Tätigkeitsnachweis – Definitionen & Vorlagen für Technik und Montage

Bei technischen Dienstleistungen von der Installation über Wartung bis zur Reparatur spielt die Dokumentation eine zentrale Rolle. Installateur*innen, Monteur*innen und Servicetechniker*innen stehen täglich vor der Herausforderung, ihre Arbeit nicht nur fachgerecht auszuführen, sondern dies auch umfangreich mit Tätigkeitsnachweisen und Arbeitsnachweisen zu dokumentieren. Das ist nicht nur für die interne Qualitätskontrolle wichtig, sondern bietet Kunden und Partnern einen transparenten Nachweis über die geleistete Arbeit.

Vertrauen ist gut, Nachweis ist besser

Wir beschäftigten uns hier mit Kernstücken der Techniker-Dokumentation: dem Tätigkeitsnachweis und dem Arbeitsnachweis. Wir werden verschiedene Formen wie Tätigkeits- und Arbeitsnachweise sowie Serviceberichte durchleuchten und ihre Bedeutung in unterschiedlichen Bereichen wie Installation, Service, Wartung, Instandhaltung und Reparatur anschauen. Ziel ist es, ein umfassendes Verständnis dafür zu schaffen, wie du dieses Dokument gestalten und die Prozesse drumherum für dich optimieren kannst.

Definitionen

Beginnen wir mit der Definition. Hier müssen wir neben Tätigkeitsnachweis auch andere Begriffe wie Arbeitsnachweis und Servicebericht klären, da sie teilweise synonym verwendet werden.

Tätigkeitsnachweis

Im Gegensatz zum Arbeitsnachweis konzentriert sich der Tätigkeitsnachweis spezifisch auf die detaillierte Beschreibung von ausgeführten Tätigkeiten. Er enthält Informationen wie Arbeitszeiten, spezifische Aufgaben, verwendete Materialien und eventuelle Besonderheiten oder Herausforderungen bei der Arbeit.

Arbeitsnachweis

Der Arbeitsnachweis dient häufig als interne Dokumentation der geleisteten Arbeit von Installateur*innen, Techniker*innen und Monteur*innen. Er ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit in technischen Berufen und trägt zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen bei. Wichtig ist dieses Dokument für die interne Abrechnung. Hier werden Arbeitszeiten, Wegezeiten, Pausen etc. dokumentiert. Nach getaner Arbeit nutzt die Personalabteilung alle Informationen, um die Gehaltsabrechnung, ggf. mit Überstunden zu berechnen. Oft werden auch Spesen wie Hotel-, Reise- und Verpflegungskosten aufgelistet.

Servicebericht

Der Servicebericht ist ein spezialisierter Tätigkeits- und Arbeitsnachweis, der hauptsächlich im (technischen) Kundendienst verwendet wird und vom Kunden sowie Techniker*in unterschrieben wird. Er dient als Nachweis gegenüber den Kunden – die ihn deshalb häufig per Post oder E-Mail als Kopie erhalten – und als Grundlage für die Rechnungserstellung an den Kunden.

Exkurs: Tätigkeits- und Arbeitsnachweise als Urkunden oder Zeugnisse

Als Arbeitsnachweis und Tätigkeitsnachweis werden auch bestimmte Urkunden und Zeugnisse bezeichnet, die im Rahmen eines (beendeten) Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Das DAA-Technikum bietet hier ein Muster eines solchen Arbeitszeugnisses an.

5 Tipps für Arbeits- und Tätigkeitsnachweise

Gut geführte Nachweise sind das A und O für jedes Team in Technik, Montage und Service. Er dient nicht nur der eigenen Übersicht, sondern auch der transparenten und zuverlässigen Kommunikation mit deinen Kunden, Partnern und Vorgesetzten. 

Hier einige Tipps, wie du Tätigkeitsnachweise effektiv und vollständig gestaltest.

