Arbeitsaufträge

SOP Software

SOPs digitalisieren - damit alles so läuft, wie es soll

Sammle, bearbeite und kontrolliere alles zentral an einem Ort. Transformiere deine Arbeitsabläufe mit digitalen Vorlagen oder erstelle detaillierte Anweisungen für Standard Operating Procedures (SOPs) direkt in unserer intuitiven Software. Stärke dein Team und gewährleiste die korrekte und sichere Umsetzung auch komplexer Aufgaben durch klare Anleitungen auf Smartphone & Tablet.

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Erfahre, warum andere Unternehmen uns vertrauen:

Das Problem

SOPs werden mit viel Aufwand in Word, Excel oder Powerpoint erstellt, bearbeitet, ausgedruckt und verteilt. Das raubt nicht nur Zeit: Veraltete SOPs sind der Hauptgrund dafür, dass Aufgaben nicht korrekt ausgeführt werden und das Fehler- und Sicherheitsrisikp steigt.

Vorher
  • Veraltet: Die Erstellung von SOPs mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen ist umständlich
  • Umständlich: Pflege und Aktualisierung von SOP-Dokumenten ist eine große Herausforderung
  • Komplex: Prozesse für Änderungen, Übersetzungen und Freigaben sind zeitintensiv
  • Unorganisiert: SOPs in Papierform werden in unübersichtlichen Stapeln oder sperrigen Ordnern abgelegt
  • Isoliert: SOPs sind nicht in andere Prozesse integriert – das raubt Zeit, die man für wichtigere Arbeiten einsetzen könnte
Pfeil
Nachher
  • Modern: Die Erstellung von digitalen SOPs erfolgt in einer Software – dadurch werden sie direkt in deine Prozesse eingebunden
  • Strukturiert: Pflege, Aktualisierung und Verteilung von SOP-Dokumenten erfolgt systematisch und ist leicht zu handhaben
  • Einfach: Alle Prozesse sind optimiert und zeitsparend – schnelle Anpassungen sind möglich und Fehlerquellen sind reduziert
  • Geordnet: SOPs werden zentral abgelegt, sind leicht auffindbar und jederzeit mobil verfügbar
  • Integriert: SOPs sind nahtlos in alle Unternehmensprozesse eingebunden und mit Maschinen, Anlagen & Equipment verknüpft
Mit dem remberg XRM hat mein Wartungs- und Instandhaltungsteam in kurzer Zeit papierbasierte Wartungspläne und Checklisten für unsere Anlagen in eine nutzerfreundliche digitale Form überführt. Jedes Equipment besitzt einen eindeutigen QR Code für schnellen Zugriff auf Bedienungsanleitungen, nächste Wartungen oder Notizen mit Bildern. Ingo Hild Betriebsleiter Werk Schwabmünchen OSRAM GmbH
Mit remberg haben wir im Service keine Zettelwirtschaft mehr, sondern eine zentrale Software, mit der von der Anfrage bis zur Lösung alles mit wenigen Klicks in der digitalen Lebenslaufakte der jeweiligen Maschine landet. Das Beste ist, dass wir unsere Kunden zur remberg Software einladen können und damit ein modernes Serviceportal in unserem Firmendesign bereitstellen können. Felix Kämpfer Fertigungsleiter Stöckel Werkzeugmaschinen GmbH
Ein transparenter Serviceprozess ist entscheidend für uns. Durch remberg läuft dieser digital und organisationsübergreifend ab. Unser Kunde hat mit remberg z.B. Zugriff auf digitale Betriebsanleitungen, sowie ein digitales Service-Scheckheft. Theresa Lehner Head of Operations Open House of Energy GmbH

Schaffe eine sichere, effiziente und strukturierte Arbeitsumgebung - so geht’s

Erstelle digitale SOPs intuitiv in einer Software, gib deinen Teams Zugriff über Smartphone und Tablet, führe verständlich und visuell durch komplexe Arbeitsvorgänge, damit jeder Auftrag schnell und fehlerfrei erledigt wird.

