Asset Management Software: Alles, was du wissen musst

Du möchtest in eine Asset Management Software investieren, bist dir aber unsicher, welche die richtige für dein Unternehmen ist? 

Hier findest du die wichtigsten Punkte bei der Auswahl einer effektiven Lösung: Vom ganzheitlichen Management des Asset-Lebenszyklus bis hin zur Anpassung an deine individuellen Unternehmensanforderungen und der Auswahl benutzerfreundlicher und zukunftssicherer Software.

Das wichtigste zusammengefasst:

• Definition und Bedeutung: Asset Management umfasst die systematische Erfassung und Verwaltung aller Unternehmenswerte, sowohl des Anlage- als auch des Umlaufvermögens. Es umfasst eine breite Palette von Assets, von digitalen Gütern wie Software und Lizenzen bis hin zu physischen Assets wie Maschinen und Fahrzeugen.

• Asset-Lebenszyklus im Blick: Ein effektives Asset Management hat den gesamten Lebenszyklus eines Assets im Blick. Verschiedene Assets haben unterschiedliche Lebenszyklen, die von kurzen Zyklen bei IT-Geräten bis zu mehreren Jahrzehnten bei großen Industrie- und Produktionsanlagen reichen können. Bei allen Assets gilt es daher, nicht nur ein robustes und digitales Wissensmanagement aufzubauen, sondern auch die verbundenen Prozesse so effizient wie möglich aufzusetzen.

• Individuelle Geschäftsanforderungen: Unternehmen haben je nach Strategie unterschiedliche Anforderungen an ihre Assets. Diese reichen von Erhöhung der Zuverlässigkeit und Minimierung von Ausfallzeiten über Sicherheit bis hin zur Einhaltung von Compliance-Standards. Um diese Ziele zu erreichen, setzen große Unternehmen und Konzerne bisher Enterprise Asset Management Software ein, um Prozesse digital abzubilden.

• Asset Management Software für KMU: Für kleine und mittlere Unternehmen bietet sich XRM-Software (Extended Relationship Management Software) an – eine flexiblere und effizientere Lösung für das Asset Management. Sie ermöglicht die integrierte Verwaltung unterschiedlichster Asset-Typen und hilft, Medienbrüche und Ineffizienzen zu vermeiden.

• Auswahl der richtigen Software: Die Auswahl der richtigen Asset Management Software hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab. Wichtige Faktoren sind Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit, Integration von KI-Technologien und die Möglichkeit, spezifische Anforderungen wie Wartungsplanung und Anfragemanagement zu unterstützen.

Asset Management – was ist das?

Asset Management ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens, der weit über die bloße Verwaltung von Vermögenswerten hinausgeht. Es umfasst die systematische Erfassung und Verwaltung aller Unternehmenswerte, sowohl des Anlagevermögens als auch des Umlaufvermögens, und orientiert sich dabei an Standards wie der ISO 55001.

Aber was genau zählt als “Asset”? Das kann von physischen bis hin zu digitalen Gütern reichen:

Digitale Assets: 

In dieser Kategorie finden wir Software, Lizenzen, Verträge und digitale Medien wie Bilder und Videos. Obwohl sie nicht physisch greifbar sind, spielen sie eine zunehmend wichtige Rolle in der modernen Geschäftswelt.

Physische Assets:

• Maschinen & Equipment: Hierunter fallen eine Vielzahl von Assets, von großen Produktionsanlagen bis hin zu spezialisierter Medizintechnik.
• Energieanlagen & Systeme: Wichtige Assets wie Solaranlagen und Ladestationen, die für die Energieversorgung und die Nachhaltigkeit des Unternehmens unerlässlich sind.
• Gebäude & Anlagen: Dies umfasst Immobilien und deren Ausstattungen, einschließlich Aufzügen, Klima- und Heizungssystemen sowie Brandschutzeinrichtungen.
• Fahrzeuge & Mobile Assets: Die Palette reicht von der Fahrzeugflotte über Roboter bis hin zu automatisierten geführten Fahrzeugen (AGVs).
• Elektronik & IT-Assets: Hierzu zählen Laptops, PCs, Smartphones und kleinere IT-Geräte wie z.B. Kennzeichnungssysteme.

Umlaufvermögen: Nicht zu vergessen sind Ersatzteile, Vorräte und Verbrauchsmaterialien, die für den täglichen Betrieb unerlässlich sind und daher ebenfalls betrachtet werden müssen.

Insgesamt bietet Asset Management einen strukturierten Ansatz, um sicherzustellen, dass jedes Asset effizient genutzt und optimal verwaltet wird, was letztendlich zur Steigerung des Unternehmenswertes beiträgt.

