Inventarisierungssoftware – Alles, was du wissen musst

Es hält sich das Gerücht, dass ein durchschnittlicher Haushalt in Deutschland mit ca. 10.000 Gegenständen zugestellt ist. Das ist wohl eine Falschmeldung, aber in deutschen mittelständischen Unternehmen wird diese Zahl locker erreicht. Und trotz der hohen Vermögenswerte von Maschinen, Anlagen, Fahrzeugen, Geräten und Equipment wird hier oft noch mit Excel-Listen oder gar Papier gearbeitet, um diese Betriebsmittel und Dinge zu verwalten.

Nur klar, dass es da zu Schwierigkeiten kommt, solche Übersichten aktuell zu halten – vor allem, wenn der Lebenszyklus von Maschinen, Anlagen und Geräten mehrere Jahrzehnte beträgt. 

Das kann zu Problemen führen, die man sich lieber erspart: 

Wartungschaos: Ohne Inventarisierungssoftware ist es ein Glücksspiel, den Überblick über anstehende Wartungen zu behalten. Das kann leicht dazu führen, dass Wartungen übersehen werden, was wiederum zu Ausfällen und Reparaturen führen kann.

Sicherheitsrisiken durch versäumte Inspektionen: Prüfung verpasst, weil man im Datendschungel den Überblick verloren hat? Das kann schwerwiegende Folgen haben, zum Beispiel einen nicht funktionierenden Feuerlöscher oder andere Brandschutzmittel im Notfall. 

Verlorene Kunden durch Unachtsamkeit: Wenn du keinen zentralen Überblick über deine installierte Basis bei deinen Kunden hast, kann dir schnell etwas durchrutschen. Kunden vergessen selten etwas und gehen beim nächsten Mal lieber zur Konkurrenz.

Hier kommt Inventarisierungssoftware ins Spiel – für einen einheitlichen, aktuellen und digitalen Überblick und weniger Kopfzerbrechen für diejenigen, die die Dinge verwalten müssen.

Mit Inventarisierungssoftware behältst du den Überblick über alle Maschinen, Anlagen und Equipment

Was ist Inventarisierungssoftware?

Inventarisierungssoftware wurde speziell dafür entwickelt, die Verwaltung und den Überblick über sämtliche Anlagen, Geräte und Equipment eines Unternehmens zu vereinfachen. 

Derartige Software dient als zentrale Anlaufstelle und Liste, die detaillierte Informationen über alle Betriebsmittel bereit stellt – vom Standort bis hin zum Wartungsverlauf und Störfallhistorie.

Assets, Inventar, Betriebsmittel

Häufig stolpert man bei Invetarisierungssoftware über den Begriff „Assets“. Dieser stammt aus dem Englischen und bezeichnet im betriebswirtschaftlichen Kontext die Vermögenswerte eines Unternehmens. Dabei kann es sich um materielle Vermögenswerte wie Maschinen, Fahrzeuge oder Gebäude, aber auch um immaterielle Vermögenswerte wie Patente, Markennamen oder Software handeln. Der Grund für die Verwendung des englischen Begriffs liegt in seiner umfassenden Bedeutung, die sowohl materielle als auch immaterielle Vermögenswerte umfasst.

Im deutschen Sprachgebrauch wird „Asset“ häufig mit „Inventar“ oder „Betriebsmittel“ übersetzt. Diese Begriffe sind jedoch nicht völlig deckungsgleich. „Inventar“ bezieht sich in der Regel auf die Gesamtheit aller beweglichen Gegenstände, die dem Unternehmen gehören, während „Betriebsmittel“ eher die für die Produktion notwendigen Ressourcen wie Maschinen und Werkzeuge umfasst.

Wo wird Inventarisierungssoftware eingesetzt?

Denke an ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit mehreren Lagerstandorten, das Tausende von Einzelteilen, Maschinen und Werkzeugen verwaltet. Ohne ein effizientes Inventarisierungsprogramm wäre es nahezu unmöglich, den Überblick über all diese Gegenstände zu behalten, geschweige denn, ihre Nutzung und Wartung effizient zu steuern. 