Einfach, schnell und digital erstellen

Eine integrierte Lösung
für deine SOPs

Endlich einfach und effizient zu besseren Prozessen: In dem remberg XRM kannst du aus einer Vielzahl von branchenspezifischen Vorlagen für SOPs wählen und sie nach deinen Bedürfnissen anpassen. Natürlich hast du auch die Freiheit, SOPs komplett neu zu generieren, genau auf deine Prozesse und dein Firmendesign zuzuschneiden und in mehreren Sprachen zur Verfügung zu stellen.

Sobald deine SOPs bereit sind, werden diese mit deinen Maschinen, Anlagen & Equipment digital verknüpft und sind somit für deine Teams sofort zugänglich. Außerdem ermöglicht eine einfache Suchfunktion, jede SOP im Handumdrehen wiederzufinden. Dank einer Versionierung behältst du über alles stets die Kontrolle, während Freigaben und Überprüfungen dafür sorgen, dass alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Ordnungsgemäß und effizient durchführen

Papierlos unterwegs: Digitale SOPs für alle Prozesse

Mit dem remberg XRM wird die Durchführung von SOPs zum Kinderspiel - auch von unterwegs. Deine Techniker*innen können Smartphones oder Tablets (sogar offline!) nutzen, um alle nötigen Schritte direkt vor Ort zu erledigen.

Kein Papierkram, kein Stress, keine Fehler: Deinem Team wird alles, was es wissen muss, in klaren Schritten mit visueller Unterstützung angezeigt. Die Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv zu bedienen. Sobald deine Mitarbeiter die SOP abgeschlossen haben, erhältst du in Echtzeit eine Meldung in der Web App oder per E-Mail über den Abschluss oder Verzögerung des Auftrags - und kannst entsprechend schnell reagieren.

Daten sammeln und optimieren

Verbessere Prozesse
auf Basis solider Daten

Lege den Grundstein für kontinuierliche Verbesserungen und maximale Effizienz. Durch die Digitalisierung deiner SOPs siehst du genau, wo du im Augenblick stehst, was bisher erreicht wurde und wo noch Luft nach oben ist. Die intuitiven Berichte im remberg XRM geben dir schnell und einfach Auskunft über den Fortschritt und die Effektivität deiner Prozesse. Sie helfen dir dabei, Muster zu erkennen, und geben dir konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen in deinen Abläufen.

Bei Audits und Prüfungen bist du auf der sicheren Seite: Da alle Daten zentral und digital in einer digitalen Lebenslaufakte abgelegt sind, siehst du die alle bereits durchgeführten Akvititäten an jeder Anlage, jeder Maschine und von jedem Equipment. Du kannst direkt belegen, dass alle SOPs korrekt befolgt werden und Vorschriften eingehalten sind.

Schnittstellen & APIs zur Anbindung deiner IT-Systeme

Erspare dir das Hin und Her zwischen verschiedenen Tools wie z.B. ERP-, DMS- oder CRM-Systeme. Synchronisiere alles Wichtige mit dem remberg XRM und lass Informationen über APIs oder automatische CSV Imports übertragen.

Schnittstellen
IT Security Deutschland

Höchste Sicherheitsstandards für deine Daten

Deine Daten und dein Vertrauen haben bei uns höchste Priorität. Das remberg XRM setzt beim Hosting auf ein deutsches Hochsicherheits-Rechenzentrum, das ISO/IEC 27001 zertifiziert ist und den höchsten C5 Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfüllt. Zusätzlich Sicherheit bietet remberg mit Sicherheits-mechanismen wie Passwortänderungszyklen und 2FA.

Vor dem remberg XRM waren wir nicht digital unterwegs. Mittlerweile sind wir an dem Punkt, dass jeder Service Mitarbeitende ein Tablet hat und seine Aufträge und alle relevanten Informationen digital einsehen kann.
Marco Federau Projektleiter Digitaler Service Georg Sahm GmbH
Ursprünglich wollten wir nur unsere Serviceberichte digitalisieren. Jetzt haben wir alles, was im Service passiert, im remberg XRM zentral. Das ist ein riesengroßer Vorteil.
Florian Kächele Service- und Einkaufsleiter Genkinger GmbH

Transformiere jetzt deine Prozesse mit digitalen SOPs

Du hast gesehen, wie einfach und effektiv die Erstellung, Durchführung und Auswertung deiner SOPs werden kann. Gehe jetzt den nächsten Schritt und starte deine kostenlose Testversion des remberg XRMs noch heute.

