Wartungsplan: Von der Excel-Vorlage bis zur Cloud-Software

Wartungsplan in Excel, traditioneller Software oder in der Cloud?

Die effiziente Verwaltung von Wartungsplänen ist in jedem Unternehmen entscheidend. Egal, ob du einen Fuhrpark oder Produktionsanlagen warten musst – eine gut organisierte Wartungsplanung kann kostspielige Ausfälle verhindern und die Lebensdauer deiner Maschinen, Anlagen, Equipment oder Fahrzeuge verlängern.

Du möchtest deine Wartungsplanung digitalisieren? Dann sind die Wartungspläne im remberg XRM das richtige für dich!

Bevor wir direkt zu den Wartungsplan-Vorlagen und Software-Tipps springen, klären wir die verschiedenen Ansätze, die von kostenlosen Excel-Vorlagen bis hin zur hochmodernen Cloud-Software reichen. Soviel vorab: Im professionellen Umfeld sollte man auf jeden Fall auf eine Software setzen. Ob diese lokal auf Desktops installiert oder aus der Cloud bereitgestellt wird, hängt von deinen konkreten Bedürfnissen ab.

Wartungsplanung in Excel oder Software?

Auch wenn die Kosten für Softwarelösungen auf den ersten Blick höher sind als einfache Excel-Vorlagen, relativieren sie sich schnell durch die höhere Effizienz der automatisierten Prozesse.

„Aber wir haben aber keine Zeit, eine Software für die Instandhaltungsplanung einzuführen!”

Natürlich ist eine Softwareeinführung mit Aufwand verbunden, aber auf lange Sicht zahlt sich das aus – sowohl in finanzieller als auch in zeitlicher Hinsicht. Sonst findest du dich schnell in einem Teufelskreis: Die Instandhaltungsarbeit wird komplizierter, Wartungsrückstände häufen sich und ohne Software wird es nur noch schwieriger, sich die nötige Zeit zu schaffen, um diese aufzuholen.

Ein Teufelskreis: Die manuelle Datenpflege von Wartungsplänen in Excel kostet viel Zeit, so dass man die Einführung von Software gar nicht in Erwägung zieht. (Bild: remberg)

Unterschied zwischen On-Premise und Cloud-Software

Ob On-Premise (zu deutsch “lokal installierte Software“) oder Cloud, hängt von deinen Anforderungen und Ressourcen ab.

Beide Modelle haben Vor- und Nachteile:

Standort der Software

• On-Premise: Bei On-Premise-Software wird die Anwendung auf deinen Servern und Systemen installiert und betrieben. Deshalb musst du dich selbst um die physische Infrastruktur, einschließlich der Hardware und dem Netzwerk kümmern.
• Cloud: Cloud-Software wird auf Servern in entfernten Rechenzentren betrieben und über das Internet bereitgestellt. Du greifst auf die Software zu, ohne dir Gedanken um die Verwaltung der zugrunde liegenden Infrastruktur machen zu müssen.

Investitionen und Kosten

• On-Premise: Anschaffungs- und Betriebskosten sind langfristig gesehen meist höher, da du Hardware kaufen, warten und aktualisieren musst. Weitere Lizenzkosten und Wartungsverträge können anfallen, die nicht nur die Software betreffen.
• Cloud: Cloud-Software verwendet meist ein Abonnement-Modell, bei dem du in der Regel monatliche oder jährliche Gebühren zahlst. Das kann anfängliche Kosten senken, ist aber eine langfristige Investition. Weiterhin wird Cloud-Software in der Regel kontinuierlich aktualisiert und um wichtige Funktionen erweitert, die den Anwendern dann ohne Zusatzkosten zur Verfügung gestellt wird.

Zugänglichkeit und Flexibilität

• On-Premise: Traditionelle Software ist normalerweise nur von den physischen Standorten, also von den Desktop-PCs aus zugänglich, an denen sie installiert ist. Das kann die Flexibilität bei der Arbeit von verschiedenen Orten aus einschränken.
• Cloud: Moderne Cloud-Software kann praktisch von jedem Ort mit Internetzugang aus verwendet werden, was die Flexibilität und Möglichkeit von Remote-Arbeit fördert.