Inventarisierungssoftware ist auch in anderen Branchen nicht mehr wegzudenken: 

Service & After-Sales 

Für Unternehmen, die Maschinen, Anlagen und Geräte herstellen und servicieren, ist es wichtig, genau zu wissen, wo und in welchem Zustand sich diese befinden. Inventarisierungssoftware hilft, einen detaillierten Überblick über alle beim Kunden installierten Basis zu erhalten. Damit wird sichergestellt, die Reaktionszeit bei Störungen kurz zu halten und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Facility Management

In Bereichen wie Hotels, Bürogebäuden, Schulen und Pflegeheimen ist die Verwaltung des Inventars eine große Herausforderung. Inventarisierungssoftware hilft bei der effizienten Verwaltung von Möbeln, Geräten, Räumen und anderen Betriebsmitteln.

Wartung von Maschinen und Anlagen

Für die Instandhaltung von Maschinen und Anlagen ist eine genaue Dokumentation von Zustand und Nutzung unerlässlich. Inventarisierungssoftware ermöglicht die lückenlose Erfassung aller Daten über den gesamten Lebenszyklus, wie z.B. Wartungsarbeiten, Reparaturen und Austausch, wodurch Ausfallzeiten reduziert und die Lebensdauer der Anlagen verlängert werden.

Fahrzeuge & Mobile Assets

In den Bereichen Logistik und Produktion, in denen Fahrzeuge und mobile Anlagen wie fahrerlose Transportsysteme (FTS) eingesetzt werden, ist die Verfolgung und Verwaltung dieser Anlagen von entscheidender Bedeutung. Die Software hilft, Standorte zu verfolgen, Wartungsbedarf zu erkennen und die Auslastung zu optimieren.

Energieanlagen

Für Unternehmen im Energiesektor, beispielsweise bei der Verwaltung von Ladestationen für Elektroautos oder Photovoltaikanlagen, ist eine genaue Inventarisierung und Überwachung wichtig. Die Software ermöglicht die zentrale Erfassung und Verwaltung von Anlagendaten, Wartungsprotokollen und Leistungsdaten.

IT-Assets

In der IT-Branche, wo die Verwaltung von Laptops, Desktop-PCs und anderen IT-Geräten eine tägliche Aufgabe ist, bietet Inventarisierungssoftware eine effiziente Lösung. Sie hilft bei der Nachverfolgung von Hardware, der Verwaltung von Softwarelizenzen und der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien.

Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand ohne Software?

Angenommen, es gibt in deinem Unternehmen mehrere Personen, die sich um die Aktualisierung der Daten, z.B. in Excel kümmern, und über den Tag verteilt ca. 30 Minuten ihrer Arbeitszeit mit der Datenbankpflege verbringen

Täglich: Jede Person verbringt etwa 30 Minuten damit, die Daten in Excel zu pflegen.

Wöchentlich: Das sind 2,5 Stunden pro Woche

Jährlich: Aufs Jahr gerechnet sind das 130 Stunden pro Person.

Wenn mehrere Personen beteiligt sind, vervielfacht sich die Zeit entsprechend. Selbst wenn es nur eine Handvoll Personen sind, die sich mit den Daten beschäftigen, kann der jährliche Zeitaufwand schnell in die Hunderte von Stunden gehen. 

Das ist wertvolle Zeit, die man für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen kann, anstatt sie der Pflege von Excel zu vergeuden. 

Zudem sind in dieser Rechnung mögliche Fehler und die Zeit, die für deren Korrektur benötigt wird, nicht berücksichtigt. Ebenso wenig sind die Zeitverluste einbezogen, die durch mangelnde Echtzeitinformationen oder ineffiziente Kommunikation entstehen können.