Transformiere Arbeitsabläufe und beende das Papierchaos - nur klare Strukturen, Zeitersparnis, und die Gewissheit, dass alles genau so läuft, wie es soll.

  • Maschinen & Equipment
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  • Fahrzeuge & Mobile Assets
  • Elektronik & IT Assets
  • Andere X & Dinge

Dein X fehlt?
Fordere eine Demo an und wir schauen, ob wir Prozesse rund um dein X ebenfalls abbilden können.

Du bist 2 Klicks davon entfernt, digitaler Champion rund um dein X zu werden

In unserem Erstgespräch fragen wir nach deinen Herausforderungen rund um dein X. So können wir feststellen, wie das remberg XRM optimal helfen kann, deine Organisation fit für die Zukunft zu machen.

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SOP Software

Als Verantwortlicher für Qualitäts- und Prozessmanagement bist du täglich gefordert, Arbeitsabläufe zu optimieren und eine reibungslose Durchführung von Aufgaben sicherzustellen. Die Verwendung traditioneller, papierbasierter SOPs kann jedoch zu Ineffizienz, Fehleranfälligkeit und Verzögerungen führen. Der Einsatz von SOP-Software bietet hier eine innovative Lösung. Sie ermöglicht es, Arbeitsanweisungen zu digitalisieren und Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. SOP-Software vereinfacht nicht nur den Zugriff auf relevante Informationen, sondern erleichtert auch die Aktualisierung und Verteilung von Arbeitsanweisungen, was letztlich zu einer Steigerung der Gesamteffizienz beiträgt.

Was sind SOPs?

Definition von Standard Operating Procedures

Klar definierte Abläufe sind nicht nur in hektischen Zeiten Gold wert. Standard Operating Procedures (SOPs), zu Deutsch “Arbeitsanweisungen”, sind unverzichtbar, wenn Prozesse effizient, sicher und in gleichbleibend hoher Qualität durchgeführt werden sollen.

SOPs sind dokumentierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Durchführung bestimmter Geschäftsprozesse. Betriebsleiter*innen weisen ihren Mitarbeitenden SOPs zu, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern, eine konsistente Unternehmensleistung zu gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern. Diese Anweisungen erleichtern es den Mitarbeitenden, Routineaufgaben fehlerfrei auszuführen.

SOPs werden manchmal in zwei Gruppen unterteilt: technische SOPs und Management-SOPs.

Technische SOPs beschreiben, wie die Mitarbeitenden bestimmte Aufgaben ausführen sollen. Manchmal wird auch beschrieben, wie mit möglichen Störungen umgegangen werden soll, falls diese auftreten. Technische SOPs unterscheiden sich je nach Abteilung, Anlage, Betrieb und Geschäftsfunktion.

Management-SOPs enthalten Richtlinien, wie Manager technische SOPs entwickeln sollten. Sie legen fest, wer für die Überprüfung, Genehmigung, Umsetzung und Überarbeitung der SOPs verantwortlich ist. Darüber hinaus fassen Management-SOPs den Prozess der Überprüfung technischer SOPs auf Verantwortlichkeiten zusammen.

Gute Gründe für SOPs

Sicherheit geht vor: SOPs zeigen genau, wie Aufgaben sicher durchgeführt werden. Das minimiert das Unfallrisiko und sorgt für ein sicheres Arbeitsumfeld.

Klare Kommunikation: Mit SOPs wissen alle Bescheid. Die Anweisungen sind eindeutig und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das spart Zeit und Nerven.

Gleichbleibende Qualität: SOPs sorgen für einheitliche Arbeitsabläufe und damit für gleichbleibend gute Ergebnisse. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden sich schneller zurecht und jeder weiß, was zu tun ist.