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Von robusten Maschinen bis hin zu hochmoderner Technologie: Assets sind extrem vielfältig

Worauf es bei Assets ankommt 

Asset Management – also die Verwaltung von Maschinen, Anlagen, Geräten und Equipment – mag auf den ersten Blick einfach erscheinen, ist aber in Wirklichkeit eine komplexe und sehr individuelle Aufgabe. 

Warum ist das so? 

Es gibt zwei wesentliche Aspekte, die jedes Unternehmen berücksichtigen muss:

1. Blick auf den gesamten Lebenszyklus: Effektives Asset Management erfordert einen durchgängigen und schlüssigen Überblick über den gesamten Lebenszyklus eines Assets. Die Prozesse innerhalb des „Asset Management Life Cycle“ variieren je nach Art des Assets erheblich. So durchlaufen beispielsweise Laptops oder Smartphones den Lebenszyklus relativ schnell, oft mit häufigem Besitzerwechsel und einer Nutzungsdauer von maximal 5-10 Jahren. Im Gegensatz dazu können große Industrie-Assets wie spezialisierte Anlagen oder Maschinen über Jahrzehnte hinweg im Einsatz sein, was wiederum spezifische Anforderungen an die Gestaltung der Asset-Management-Prozesse stellt.

Ein typischer Asset-Management-Zyklus umfasst die Schritte
Planung, Beschaffung und Inbetriebnahme, Betrieb und Wartung sowie Stilllegung.

2. Individuelle Anforderungen: Die spezifischen Ziele und Anforderungen, die ein Unternehmen an seine Assets stellt, sind eng mit seiner Unternehmensstrategie verknüpft. So legt beispielsweise ein Betreiber von Ladestationen großen Wert auf die Zuverlässigkeit seiner Anlagen, um Ausfallzeiten zu minimieren. Andere Unternehmen fokussieren sich auf die Sicherheit ihrer Assets, etwa darauf, dass Firmenlaptops sicher sind und stets aktuelle Sicherheitsupdates erhalten. Bei der Nutzung großer Industriemaschinen steht oft die Maximierung der Lebensdauer und die Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs im Vordergrund, da Ausfallzeiten nicht nur kostspielig sind, sondern auch Neuanschaffungen erhebliche Investitionen erfordern können. Compliance ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt, besonders wenn es um die Einhaltung spezifischer Qualitätsmanagementstandards geht, die für bestimmte Assets gelten.

Der Wert eines Assets ergibt sich aus den Unternehmenszielen (Bild adaptiert aus DIN ISO 55001 -„Asset-Management Managementsysteme -Anforderungen“)

Diese unterschiedlichen Schwerpunkte beeinflussen die Gewichtung der Prozesse innerhalb des Asset Lifecycle. Es kann vorkommen, dass sich einige dieser Anforderungen widersprechen, was eine sorgfältige Abwägung und Ausbalancierung erfordert. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich im Vorfeld über die Ziele des Asset Managements im Klaren zu sein, da diese einen erheblichen Einfluss auf die Auswahl und Ausrichtung der geeigneten Asset Management Software haben.

Verschiedene Kategorien von Asset Management Software

Nun haben wir geklärt, warum die Konzepte des Asset Lifecycle und des Asset Managements so wichtig sind: Jedes Asset hat individuelle Anforderungen und jedes Unternehmen verfolgt spezifische (wenn auch ähnliche) Ziele. Diese Kombination führt zu unterschiedlichen Anforderungen an die Asset Management Software. Aus diesem Grund gibt es verschiedene Softwarekategorien, die auf bestimmte Asset-Typen und Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten:

IT Asset Management Software: Diese Kategorie konzentriert sich auf die Verwaltung von IT-bezogenen Assets wie Hardware (Computer, Server) und Softwarelizenzen. Sie hilft dabei, den Überblick über das IT-Inventar zu behalten, Compliance zu gewährleisten und die Gesamtbetriebskosten zu optimieren.

Software Asset Management: Eng verwandt mit dem IT Asset Management, konzentriert sich diese Kategorie speziell auf die Verwaltung und Optimierung der eingesetzten Softwarelizenzen und -abonnements. Es unterstützt Unternehmen dabei, Lizenzüberschreitungen zu vermeiden und Software-Investitionen effizient zu nutzen.

Digital Asset Management Software: Diese Software dient dazu, digitale Inhalte wie Bilder, Videos, Musikdateien und andere Medien zu organisieren, zu speichern und zugänglich zu machen. Sie ist besonders nützlich für große Marketing- und Kreativteams.