1. Klare Struktur

Ein gut strukturierter Tätigkeitsnachweis erleichtert das Verständnis und die Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeit. Dazu gehören eine übersichtliche Gliederung, klar definierte Abschnitte und eine logische Anordnung der Informationen. Eine solche Struktur hilft nicht nur dir, sondern auch deinen Kunden und Kollegen, die benötigten Informationen schnell und effizient zu finden.

2. Detaillierte Beschreibung

Jeder Schritt deiner Arbeit sollte genau beschrieben werden. Dazu gehören die ausgeführten Tätigkeiten, die verwendeten Materialien und Werkzeuge, die Arbeitszeiten und besondere Vorkommnisse während des Auftrags. Eine genaue Beschreibung erhöht die Nachvollziehbarkeit und kann bei späteren Rückfragen oder Unklarheiten entscheidend sein.

3. Vollständige Dokumentation

Achte darauf, dass alle relevanten Informationen im Tätigkeitsnachweis enthalten sind. Dazu gehören persönliche Daten, Datum und Uhrzeit, Kundeninformationen, eine genaue Beschreibung der Leistung und eine Auflistung aller verwendeten Materialien und Ressourcen. Vollständigkeit ist der Schlüssel, um Missverständnisse zu vermeiden und eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.

4. Transparenz

Ein transparenter Tätigkeitsnachweis schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Sei transparent und ehrlich in deinen Angaben und scheue dich nicht, auch Schwierigkeiten oder unerwartete Herausforderungen zu dokumentieren. Transparenz in der Kommunikation ist entscheidend für eine langfristige und erfolgreiche Kundenbeziehung!

5. Visuelle Unterstützung

Dokumentiere deine Arbeit in Tätigkeitsnachweisen mit Fotos und Videos. Visuelle Elemente können sehr hilfreich sein, um komplexe Sachverhalte zu erklären und die Qualität deiner Arbeit zu demonstrieren. Das Beifügen von Fotos an Berichte geht natürlich wesentlich einfacher mit entsprechender Software!

Tätigkeits- und Arbeitsnachweis – Aufbau

Wenn es um den Aufbau eines Tätigkeits- und Arbeitsnachweises geht, ist die wichtigste Frage: Was ist für dich am relevantesten? Abhängig von deinem Anwendungsfall kannst du den Nachweis maßschneidern und spezielle Bereiche hervorheben, die für deine Arbeit entscheidend sind.

Arbeitszeiten detailliert festhalten

Brauchst du eine genaue Aufschlüsselung der Arbeitszeiten für die interne Gehaltsabrechnung? Dann stelle sicher, dass dein Nachweis Felder für Beginn, Ende, Fahrt- und Pausenzeiten umfasst. So hast du alles im Blick, was für eine korrekte und faire Abrechnung nötig ist.

Störungsfälle präzise dokumentieren

Geht es eher darum, Störungsfälle detailliert zu beschreiben? Achte darauf, dass du Raum für eine ausführliche Beschreibung des Störfalls hast, inklusive genauer Bezeichnung der eingesetzten Ersatzteile. Das hilft nicht nur bei der internen Nachverfolgung, sondern auch bei der Kommunikation mit Kunden und der Qualitätssicherung.

Serviceleistungen klar und deutlich darstellen

Oder liegt bei dir der Schwerpunkt auf der Dokumentation von Serviceleistungen? Diese sollten so aufgeführt werden, dass sie als klarer Nachweis gegenüber dem Kunden und gleichzeitig als Grundlage für die Rechnungsstellung dienen können. Hier zählt vor allem die Präzision und Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Besonderheiten. Indem du deine Tätigkeits- und Arbeitsnachweise entsprechend anpasst, stellst du sicher, dass sie genau die Informationen liefern, die in deinem spezifischen Fall am wichtigsten sind. Es gibt keine Einheitslösung – es kommt ganz darauf an, was für eure individuellen Prozesse und Anforderungen am besten funktioniert.

Wenn du digitale Tätigkeits- und Arbeitsnachweise erstellen möchtest, muss die Software in der Lage sein, deine Anwendungsfälle genau abzudecken und dir die Möglichkeit geben, dass du alle Felder innerhalb von Formularen frei anpassen kannst. Das remberg XRM bietet dir solche Funktionen mit Berichte & Checklisten.