Vorteile von Inventarisierungssoftware

Inventarisierungssoftware bietet eine Reihe von Vorteilen, die für Unternehmen jeder Größe und Branche relevant sind:

Strukturierter Überblick

Die Software ermöglicht einen strukturierten und hierarchischen Überblick über alle Assets. Dies erleichtert die Verwaltung von Assets auf verschiedenen Ebenen und Standorten durch eine klare Strukturierung und Kategorisierung.

Lückenlose Historie

Eine zentrale Funktion ist die Möglichkeit, die Historie jedes Assets nachzuvollziehen. Dazu gehört auch die Wartungshistorie, d.h. wann und von wem Wartungsarbeiten durchgeführt wurden. Diese Transparenz ist für die Beurteilung des aktuellen Zustands und des zukünftigen Bedarfs eines Assets unerlässlich.

Effiziente Disposition

Inventarisierungssoftware ermöglicht eine effiziente Bereitstellung aller Betriebsmittel. Genaue Daten über Standorte und Verfügbarkeit ermöglichen es Unternehmen, Ressourcen optimal zu nutzen und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Wartungsplanung vereinfachen

Software hilft bei der präzisen Planung von Arbeitsaufträgen wie Instandhaltungsmaßnahmen und Wartungen. Frühzeitige Benachrichtigungen und ein klarer Überblick über Wartungsintervalle minimieren Ausfallzeiten und verlängern die Lebensdauer von Anlagen.

Störungsmanagement

Im Falle einer Störung liefert die Software wertvolle Informationen, um die Ursache schnell zu identifizieren und zu beheben. Dies trägt zur Reduzierung von Ausfallzeiten und zur Verbesserung der Betriebskontinuität bei.

Compliance sicherstellen

Die Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Standards (Compliance) wird durch die zentrale Verwaltung und Überwachung aller relevanten Informationen sichergestellt.

Dokumentenmanagement

Inventarisierungssoftware ermöglicht die Zuordnung und Verwaltung von Dokumenten wie Bedienungsanleitungen, Handbüchern, technischen Zeichnungen und Softwarebeschreibungen. Dadurch wird die Verfügbarkeit und Organisation wichtiger Dokumente verbessert.

Alternativen zu Inventarisierungssoftware

Obwohl Inventarisierungssoftware viele Vorteile bietet, verwenden einige Unternehmen andere Methoden zur Verwaltung ihres Inventars. Die gängigsten Alternativen sind Excel, MS Access und die Verwendung von Stammdaten in ERP-Systemen. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Vor- und Nachteile:

Excel

Excel ist ein weit verbreitetes Werkzeug für einfache Inventuraufgaben. Es ist kostengünstig und flexibel, da Tabellen an individuelle Bedürfnisse angepasst werden können. Die Nachteile: Excel erfordert eine manuelle Datenpflege, die fehleranfällig und zeitaufwändig sein kann. Außerdem fehlen integrierte Tracking- und Reporting-Funktionen, die bei spezialisierter Software standardmäßig vorhanden sind.

MS Access

MS Access bietet im Vergleich zu Excel erweiterte Datenbankfunktionen. Es ermöglicht eine strukturierte Datenverwaltung und die Erstellung komplexerer Abfragen und Berichte. Allerdings erfordert  Access Datenbankkenntnisse und ist weniger intuitiv als Excel. Auch die Skalierbarkeit ist begrenzt, insbesondere bei großen Datenmengen oder einer hohen Anzahl von Benutzern.

ERP-Stammdaten

Viele Unternehmen nutzen ihr bestehendes ERP-System (Enterprise Resource Planning), um Bestandsdaten als Teil der Stammdaten zu verwalten. Dies ermöglicht die Integration der Lagerverwaltung in andere Geschäftsprozesse. Jedoch sind ERP-Systeme oft nicht so detailliert und spezialisiert auf die Bestandsverwaltung wie spezielle Inventarisierungssoftware. Sie können weniger flexibel an spezifische Anforderungen angepasst werden und sind in der Regel teurer in der Anschaffung, aufwändig in der Implementierung und Wartung.

