Reparaturauftrag – Worauf es ankommt & Vorlage

Wenn Maschinen und Anlagen oft jahrzehntelang in Betrieb sind, ist der Zeitpunkt einer Reparatur von entscheidender Bedeutung: Denn es geht nicht nur um die technische Instandsetzung, sondern auch um die Aufrechterhaltung einer gesunden Kundenbeziehung!

Wenn du es richtig machst, kannst du in solchen Momenten dein Engagement und Können unter Beweis stellen. Du zeigst, dass dein Service nicht nur auf dem Papier oder in irgendwelchen Serviceverträgen existiert, sondern dass du auch in der Praxis eine schnelle, professionelle und kulante Lösung bietest und vor allen Dingen auch dann zur Stelle bist, wenn es darauf ankommt.

Reparaturauftrag: Definition

Ein Reparaturauftrag in der Industrie ist eine formelle Anfrage oder Vereinbarung zwischen einem Kunden und einem Dienstleister, in der die spezifischen Bedingungen und Erwartungen für die Reparatur und Instandhaltung von industriellen Maschinen, Anlagen oder Ausrüstungen festgelegt werden. Der Auftrag enthält in der Regel Details wie Art und Umfang der Reparatur, die betroffenen Geräte, den Zeitrahmen für die Durchführung, die Kosten sowie spezifische Anforderungen oder Richtlinien, die während des Reparaturprozesses zu befolgen sind.

In diesem Zusammenhang solltest du einen Reparaturauftrag nicht nur als einfaches Papierdokument sehen, sondern als einen wesentlichen und kritischen Bestandteil deiner Kundenbeziehung und im Servicemanagement betrachten. Er stellt eine verbindliche Zusage dar, die sowohl technisches Fachwissen als auch eine Verpflichtung zu Qualität und Kundenzufriedenheit beinhaltet. Der Auftrag ist somit ein Schlüsselelement im Serviceprozess, das Transparenz und Vertrauen zwischen Dienstleister und Kunde schafft.

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5 wichtige Punkte bei Reparaturaufträgen

Die effektive Annahme von Reparaturaufträgen ist das Herzstück eines erstklassigen Kundenservices. Außerdem kommt es auf weitere Schlüsselaspekte an, um Missverständnisse zu vermeiden. 

Schnelle Annahme: Ein Reparaturauftrag muss schnell und effizient angenommen werden. Eine schnelle Reaktionszeit ist nicht nur ein Zeichen von Effizienz, sondern auch von Wertschätzung gegenüber dem Kunden.

Kulanz in der Abwicklung: Ein kulanter Umgang mit Kundenanliegen kann oft den Unterschied zwischen einem zufriedenen und einem enttäuschten Kunden ausmachen. Kulanz kann die Kundenbindung fördern und Geschäftsbeziehungen stabilisieren. 

Präzision in der Datenerfassung: Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur abschließenden Reparatur sollte jede Information präzise und fehlerfrei erfasst werden, um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Professionalität in jeder Interaktion: Ob digital oder persönlich, jeder Berührungspunkt mit dem Kunden sollte von Professionalität geprägt sein. Ein durchgängig professioneller Auftritt stärkt das Vertrauen und die Beziehung zum Kunden.

Transparenz und Fehlerfreiheit: Klare Kommunikation und Tippfehler-freie Formulare sind unerlässlich. Dies gilt für alle Dokumente und Arbeitsanweisungen und Mitteilungen.

Das gehört in einen Reparaturauftrag

Um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und für jeden transparent und nachvollziehbar ist, solltest du folgende Punkte berücksichtigen:

Anschrift und Datum: 

• Jeder Reparaturauftrag beginnt mit der Anschrift des ausführenden Unternehmens und dem Datum der Ausstellung.

Kundendaten:

• Kunde: Vollständiger Name des Kunden oder der Firma.
• Kundenadresse: Adresse, unter der der Kunde registriert ist.
• Ansprechpartner beim Kunden: Name und Kontaktdaten der Person, die für den Auftrag verantwortlich ist.
• Rechnungsadresse: Falls abweichend von der Kundenadresse, die Adresse für die Rechnungsstellung.

Auftragsdaten:

• Techniker: Name des Technikers, der für die Reparatur zuständig ist.
• Standort des Gerätes: Ort, an dem sich das zu reparierende Gerät befindet.
• Anlagentyp / Anlagennummer: Spezifische Bezeichnung oder Nummer der Anlage.
• Betriebsstunden: Die Anzahl der Betriebsstunden der Anlage bis zum Reparaturzeitpunkt.
• Station zur Identifikation: Spezifischer Ort oder Teil der Anlage, der identifiziert wurde.
• Garantieauftrag: Feststellung, ob die Reparatur unter die Garantie fällt.

Auszuführende Reparaturarbeiten:

• Fehlernummer gemäß der technischen Dokumentation wenn vorhanden
• Kommentar: Detaillierte Beschreibung der durchgeführten Prüfungen und Feststellunge
• Priorität der Reparatur: Angabe, wie dringlich die Reparatur ist.

Ersatzteile:

• Verbaute Ersatzteile: Liste der Ersatzteile, die verwendet wurden.
• Artikelnummer: Artikelnummern aus den Ersatzteil-Stammdaten.
• Entnahmestelle der Ersatzteile: Wo die Ersatzteile entnommen wurden.

