Seit Anfang 2023 ist Jonas Kölblin als Teamleiter im Technischen Gebäudemanagement tätig. Hier verantwortet er mit seinem neunköpfigen Team die operative und strategische Steuerung aller Belange des technischen und kaufmännischen Facility Managements. Abwechslung ist im Arbeitsalltag von Kölblins Team garantiert: Zu den Aufgaben gehören die Koordination und Durchführung von Inspektions-, Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten an über 1.000 Arbeitsplätzen und mehr als 60 verschiedenen Anlagen.

Das Spektrum reicht von der technischen Gebäudeausrüstung über Brandschutztechnik, Dachbegrünung, Automatiktüren, Photovoltaikanlagen, Grundwasserwärmepumpen bis hin zu - typisch JobRad - eigenen Fahrradstellplätzen in der Tiefgarage, einer Fahrradwaschanlage und Umkleideräumen mit Duschen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

"Unsere umfangreichen Aufgaben erfordern eine sehr präzise Planung und Organisation, damit keine Prüfung, Wartung oder Reparatur vergessen wird", betont Kölblin. Mit Excel, OneNote und einem hauseigenen Ticketsystem war das aber gar nicht so einfach zu bewerkstelligen, so Kölblin weiter: “Durch die Vielzahl der unterschiedlichen Anlagen, Geräte und Betriebsmittel und der damit verbundenen Aufgaben ist unsere Excel-Tabelle aber auch OneNote aus dem Ruder gelaufen. Irgendwann war sie einfach nicht mehr übersichtlich und das Team hat nur noch ungern damit gearbeitet.

Ein weiteres großes Hindernis war, dass die anfallenden Aufgaben nicht mit den entsprechenden Anlagen oder Geräten verknüpft waren. “Das führt oft zu Unklarheiten und Rückfragen", ergänzt Kölblin. Nicht zuletzt war auch die Dokumentationspflicht von Inspektionen und Reparaturen eine Hürde. Denn nicht nur intern, sondern auch extern wurde noch viel mit Papier gearbeitet. Vor allem bei der effizienten Steuerung von Fremdfirmen war es schwierig nachzuvollziehen, wann welche Wartungen und Prüfungen durchgeführt wurden. “Im besten Fall bekommt man einen Wartungsbericht, aber viele Dienstleister geben nur handgeschriebene Zettel ab”, sagt Jonas Kölblin. Für ihn war schnell klar, dass er sich mit dem Status quo nicht zufrieden geben kann. Denn das Unternehmen wächst von Jahr zu Jahr und der JobRad-Campus wird stetig um neue Büroflächen erweitert.

Mit der Einführung des remberg XRMs hat das Team um Jonas Kölblin das technische Gebäudemanagement bei JobRad revolutioniert: Alle Prozesse wurden digitalisiert, was eine einheitliche Datenerfassung und reibungslose Abläufe ermöglicht. Die mobile und flexible Software sorgt dafür, dass alle Informationen immer vor Ort verfügbar sind. “Statt reaktiver Maßnahmen verfolgen wir nun eine proaktive und vorbeugende Wartungs- und Instandhaltungsstrategie", begründet Kölblin die Entscheidung.

Das remberg XRM bietet einen umfassenden 360-Grad-Blick auf alle Aspekte des Gebäudemanagements im JobRad Campus. Die Digitalisierung der Gebäudetechnik sorgt für volle Transparenz aller Geräte, Anlagen und Einrichtungen - vom Schlüssel bis zur automatischen Drehtür. Kölblin weiter: “Auch die Organisation und Steuerung der externen Dienstleister für Wartung und Inspektion haben wir deutlich verbessert. Sie sind jetzt den jeweiligen Gebäudeanlagen zugeordnet. Dadurch haben wir klare Wartungspläne und -verträge.” Mit einem Augenzwinkern fügt er hinzu: "Darüber hinaus ermöglicht das remberg XRM eine effiziente Verwaltung unserer Ersatzteile und wichtiger Verbrauchsmaterialien, wie beispielsweise der Kaffeebohnen in unseren Kaffeemaschinen...".

Alle relevanten Dokumente und Dateien - von Rechnungen bis zu Schlüsselübergabeprotokollen - werden zentral an einem Ort gespeichert. Berichte und Formulare sind inzwischen komplett digitalisiert, ebenso Checklisten für die täglichen Rundgänge und Wartungsprotokolle. Mehr als 60 Wartungspläne sind bereits implementiert und werden kontinuierlich erweitert, wobei alle direkt mit den entsprechenden Geräten, Anlagen und Einrichtungen verknüpft sind.

“Das gesamte Team des Gebäudemanagements wird durch das remberg XRM deutlich gestärkt. Und indem wir unsere Arbeit effizienter gestalten, unterstützen wir wiederum unsere Kolleginnen und Kollegen dabei, die Mission von JobRad voranzutreiben: Nachhaltige Mobilitätslösungen sinnvoll in den Alltag vieler Menschen zu integrieren”, erklärt Jonas Kölblin abschließend.