Obwohl die W. Gessmann GmbH mit ihren Produkten stark auf Innovation und Qualität setzt, waren manche internen Bereiche - wie bei vielen mittelständischen Unternehmen - noch stark von papierbasierten Prozessen geprägt. Dies führte zu erheblichen Herausforderungen hinsichtlich Effizienz und Transparenz bei allen Prozessen rund um die Wartung und Instandhaltung der zahlreichen Werkzeugmaschinen. Allein in der Fertigung hatte Gessmann 20 bis 30 Ordner voll mit Dokumenten wie Wartungsprotokollen und Angeboten, bei denen es schwer war, den Überblick zu behalten.

Auf der anderen Seite Michael Faber: ein engagierter, langjähriger und innovationsfreudiger Mitarbeiter, der seit rund 15 Jahren im Unternehmen tätig ist. Faber begann seine Karriere als Werkzeugmechaniker und CNC-Fräser, sein großes Interesse an Robotik und Automatisierung führte ihn schließlich vor vier Jahren zur Programmierung und damit zur Digitalisierung vieler Arbeitsschritte.

Digitalisierungsinitiativen bei Gessmann

“Wir haben vierteljährliche Meetings, um neue Digitalisierungspotenziale zu identifizieren. Alle wichtigen Unternehmensbereiche nehmen daran teil und stellen die Initiativen der letzten Monate vor. Auch der Plan, die Instandhaltung der mechanischen Fertigung zu digitalisieren, wurde dort diskutiert”, erzählt Michael Faber. Kurz darauf beauftragten ihn seine Vorgesetzten, nach einer geeigneten Lösung zu suchen. Seine Wahl fiel auf WERKBLIQ, eine spezialisierte Instandhaltungssoftware. Entschlossen startete er das Projekt: "Schon bei der Arbeit an der Maschine hat mich das Drumherum immer interessiert. Da lag es nahe, dass ich mich auch um die Auswahl und Einführung einer Instandhaltungssoftware kümmere - mit allem, was dazu gehört."

Schritt für Schritt zur digitalen Instandhaltung

Mit einem klaren Fokus auf die Verbesserung der Prozesse und der neuen Softwarelösung ging Faber Schritt für Schritt zu einer digitalen Instandhaltung über. Zunächst hat er damit begonnen, alle Papierdokumente zu digitalisieren: "Dazu habe ich alle Wartungen manuell in WERKBLiQ eingetragen und zusätzlich rund 1.800 Dateien und Dokumente, darunter viele Wartungsprotokolle, eingescannt und digital organisiert", erzählt Faber weiter: "Das war viel Arbeit, aber es hat sich gelohnt." Mit der Einführung von WERKBLiQ konnten letztlich die Instandhaltungsprozesse für rund 25 Mitarbeiter in der mechanischen Fertigung deutlich verbessert werden.

Abkündigung von WERKBLiQ

Trotz der ersten Erfolge mit WERKBLiQ stieß Michael Faber auf neue Herausforderungen. Im August 2023 erhielt Gessmann die überraschende Nachricht von DMG MORI, dass die Lizenz und die Bereitstellung der Software endet. DMG MORI hatte WERKBLiQ im Jahr 2017 aufgekauft, um es in das eigene Produktportfolio zu integrieren, stellte die Entwicklung jedoch aus strategischen Gründen ein. Michael Faber, der das Projekt mit viel Elan vorangetrieben hat, beschreibt die Situation so: "Ich habe schon ein Jahr davor gemerkt, dass die Software nicht mehr weiterentwickelt wird. DMG hat sich weniger um die Software gekümmert – es gibt z.B. einen Helpdesk, wo man Dinge vorschlagen kann, wie Verbesserungen für die Software. Aber das ist einfach versandet. Erst wenn wirklich nichts mehr ging, hat man sich darum gekümmert." Für das Gessmann-Team und Michael Faber war klar, dass es sich nicht mehr lohnte, weiter mit WERKBLiQ zu arbeiten.