Die Nachteile von Papier

Obwohl die Digitalisierung in vielen Bereichen voranschreitet, sind Tätigkeits- und Arbeitsnachweise in Papierform in einigen mittelständischen Unternehmen immer noch gang und gäbe. Diese traditionelle Methode hat jedoch ihre Tücken, die es zu beachten gilt.

Umständliche Handhabung und Zeitaufwand

Das Ausfüllen von Papierdokumenten kann zeitaufwendig und mühsam sein. Insbesondere in hektischen Arbeitsphasen oder bei umfangreichen Projekten kann das Führen von Papierdokumenten eine zusätzliche Belastung darstellen. Die manuelle Dateneingabe nimmt Zeit in Anspruch, die anderweitig besser genutzt werden könnte.

Fehleranfälligkeit

Das handschriftliche Ausfüllen von Tätigkeits- und Arbeitsnachweisen birgt ein hohes Fehlerrisiko. Unleserliche Handschrift, Missverständnisse bei der Datenübertragung und einfache Tippfehler können zu fehlerhaften Angaben führen. Dies kann wiederum Auswirkungen auf die Abrechnung und die Kundenkommunikation haben.

Verlustrisiko

Papierdokumente können leicht verloren gehen oder beschädigt werden, insbesondere wenn sie von einem Ort zum anderen transportiert werden müssen. Der Verlust eines Tätigkeits- und Arbeitsnachweises kann mitunter schwerwiegende Folgen haben: Ein Auftrag wird im schlimmsten Fall nicht korrekt abgerechnet, da es keinen Nachweis für die geleistete Arbeit gibt, oder der Kunde diesen aufgrund von Fehlern und Mängeln anzweifelt.

Abrechnungsprobleme

Wenn ein Tätigkeits- und Arbeitsnachweis nicht richtig oder gar nicht ausgefüllt wird, kann dies zu erheblichen Schwierigkeiten bei der Abrechnung führen. Dies kann sowohl für den Dienstleister als auch für den Kunden frustrierend sein und sogar finanzielle Verluste nach sich ziehen.

Unprofessionelles Erscheinungsbild

In einer zunehmend digitalisierten Welt kann die Verwendung von fehlerhaften oder unsauberen Papierdokumenten unprofessionell, bzw. nicht mehr zeitgemäß wirken. Kunden und Partner erwarten oft ein gewisses Maß an Digitalisierung und Effizienz, das mit herkömmlichen Papierdokumenten schwer zu erreichen ist.

Die oben genannten Probleme können letztendlich zu Unzufriedenheit bei Kunden und Geschäftspartnern führen.

Tätigkeits- und Arbeitsnachweis Vorlage

Hier findest du eine Vorlage für deinen Tätigkeits- oder Arbeitsnachweis, den du frei nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst.

Nachweise mit moderner Software

Moderne Softwarelösungen wie das remberg XRM bieten eine Vielzahl von Funktionen, die deinen Arbeitsalltag als Techniker*in, Monteur*in und im Service erheblich erleichtern.

So sieht ein Arbeitsnachweis in Form eines Serviceberichts in moderner Software aus: Alles ist sauber erfasst und kann direkt als PDF exportiert oder per E-Mail verschickt werden.

Digitale Arbeitsaufträge und Berichte

Moderne Software ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von digitalen Arbeitsaufträgen und Arbeitsnachweisen, die direkt auf das Smartphone oder Tablet geladen werden können. Diese sind nicht nur einfacher zu bearbeiten und nachzuverfolgen, sondern auch sicherer und effizienter als papierbasierte Systeme.

Anhängen von Fotos, Videos und Sprachnotizen

Die Möglichkeit, Fotos, Videos und Sprachnotizen direkt an den Tätigkeits- und Arbeitsnachweis anzuhängen, bietet eine umfangreiche und detaillierte Dokumentation der geleisteten Arbeit. Das erleichtert die Kommunikation mit Kunden und Kollegen und dient als visueller Nachweis der geleisteten Arbeit.

