uns!

Gebäudemanagement-Software

Was ist der Unterschied zwischen Facility Management und Gebäudemanagement?

Vielleicht fragst du dich: „Ist das nicht das Gleiche?“ Nicht ganz! Das Gebäudemanagement konzentriert sich auf die laufende Verwaltung und den Betrieb von Gebäuden. Es umfasst alles von der Wartung bis zur Energieeffizienz, immer mit Blick auf die Nutzung. Das Facility Management dagegen nimmt sich des gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes an – von der Planung über den Bau bis hin zum Abriss. Es ist also die große Schwester, die sich um den kompletten Lebensweg kümmert.

Die Zukunft von Gebäudemanagement Software

In der Zukunft wird Gebäudemanagement Software zunehmend durch generative KI unterstützt werden, die automatisch Handbücher und Anleitungen durchforstet und so Techniker*innen bei der Behebung von Störungen unterstützt. Diese intelligenten Systeme erleichtern auch das Ausfüllen wichtiger Dokumentationen und sorgen so für eine noch effizientere Verwaltung. Solche Innovationen versprechen eine Revolution in der Art und Weise, wie Gebäude verwaltet und instand gehalten werden.

Moderne Software für Gebäudemanagement bietet zahlreiche Vorteile: Sie vereinfacht komplexe Prozesse, erhöht die Effizienz und trägt zur Kostensenkung bei, während sie gleichzeitig Compliance gewährleistet und zur Nachhaltigkeit beiträgt.

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