(Financial) Asset Management Software: Diese Software dient der Verwaltung von Finanzanlagen wie Aktien, Anleihen und anderen Wertpapieren. Diese Software hilft bei der Portfolioverwaltung, der Risikobewertung und der Optimierung der Anlagestrategie.

Enterprise Asset Management Software: Diese Kategorie bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung der physischen Vermögenswerte eines Unternehmens wie Maschinen, Fahrzeuge und Anlagen. Sie unterstützt die Wartungsplanung, das Lebenszyklusmanagement und die Kostenkontrolle.

Je nachdem, welches Asset für dein Unternehmen im Mittelpunkt steht, solltest du deine Suche nach einer passenden Software entsprechend den Kategorien anpassen und vertiefen. 

Die Auswahl der richtigen Software für das Management von digitalen Assets kann bei der Vielzahl der auf dem Markt verfügbaren Optionen schnell unübersichtlich werden. Plattformen wie Capterra oder G2 bieten hier gute Unterstützung. Diese Websites bieten umfassende Bewertungen und Vergleiche verschiedener Softwarelösungen, basierend auf Nutzerfeedback und detaillierten Produktinformationen. 

Hier wollen wir uns weiter darauf konzentrieren, wie physische Assets effektiv verwaltet werden können und welche Arten von Softwarelösungen dafür in Frage kommen.

Wie verwalte ich physische Assets?

Bisher gab es für Unternehmen im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, um sich dieser Herausforderung zu stellen und das Asset Management zu digitalisieren:

Spezielle Unternehmenssoftware: “Große” Enterprise Asset Management-Lösungen von Anbietern wie SAP oder IBM sind leistungsfähig, haben aber auch einige Nachteile. Sie sind oft sehr teuer und spezialisiert, ihre Implementierung kann Monate oder gar Jahre in Anspruch nehmen und sie lassen sich oft nur schwer an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Hinzu kommt, dass für die Implementierung, Konfiguration und Nutzung häufig externe Berater von IT-Systemhäusern benötigt werden. Solche Lösungen eignen sich daher eher für sehr große Unternehmen, deren Kerngeschäft direkt auf den Assets aufgebaut ist.

Excel, Access und selbstgebaute Lösungen: Kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über die Ressourcen von Konzernen und Großunternehmen verfügen, greifen aus Kosten- und Kapazitätsgründen bisher auf einfache Lösungen wie Excel zurück. Dabei werden die Assets in Excel-Listen oder Access-Datenbanken verwaltet – alle weiteren Prozesse im Asset-Lifecycle, wie die Inbetriebnahme oder die Wartungsplanung, werden dann mit anderen Tools und Anwendungen abgebildet. Für Arbeitsaufträge wird beispielsweise eine Word-Vorlage verwendet, für die Wartungsplanung ein Outlook-Kalender. Das kann allerdings zu Ineffizienzen und Herausforderungen führen.

Der Stand der Digitalisierung im Asset Management heute: Häufig wird noch mit Excel, Papier und in die Jahre gekommenen ERPs verarbeitet. 

Medienbrüche im Asset Management

Ein “Medienbruch” entsteht, wenn in einem Prozess zwischen verschiedenen Medien oder Systemen gewechselt werden muss. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Informationen von einem digitalen Medium in ein anderes übertragen werden müssen, z.B. von einem Excel- in ein Word-Dokument oder von einem Papierdokument in ein digitales System.

Medienbrüche sind problematisch, weil sie häufig manuelle Eingriffe erfordern, die zu Fehlern, Zeitverlust und Ineffizienz führen können. Jedes Mal, wenn Daten manuell übertragen oder neu eingegeben werden müssen, besteht die Gefahr von Fehlern, Inkonsistenzen und Verzögerungen. Darüber hinaus erhöhen Medienbrüche den Arbeitsaufwand und können die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen erschweren.

Im Asset Management sind Medienbrüche eine besondere Herausforderung, da sie die Genauigkeit und Effizienz aller nachgelagerten Prozesse stark beeinträchtigen. Im schlimmsten Fall werden deshalb wichtige Prüfungen vernachlässigt, Wartungen aufgeschoben oder Anfragen von Kunden vergessen. Daher ist die Integration von Prozessen in eine einheitliche Softwarelösung, die Medienbrüche minimiert, ein wichtiger Schritt zur Optimierung.

Asset Management Software für KMUs

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hat sich die Möglichkeit des Asset Managements in den letzten Jahren deutlich verbessert. Eine Schlüssellösung, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist XRM-Software (Anything- oder Extended-Relationship-Management-Software). Diese Systeme bieten eine flexible Alternative zu den traditionellen, oft starren Enterprise Asset Management Lösungen.