Effiziente Schulungen: SOPs sind ideale Schulungsunterlagen. Sie sind praxisnah und auch für Nicht-Muttersprachler verständlich. Bilder und Grafiken erleichtern das Verständnis zusätzlich.

SOPs sorgen für klare Abläufe, Sicherheit und Qualität. Und sie machen den Arbeitsalltag für alle Beteiligten ein Stück berechenbarer und stressfreier.

Einsatzbereiche von SOPs

SOPs sind vielseitig einsetzbar und spielen in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens eine zentrale Rolle:

Vorbeugende Instandhaltung: Durch den Einsatz von SOPs in der vorbeugenden Instandhaltung lassen sich die Lebensdauer von Maschinen und Anlagen verlängern und potenzielle Störfälle minimieren. SOPs sorgen hier für klar definierte Prozesse und Anweisungen, um Wartungsarbeiten systematisch und rechtzeitig durchzuführen.

Prüfungen, Inspektionen, Kontrollen: Im Bereich Compliance sind SOPs unerlässlich. Sie gewährleisten, dass alle notwendigen Prüfungen, Inspektionen und Kontrollen gemäß den gesetzlichen Vorgaben und Standards durchgeführt werden. SOPs tragen somit dazu bei, das Risiko von Rechtsverstößen zu verringern und die Einhaltung relevanter Vorschriften sicherzustellen.

Qualitätsmanagement: SOPs sind ein wesentliches Instrument im Qualitätsmanagement. Sie definieren klare Abläufe und Standards für Arbeitsprozesse, um eine hohe Qualität in Produktion und Dienstleistung zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser vorgegebenen Prozesse und Standards sichert eine gleichbleibend hohe Qualität in allen Unternehmensbereichen.

Digitale SOPs

SOPs im digitalen Zeitalter: Eine notwendige Transformation

Die Verwendung von SOPs ist in vielen Unternehmen ein etablierter Bestandteil zur Sicherstellung konsistenter Arbeitsabläufe. Aktuell sind SOPs häufig noch in Papierform vorzufinden, jedoch werden die damit verbundenen Nachteile immer offensichtlicher.

Papierbasierte SOPs sind oft nicht praktikabel, kostenintensiv und umweltbelastend. Die Aktualisierung ist zeitraubend und ressourcenintensiv, da das Bearbeiten, Drucken und Verteilen an die Mitarbeiter manuell erfolgen muss.

Häufig werden umfangreiche Handbücher von Mitarbeitern vernachlässigt, was zu Fehlern bei Arbeitsaufträgen führen kann. Unklare und unübersichtliche Anweisungen erhöhen außerdem das Risiko Fehler.

Die Digitalisierung von SOPs mit Cloud-Software bietet hingegen zahlreiche Vorteile:

Zugänglichkeit und Transparenz: Mit Cloud-Software kann auf abgeschlossene Arbeitsaufträge jederzeit zugegriffen werden, was die Auswertung von Produktionsproblemen und die Zusammenarbeit bei behördlichen Audits erleichtert.

Schneller Zugriff für Mitarbeiter: Cloud-basierte SOPs sind jederzeit und überall für die Mitarbeiter zugänglich, wodurch zeitraubende Suchvorgänge entfallen und Aktualisierungen sofort verfügbar sind.

Datenschutz und Sicherheit: Digitale SOPs bieten durch Authentifizierungssysteme ein hohes Maß an Sicherheit und helfen, das Risiko von Datenlecks zu minimieren.

Kontrolle durch das Management: Digitale SOPs ermöglichen eine genaue Nachverfolgung der von den Mitarbeitern erledigten Aufgaben und bieten zusätzliche Funktionen wie das Hochladen von Fotos zur Dokumentation.

Effizientes Onboarding: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird durch digitale SOPs vereinfacht, was die Kontinuität der Arbeitsabläufe gewährleistet.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die digitale Transformation von SOPs nicht nur zur Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung beiträgt, sondern auch Transparenz und Sicherheit erhöht. Unternehmen sind somit gut beraten, den Umstieg von papierbasierten zu digitalen SOPs in Erwägung zu ziehen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, melde dich gerne bei uns!

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