7 Fakten zu Mobile Instandhaltung, die dir SAP nicht verrät

Wenn du heutzutage nach „mobiler Instandhaltung“ fragst, stößt du fast automatisch auf SAP. Kein Wunder: Das deutsche Softwareunternehmen hat den Begriff maßgeblich etabliert und über Jahre in die Instandhaltungsabteilungen hineingetragen – immerhin setzen etliche Unternehmen auf SAP PM (Plant Maintenance). 

Doch wie jede Softwarelösung hat auch diese ihre Tücken. Ein Mitarbeiter eines großen Produktionsunternehmens berichtet uns zum Beispiel, dass die Einführung von SAP PM bei ihm „ein halbes Jahr gedauert und viel IT-Ressourcen verschlungen“ hat. Viele Unternehmen suchen deshalb nach Alternativen oder Ergänzungen, die schlanker und schneller zu implementieren sind.

Im Folgenden erfährst du 7 Fakten, die SAP dir nicht unbedingt auf den ersten Blick verrät – und wie du mithilfe einer modernen Lösung deutlich mehr aus dem Thema Mobile Instandhaltung heraus holst. 

Mobile Instandhaltung

Mobile Instandhaltung: Aufträge, Dokumentation und Störmeldungen
mit moderner Software & Apps jederzeit im Griff

Fakt #1: Mobile Instandhaltung braucht mehr als nur eine App

Viele Anwender stellen sich „Mobile Instandhaltung“ zunächst als eine simple App vor. Ein paar Klicks auf dem Smartphone, und schon ist jede Wartungs- oder Störungsmeldung im System? Ganz so einfach funktioniert es leider nicht. Wenn du dein Instandhaltungs-Team wirklich mobil und effizient aufstellen willst, brauchst du mehr als nur eine hübsche Benutzeroberfläche.

Durchdachte Prozesse sind der Schlüssel

Zunächst musst du klären, wie deine Abläufe aussehen sollen. Wo entstehen Störmeldungen? Wer ist zuständig und wie wird entschieden, welche Maßnahmen Priorität haben? Nur wenn du diese Fragen sauber gelöst hast, kannst du sie in eine mobile Lösung übertragen. Eine App kann dein Team zwar dabei unterstützen, aber sie ersetzt keinen durchdachten Instandhaltungsprozess.

System-Integration statt Dateninseln

Ein weiterer Punkt: Deine mobile Lösung sollte möglichst nahtlos mit den vorhandenen Systemen verknüpft sein. Gerade in der Instandhaltung ist es entscheidend, dass die Daten deines ERP-Systems (etwa SAP) oder deines Dokumentenmanagements (z. B. technische Dokumentationen wie Handbücher, Prüfberichte) sofort verfügbar sind. Ein Mitarbeiter in der Produktion berichtet uns zum Beispiel:

„Wir wollten eine einfache App, aber am Ende brauchten wir eine offene Plattform, um alle unsere Daten und Dokumente zu integrieren.“

Das zeigt: Ohne saubere Schnittstellen und eine gute Integration wird deine mobile Instandhaltung schnell zu einer Dateninsel – du verlierst wichtige Synergieeffekte, weil dein Team Informationen erst mühsam aus anderen Systemen herauskramen muss.

Tipp: Achte darauf, dass die mobilen Tools, die du einführst, nicht vom Rest deiner IT-Landschaft abgekapselt sind. Nur so stellst du sicher, dass Wartungspläne, Stücklisten oder Checklisten überall identisch und aktuell sind. Am Ende willst du eine flüssige, digitale Prozesskette – vom ersten Scan eines QR-Codes bis zur automatischen Materialanforderung im ERP.

Fakt #2: SAP PM kann umständlich und schwerfällig sein

SAP PM gilt in vielen Unternehmen als Standard-Lösung für die Instandhaltung – und ja, es bietet einen enormen Funktionsumfang. Das Problem: Die Oberfläche wirkt oft überladen und komplex, gerade für Mitarbeitende, die schnell eine Störmeldung absetzen oder eine Wartung erledigen möchten.

„Wir haben monatelang an unserem SAP PM herumkonfiguriert und mussten viel Geld für externe Beratung ausgeben“, erzählt ein Techniker aus einem Kunststoff verarbeitenden Betrieb.

Lange Einarbeitungszeiten und wenig „Out-of-the-box“-Mobility

Das Zitat verdeutlicht zwei Kernprobleme: Zum einen brauchen Anwender viel Schulung, um SAP PM effizient zu nutzen. Zum anderen ist die mobile Nutzung – also das Arbeiten mit Smartphones oder Tablets – in SAP PM oft nur über zusätzliche Erweiterungen oder Partnerlösungen möglich. „Out-of-the-box“ kommt SAP meist eher mäßig benutzerfreundlich rüber, was den Rollout verlangsamt und die Einstiegshürde erhöht.

Einfacher: Moderne Instandhaltungsapps wie remberg

Wenn du nicht gleich eine Großbaustelle in deiner IT-Landschaft eröffnen willst, lohnt sich der Blick auf alternative Plattformen. Ein Beispiel ist die remberg Instandhaltungsapp: Sie setzt auf einen schlanken Cloud-Ansatz, der ohne monatelange Projekte auskommt. Statt viel Customizing und Beraterstunden kannst du innerhalb weniger Tage mit einer Pilotphase loslegen.

  • Schnelle Implementierung: Einfaches Onboarding, kein aufwendiges SAP-Customizing
  • Benutzerfreundlichkeit: Eine klare App-Oberfläche, die auf Praxisnutzer abgestimmt ist
  • Mobile-first: Bereits von Haus aus für Smartphones und Tablets konzipiert

Gerade in Teams, die wenig Zeit für Schulungen haben und mit möglichst wenig IT-Aufwand starten möchten, ist eine solche leichtgewichtige Lösung Gold wert. Du ersparst dir den Frust langer Einarbeitungsphasen und steigerst die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden enorm.