Was macht XRM-Software für KMUs so attraktiv?

Anpassungsfähigkeit: XRM-Systeme sind so konzipiert, dass sie sich an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens anpassen lassen. Das bedeutet, dass sie maßgeschneidert werden können, um die speziellen Herausforderungen und Anforderungen von KMU zu erfüllen.

Integration unterschiedlicher Prozesse: Ein XRM ermöglicht es, die verschiedenen Aspekte des Asset Managements – von der Beschaffung über die Wartung bis hin zur Stillegung oder Entsorgung – in einer einzigen integrierten Lösung zu verwalten. Dies führt zu einer ganzheitlicheren Verwaltung.

Vermeidung von Medienbrüchen: Durch die Integration aller relevanten Prozesse in einer Software werden Medienbrüche vermieden. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen, die häufig auftreten, wenn Informationen zwischen verschiedenen Systemen oder Formaten übertragen werden müssen.

Prozesse optimieren: XRM-Software hilft, Prozesse zu optimieren, indem sie Automatisierung und verbesserte Datenflüsse ermöglicht. Dies führt zu einer effizienteren Verwaltung, spart Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

Effizienz und Effektivität: Insgesamt ermöglicht eine XRM-Lösung eine effizientere und effektivere Verwaltung physischer Vermögenswerte. Für KMUs bedeutet dies eine bessere Nutzung ihrer Ressourcen, eine Steigerung der Produktivität und letztendlich eine Verbesserung des Betriebsergebnisses.

Eine XRM-Software stellt eine leistungsstarke und gleichzeitig flexible Lösung für das Asset Management in kleinen und mittleren Unternehmen dar. Sie bietet dir die Möglichkeit, alle Prozesse rund um deine Assets zu vereinfachen, zu integrieren und zu optimieren, was zu einer erheblichen Steigerung der Gesamteffizienz führen kann.

Ist das remberg XRM die richtige Asset Management Software für mich?

Wenn du dich fragst, ob das remberg XRM-System die richtige Lösung für dich ist, dann überlege, ob die folgenden Punkte auf deine Situation zutreffen:

Du suchst eine Alternative zur traditionellen und schwergewichtigen Enterprise Management Software: Wenn du findest, dass herkömmliche Lösungen zu komplex, zu teuer und zu unflexibel sind, könnte remberg XRM eine passende Alternative sein.

Du möchtest eine moderne, zukunftssichere Software: Wenn du Wert darauf legst, eine Software zu nutzen, die auch in Zukunft deinen Anforderungen gerecht wird und mit deinem Unternehmen wächst, könnte remberg XRM eine gute Wahl sein.

Du bist offen für Effizienzsteigerungen durch generative KI: Wenn du das Potenzial von generativer KI erkennst und bereit bist, diese Technologie zu nutzen – beispielsweise beim automatisierten Ausfüllen von Berichten oder dem Zusammenfassen von Kundenanfragen – ermöglicht dir das remberg XRM den schnellsten Einstieg.

Du bevorzugst Cloud-Software: Wenn du keine Lust mehr auf ständige Updates oder das Hinzuziehen von internen oder externen IT-Experten hast, bietet eine Cloud-Lösung wie das remberg XRM eine bequeme und kosteneffiziente Alternative.

Dir ist Benutzerfreundlichkeit wichtig: Wenn du eine Software suchst, die einfach zu bedienen ist, auch vom Smartphone und Tablet funktioniert und für die keine langwierigen Schulungen notwendig sind, könnte das remberg XRM deinen Bedürfnissen entsprechen.

Du legst den Fokus auf Service oder vorbeugende Instandhaltung deiner Assets: remberg XRM bietet spezielle Funktionalitäten für eine zuverlässige Wartungsplanung, digitale Lebenslaufakten für jede Maschine, Anlagen & Equipment sowie ein übersichtliches Anfragemanagement.

Dir ist persönlicher Kundenservice wichtig: Wenn du Wert auf einen Kundenservice legst, der offen für deine Ideen zur Produktverbesserung ist, kann das remberg XRM deinen Ansprüchen gerecht werden.

Wenn du die meisten oder alle Fragen mit „Ja“ beantworten kannst, dann scheint das remberg XRM-System eine geeignete Asset Management Software für deine Bedürfnisse zu sein. Wenn du mehr erfahren möchtest, kannst du unter „Produkt entdecken“ eine interaktive Produkttour des remberg XRMs ansehen – und natürlich zeigen wir dir gerne auch mehr in einer individuellen Demo!