Mehr Infos in unserem E-Book: 8 Gründe, warum kein Weg an der Cloud vorbei führt

Excel: Kostenlose Vorlagen für den Wartungsplan

Du suchst nach einer einfachen Lösung und musst nur einzelne Maschinen, Fahrzeuge, Anlagen oder Geräte verwalten? Dann sind kostenlose Excel-Vorlagen die perfekte Option. Vorlagen bieten eine einfache Möglichkeit, deine Wartungsaktivitäten zu dokumentieren und zu planen. Sie eignen sich besonders für Privatanwender oder Kleinstbetriebe mit unter 10 Mitarbeitern, die ein begrenztes Budget haben.

Vorteile:

• Kostenfrei und leicht verfügbar
• Einfache Anpassung an individuelle Bedürfnisse
• Geeignet für den Einsatz in Kleinstbetrieben

Nachteile:

• Begrenzte Skalierbarkeit und Funktionsumfang
• Hoher manueller Aufwand für die Datenpflege
• Keine automatische Benachrichtigungsfunktionen

Download: Wartungsplaner für Excel

Zur Excel-Vorlage
Preis: Kostenlos
Nutzergruppe: Private Nutzung, Kleinstbetriebe
Letztes Update: August 2020

Für den Einstieg in die Wartungsplanung eignet sich der kostenlose Wartungsplaner für Excel. (Bild: Wartungsplaner für Excel)

Excel: Wartungsplaner mit erweitertem Funktionsumfang

Für kleine Unternehmen, die etwas mehr Funktionalität benötigen und einen strukturierten Ansatz zur Wartungsplanverwaltung suchen, bieten Excel-Vorlagen mit erweitertem Funktionsumfang eine optimale Lösung. Diese Vorlagen ermöglichen eine detailliertere Planung und Überwachung der Instandhaltung.

Vorteile:

• Erweiterte Funktionen zur besseren Planung und Verfolgung
• Anpassbar an die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen
• Kostenersparnis im Vergleich zu spezieller Software

Nachteile:

• Begrenzte Automatisierungsfunktionen
• Nicht geeignet für größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen
• Fehlende Integration in Unternehmenssysteme

Download: SEK Wartungsplaner

Zur Excel-Vorlage
Preis: einmalig 59,90 EUR
Nutzergruppe: Private Nutzung, Kleinstbetriebe
Letztes Update: Juni 2018

Der Wartungsplaner von SEK Software ist eine hervorragende Lösung für kleinere Betriebe aller Branchen. YouTube: Demonstration der Funktionen. (Bild: Software-excel.de)

Software: Wartungsplanung mit lokal installierter Software

Wenn dein Unternehmen wächst und die Anzahl der zu wartenden Maschinen oder Anlagen steigt, solltest du über den Einsatz von spezialisierter Wartungsplanungssoftware nachdenken. Lokal installierte Software (auf englisch: “on-premise”) ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die eine zuverlässige Wartungsplanung benötigen.

Vorteile:

• Umfangreiche Funktionen für komplexe Wartungsanforderungen
• Übersichtliche und strukturierte Oberfläche
• Möglichkeit zur Integration mit anderen Geschäftsanwendungen

Nachteile:

• Einmalige Lizenzkosten und evtl. Gebühren für zusätzliche Module
• Erfordert IT-Infrastruktur für die Installation und Wartung vor Ort
• Begrenzte mobile Funktionen, da ursprünglich für den Desktop-Einsatz konzipiert

Link: Wartungsplaner Software der HOPPE Unternehmensberatung

Zur Software
Preis: Starter-Lizenz 195 EUR, erweiterbar durch zusätzliche Lizenzen und Module
Nutzergruppe: Kleinstbetriebe, KMUs
Letztes Update: 2023

Der Wartungsplaner der HOPPE Unternehmensberatung ist bei zahlreichen Unternehmen in Deutschland im Einsatz und eine solide Lösung für Kleinstbetriebe und KMUs. (Bild: Wartungsplaner.de)

Software: Mit der Cloud in die Zukunft der Wartungsplanung

Im Mittelstand und in größeren Unternehmen beträgt die Lebensdauer von Geräten, Ausrüstungen, Maschinen, Anlagen oder mobilen Anlagen Jahrzehnte. Daher ist es sinnvoll, bei der Instandhaltungsplanung langfristig zu planen und schon heute auf moderne Technologien zu setzen.