Reise- & Arbeitszeiten:

• Startdatum: Beginn der Reparatur.
• Enddatum: Abschluss der Reparatur.
• Dauer: Gesamtdauer der Reparatur.
• Verantwortlicher Techniker: Name des Technikers, der die Arbeiten durchgeführt hat.

Sonstige Kosten: 

• Alle weiteren anfallenden Kosten, die nicht direkt mit den Ersatzteilen oder der Arbeitszeit zusammenhängen.

Allgemeine Hinweise und weitere Informationen:

• Platz für zusätzliche Anmerkungen oder spezielle Hinweise.

Unterschriften:

• Verantwortlicher / Zuständiger Techniker: Unterschrift des durchführenden Technikers.
• Kunde: Unterschrift des Kunden oder des autorisierten Vertreters zur Bestätigung der ausgeführten Arbeiten.

Hier findest du ein Beispiel eines Reparaturauftrags:

Reparaturauftrag – Vorlage

Hier kannst du eine Vorlage eines Reparaturauftrages herunterladen und selbst an deine Bedürfnisse anpassen.

Deine Reparaturabwicklung digitalisiert

Die Digitalisierung der Reparaturabwicklung ist ein entscheidender Schritt in Richtung Effizienz und Kundenorientierung. Mit dem remberg XRM System kannst du den Prozess von der ersten Reparaturanfrage bis zum Abschluss digitalisieren und optimieren. 

So sieht die Reparaturabwicklung im remberg XRM aus: 

Erfasse alle Störungsmeldungen: Von Anfang an werden Störungsmeldungen, ob per E-Mail, Telefon oder Portal, digital erfasst. Dies ermöglicht eine sofortige und strukturierte Erfassung des Problems. Außerdem ist jede Meldung direkt zur defekten Maschine, Anlage oder dem Equipment zugeordnet und du hast mit der digitalen Lebenslaufakte sofort den vollen Überblick.

Sammle alle Reparaturaufträge: Mit remberg XRM läuft jede Meldung in einem zentralen Ticketsystem ein. So behältst du den Überblick über alle Vorfälle und stellst sicher, dass keine Anfrage unbeachtet bleibt. Außerdem wird die Priorisierung von Aufgaben dadurch erheblich vereinfacht.

Plane deine Resourcen und Einsätze: Die Zuweisung von Techniker*innen zu bestimmten Aufgaben erfolgt über eine digitale Plantafel. Dort kannst du dein Team nach Verfügbarkeit und Fachkenntnis effizient einplanen und zuweisen – zum Beispiel einen Elektriker für spezielle Einsätze.

Erstelle Arbeitsaufträge: Arbeitsaufträge werden digital erstellt und enthalten alle notwendigen Details, so dass die Techniker*innen alle relevanten Informationen sofort zur Hand haben. Damit erhöhst du die Übersichtlichkeit und Effizienz bei der Auftragsabwicklung.

Nutze digitale Berichte und Formulare: Die Erstellung und Anpassung von Reparaturaufträgen wird durch Berichte und Formulare im remberg XRM komplett digitalisiert. Die Formulare kannst du komplett an deine Bedürfnisse anpassen. Danach kannst du auf Papier vollständig verzichten – deine Teams füllen die Reparaturaufträge einfach über Smartphones oder Tablets aus, und das sogar dann, wenn mal keine aktive Internetverbindung bestehen sollte.

Erfasse Ersatzteildaten präzise und digital: Neu verbaute Verbrauchs- oder Ersatzteile werden direkt im Reparaturauftrag erfasst. Damit stellst du sicher, dass alle Informationen korrekt und vollständig dokumentiert sind und die Genauigkeit bei der Bestellung und Verwendung von Ersatzteilen verbessert wird. Außerdem können deinen Kunden verfügbare Ersatzteile direkt angeboten werden.

Dokumentiere alles automatisch: Hier schließt sich der Kreis – nach erfolgreichem Einsatz kann dein Kunde den Reparaturauftrag auf dem Smartphone oder Tablet unterschreiben. Die Kopie wird automatisch versendet und an weitere Bereiche, wie z.B. die Buchhaltung weitergeleitet. Außerdem ist die Reparatur in der digitalen Lebenslaufakte erfasst und du weißt auch noch Jahre später, wann und was an der jeweiligen Maschine oder Anlage gemacht wurde. 

Behalte den vollen Überblick: Mit den neuen Dashboard & Analysen im remberg XRM hast du die wichtigsten Prozesskennzahlen in deinem Service sofort im Blick. Dort siehst du sofort, welche Anlage, welches Gerät oder Equipment besonders Reparaturanfällig ist, wie lange es dauert, bis ein Reparaturauftrag abschlossen ist und weitere hilfreiche Metriken. Somit musst du dich bei wichtigen Entscheidungen weniger auf dein Bauchgefühl verlassen und kannst auch andere mit Metriken und Zahlen einfacher überzeugen.

Du siehst – mit dem remberg XRM wird dein gesamter Prozess rund um Reparaturen nicht nur effizienter, sondern vor allen Dingen auch transparenter für alle Beteiligten. Du hast die volle Gewissheit, alle Prozesse rund um die Reparaturabwicklung im Griff zu haben und kannst dich darauf verlassen, dass deine Kunden und Partner von deinem effizienten und professionellen Service begeistert sein werden!

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, zeigen wir dir gerne mehr in einem persönlichen Termin!