Digitale Unterschriften

Mit digitalen Signaturen können Tätigkeits- und Arbeitsnachweise direkt vor Ort vom Kunden bestätigt werden. Dadurch wird der Prozess der Auftragsbestätigung beschleunigt und die Sicherheit der Dokumentation erhöht.

Offline-Modus

Gute Softwarelösungen bieten einen Offline-Modus, der es ermöglicht, auch ohne Internetverbindung zu arbeiten und die Daten später zu synchronisieren.

Automatische Benachrichtigung und Versand

Automatische Benachrichtigungen und der direkte Versand von Tätigkeits- und Arbeitsnachweisen oder Serviceberichten direkt nach Fertigstellung sorgen für eine schnelle und effiziente Kommunikation.

Im remberg XRM kannst du Nachweise direkt an deine Partner zur Freigabe und Dokumentation schicken.

Weniger Fehler und Dubletten

Durch die digitale Erfassung und Auswahl der verwendeten Artikel werden Fehler und Dubletten reduziert. Dies führt zu sauberen Daten und reduziert den nachträglichen Aufwand für die Datenbereinigung.

Beispiel wie Ersatzteillisten aussehen, wenn Techniker*innen diese auf die Schnelle ausfüllen.

Automatisches Erfassen von Materialien, Artikeln und Ersatzteilen

Durch die Übertragung deines Artikelstamms in Software wird die Erfassung von Materialien, Artikeln und Ersatzteilen, die du während eines Einsatzes verbrauchst, erheblich vereinfacht. Techniker*innen können verwendete Teile einfach auswählen, wobei die Software automatisch Vorschläge auf Basis der vorhandenen Stammdaten macht.

Ersatzteillisten sind meist lang und kompliziert – und deshalb besonders fehleranfällig. Im remberg XRM wählst du Artikel einfach per Klick aus und sparst dir umständliches Eintippen.

Dashboard und Übersicht

Ein Dashboard bietet einen zentralen Überblick über alle Tätigkeits- und Arbeitsnachweise, Aufträge und relevanten Daten und ist der Schlüssel zur Optimierung deiner Arbeitsprozesse. Das erleichtert die Verwaltung und gibt sowohl den Technikern*innen als auch der Leitung einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand. Mit dem Dashboard an deiner Seite ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse kein abstraktes Ziel, sondern du erhältst aussagekräftige Daten, die dir helfen, jeden Tag besser zu werden.

Insgesamt bieten moderne Softwarelösungen für Tätigkeits- und Arbeitsnachweise eine Reihe von Vorteilen, die nicht nur die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentation verbessern, sondern auch die Kundenzufriedenheit und die internen Arbeitsabläufe optimieren.

Zukunftssicher mit dem remberg XRM KI-Copiloten

Stell dir vor – du hast einen langen Tag voller Aufträge hinter dir und musst nun alle Informationen zusammenfassen, um den Bericht an den Kunden zu schicken. Hier kommt die generative KI ins Spiel. Der remberg XRM KI-Copilot kann automatisch eine präzise, klare und umfassende Zusammenfassung deiner Aktivitäten erstellen – ganz einfach und auf Knopfdruck. 

Wie funktioniert GenAI im remberg XRM?

Sobald du deine Daten – Fotos, Notizen, Videos, Bedienungsanleitungen etc. – in den remberg XRM eingibst, analysiert die KI die Informationen und erstellt in wenigen Sekunden einen schlüssigen, leicht verständlichen Bericht. Die KI nimmt dir das Schreiben ab und fasst alles, was du am Tag gemacht hast, in einem übersichtlichen Text zusammen.

Indem du unsere Tipps umsetzt, kannst du die Zeit, die du mit deinen Dokumentationen verbringst, verkürzen und deinen Kunden und Partnern zeigen, dass du dein Handwerk verstehst. Denn ein gut geführter Arbeitsnachweis spricht Bände über deine Professionalität und Aufmerksamkeit fürs Detail!