Außerdem sind hier viele verschiedene Teams involviert: Betriebs- und Instandhaltungsleitung, das Wartungspersonal wie Techniker, Mechaniker und andere Fachkräften sowie andere Abteilungen müssen eng zusammenarbeiten und effizient koordiniert werden. Zudem ist eine Abstimmung mit anderen Abteilungen, wie z.B. dem Rechnungswesen notwendig.

Cloud-Software für die Wartungsplanung ermöglicht, dass alle Prozesse zentral abgebildet und in einer einzigen Lösung integriert sind, zum Beispiel durch den Zugriff auf die digitalen Lebenslaufakte, Wartungsprotokolle und Handbücher von jedem Ort und jedem Gerät aus. Das ist wichtig, wenn dein Unternehmen bei steigendem Wachstum weiter flexibel und effizient arbeiten möchte.

Vorteile:

• Echtzeit-Zugriff auf die Wartungsplanung von überall, auch von mobilen Geräten
• Automatisierte Wartungsplanung und Erstellung von Arbeitsaufträgen
• Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail
• Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe
• Neue Funktionen, Aktualisierung und Sicherheitspatches werden kontinuierlich bereitgestellt

Nachteile:

• Monatliche oder jährliche Abonnementgebühren
• Abhängigkeit von Internetverbindung und Cloud-Anbieter
• Speicherung von Wartungsdaten in der Cloud kann Sicherheits- und Datenschutzbedenken aufwerfen

Unser Tipp für digitale Champions: Wartungsplanung im remberg XRM

Wenn du auf der Suche nach einer modernen und professionellen Lösung für deine Wartungsplanung suchst, dann schau dir das remberg XRM an. Es deckt deine Instandhaltungsprozesse von A bis Z ab und ermöglicht es dir nicht nur zuverlässige Wartungspläne von überall zu erstellen, sondern auch alle Prozesse drumherum digital abzubilden:

• Angefangen bei der digitalen Lebenslaufakte, in der jede Aktivität rund um deine Maschinen, Anlagen oder Equipment erfasst wird und jedes Formular oder Dokument digital verfügbar ist
• über die Planung von Wartungsplänen an einem Ort, der direkten Zuweisung über eine Plantafel und das (automatische) Erstellen von aussagekräftigen Arbeitsaufträgen
• über dem mobilen Melden von Störfällen oder dem Zugriff auf Anlagen, Maschinen und Equipment mit QR-Codes sowie das zentrale Sammeln und Bearbeiten von allen eingehenden Anfragen in einem Ticketsystem
• der vollständigen und audit-konformen Dokumentation von allen Wartungsaktivitäten
• Bis hin zur effizienten Nutzung von mobilen Geräten für die Instandhaltung.

Und das alles funktioniert im remberg XRM sogar offline, wenn mal keine Internetverbindung bestehen sollte: Alle Daten werden im Hintergrund bei der nächsten Gelegenheit automatisch synchronisiert!

Weitere gute Gründe:

• Die Software ist modular aufgebaut und voll auf deine Bedürfnisse konfigurierbar
• Sie wird ständig erweitert und verbessert
• Das remberg XRM erfüllt höchste Sicherheitsstandards und wird auf deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren gehostet, die ISO/IEC 27001 zertifiziert sind
• Der deutsche Mittelstand aus allen Branchen setzt bereits auf Wartungsplanung mit dem remberg XRM

Das remberg XRM ist eine moderne Cloud-Software, mit der du deine Wartung & Instandhaltung in die Zukunft katapultierst! (Bild: remberg.de)

Weil gute Wartungsplanung den Unterschied macht

Letztlich hängt die Wahl des richtigen Ansatzes zur Wartungsplanung von individuellen Anforderungen und natürlich auch vom Budget ab. Aber egal, für welche Option du dich entscheidest – eine gut organisierte Wartungsplanung zahlt sich langfristig immer aus und steigert die Effizienz deines Betriebs.

Du bist dir noch nicht sicher, welche Lösung für dich die richtige ist?
Wir helfen dir gerne weiter!