7 Funktionen moderner Inventarisierungssoftware

Moderne Inventarisierungssoftware wie das remberg XRM bieten leistungsstarke Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Profis zugeschnitten sind:

360° Überblick über den gesamten Lebenszyklus

Ein wesentliches Merkmal professioneller Inventarisierungssoftware ist die umfassende Abbildung des gesamten Lebenszyklus eines Assets. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, jede Phase – von der Anschaffung bis zur Außerbetriebnahme- genau zu überwachen und zu steuern. Das remberg XRM ermöglicht es dir, für jedes deiner Assets digitale Lebenslaufakten zu erstellen, in der jeder Vorgang zentral erfasst und gespeichert ist. 

Schnellzugriff über QR-Codes

Durch die Ausstattung von Maschinen, Anlagen und Equipment mit QR-Codes können Techniker*innen und externe Partner direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen einer Maschine oder Anlage zugreifen. Das bedeutet: Keine zeitraubenden Anrufe im Büro mehr – mit dem remberg XRM liefert ein QR-Code-Scan sofortige Details zu Wartungshistorie, technischen Dokumenten und Fehlermeldungen.

Immer aktuelle Daten

Die Integration aller relevanten Prozesse in einem zentralen System ist ein wesentliches Merkmal effizienter Inventarisierungssoftware. Statt an verschiedenen Standorten nach Daten zu Instandhaltungsmaßnahmen, Standortinformationen, Ansprechpartnern, verbauten Ersatzteilen oder Artikeln zu suchen, bietet Software wie das remberg XRM eine einheitliche Plattform. Dadurch haben die Benutzer sofortigen Zugriff auf einen vollständigen und aktuellen Datensatz zu jedem Asset, was die Informationsbeschaffung vereinfacht und die Effizienz im gesamten Unternehmen steigert.

Cloud-basierte Flexibilität

Cloud-Technologie ist aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Damit kannst du Inventarisierungssoftware schneller und sicherer implementieren, als es mit On-Premise Software der Fall ist.

Intuitive und mobile Nutzung

Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, damit dein gesamtes Team die Software effektiv nutzen kann. Eine einfache Bedienung verkürzt die Einarbeitungszeit und erhöht die Produktivität. Außerdem ist ein Mobile-First-Approach, also die Verfügbarkeit einer App und Smartphone-Funktionalität für die Inventarverwaltung unerlässlich. So können alle Mitarbeitenden von überall auf wichtige Daten zugreifen.

Strategische Einblicke

Wo genau befinden sich deine Anlagen oder Equipment und was macht die meisten Probleme? Moderne Inventarisierungssoftware bietet dir genau diese Transparenz. Durch detaillierte Analysen und übersichtliche Dashboards erhältst du entscheidende Einblicke in die Performance deiner Assets. Diese Informationen sind unerlässlich, um fundierte Entscheidungen zu treffen – sei es bei Investitionen in neue Anlagen oder bei der Optimierung bestehender Ressourcen. Mit diesem datenbasierten Wissen kannst du die Effizienz und Produktivität deines Unternehmens gezielt steigern.

Einfacher Datenimport & Schnittstellen

Ein einfacher Datenimport und -export ist für die Integration und den Datenaustausch mit anderen Systemen unerlässlich. Außerdem sollte eine nahtlose Integration in deine bestehende IT-Infrastruktur gegeben sein, denn damit kannst du einen effizienten Datenfluss gewährleisten.

Das remberg XRM: Deine Inventarisierungssoftware

Weil du es dir nicht mehr leisten kannst, den Überblick zu verlieren: Das remberg XRM bietet dir die einfachste und schnellste Lösung, die sich an deine Bedürfnisse anpasst. Wir unterstützen dich bestmöglich und mit unserer Erfahrung aus hunderten von Kundenprojekten – mehr als eine halbe Million Maschinen, Anlagen, Geräte werden mit dem remberg XRM verwaltet.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie das remberg XRM dich unterstützen kann, stellen wir dir unsere Lösung gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch vor. Wir freuen uns auf dich!