Fakt #3: Offline-Funktionalität ist Gold wert

Ein Problem, das in der Praxis oft unterschätzt wird: Nicht jede Produktionshalle ist optimal vernetzt. Maschinen stehen gerne mal in Ecken mit schlechtem Empfang, manche Montagebereiche haben sogar gar keine Internetverbindung. Doch genau dort entstehen häufig Störungen oder müssen Wartungen durchgeführt werden.

Deshalb musst du offline arbeiten können

Wenn deine Instandhaltungs-App an solchen Stellen plötzlich nutzlos ist, greift dein Team doch wieder auf Zettel und Stift zurück. Stattdessen solltest du sicherstellen, dass deine Lösung auch ohne aktive Internetverbindung Daten verarbeiten kann. Das bedeutet beispielsweise, dass Stammdaten und Checklisten lokal auf dem Gerät verfügbar sind und Störmeldungen offline erfasst werden können. Sobald du wieder online bist, synchronisiert sich die App automatisch mit dem Hauptsystem.

Das SAP-„Geheimnis“

Auch wenn SAP PM umfangreich ist, die Offline-Funktion kommt meist nicht von Haus aus. Oft brauchst du zusätzliche Module oder Partnerlösungen wie von Maintcare, OPRA oder argvis, was Projektaufwand und Kosten treibt. Die Konfiguration kann komplex werden und erfordert tiefe SAP-Kenntnisse. Achte deshalb von Anfang an darauf, ob deine (mobile) Instandhaltungs-App diese essentielle Funktion unterstützt – ohne dass du erst ein SAP-Projekt aufsetzen musst.

Fakt #4: KI bringt dir echte Effizienzgewinne

Häufig stecken Team bis zum Hals in Dokumentationen: Wartungspläne, Störungsprotokolle, Handbücher – im Laufe der Jahre sammeln sich Unmengen an Informationen an. Ein schneller Zugriff wird zur Herausforderung, weil niemand mehr weiß, wo was genau steht. Genau hier kann moderne KI in der Instandhaltung enorme Vorteile bieten.

Warum KI so wichtig ist

Mit KI durchforstest du große Datenmengen in Sekunden. Statt zeitintensiver Handarbeit findest du Fehlercodes, Einbauanleitungen oder historische Störungsfälle auf Knopfdruck. Ingo Hild, Werkleiter des ams OSRAM Werks in Schwabmünchen schilderte es so:

„Wenn wir Stillstände an unseren Anlagen hatten, dauerte es im Durchschnitt zehn Minuten, bis der Techniker die benötigten Unterlagen fand – im schlimmsten Fall sogar deutlich länger.” 

Mit KI verkürzt sich diese Suche drastisch. Du bekommst sofort relevante Ergebnisse, kannst automatische Zusammenfassungen erstellen lassen und erhältst sogar Vorschläge für Lösungsschritte. All das ohne mühseliges Durchblättern von PDFs oder Ordnern.

Der remberg Asset Copilot: KI direkt integriert

Ein besonderer Trumpf der remberg Instandhaltungsapp ist der integrierte Asset Copilot. Dieser KI-Assistent kann:

  • Fehlercodes analysieren und deren Lösungsvorschläge im Handumdrehen liefern
  • Dokumentationen intelligent durchsuchen und relevante Passagen auflisten
  • Quellen direkt verlinken, so dass du mit nur einem Klick die Ausgabe überprüfen kannst

So sparst du dir aufwendige Suchaktionen und entlastest deine Techniker. Mit KI steigerst du du nicht nur die Geschwindigkeit, in der Reparaturen abgeschlossen werden, sondern auch die Genauigkeit und Qualität – und das in jeder Sprache.

Der remberg Asset Copilot bei ams OSRAM im Einsatz – per QR-Code-Scan mit dem Smartphone kann man direkt mit dem jeweiligen Asset chatten und Störfälle schneller lösen.

Und wie sieht es bei SAP PM aus?

SAP PM bietet sicherlich Suchfunktionen und Add-ons, doch oft sind diese nicht KI-basiert oder müssen erst über separate Erweiterungen integriert werden. Das bedeutet mehr Aufwand, höhere Kosten und eine noch komplexere Systemlandschaft. Wer KI in der Instandhaltung heute haben will, setzt deshalb eher auf moderne, cloudbasierte Software, bei denen KI von Anfang an mitgedacht wurden – wie bei der remberg Asset Plattform.

Fakt #5: Einfache Usability steigert die Akzeptanz

Einer der größten Hemmschuhe bei klassischen Instandhaltungsmodulen wie SAP PM ist die schwere Bedienbarkeit. Zahlreiche Masken, komplexe Menüs und umfangreiches Customizing führen dazu, dass viele Mitarbeitende im Shopfloor nur widerwillig oder gar nicht damit arbeiten. Stattdessen greift man schnell wieder zu Papier und Stift – Hauptsache, es geht schneller.

„In SAP mussten wir zig Felder ausfüllen, das hat uns oft ausgebremst,“
berichtet ein Teamleiter einer Fertigungsabteilung.

Moderne Lösung: Einfach navigieren statt ewig klicken

Mit einer intuitiven UI reduzierst du den Frustfaktor auf ein Minimum. In einer zeitgemäßen Instandhaltungsapp finden sich deine Mitarbeitenden schon nach wenigen Minuten zurecht. Ein guter Workflow könnte so aussehen:

  • Scan per QR-Code: Statt aufwändig die Typennummer der Anlage oder Maschine zu suchen, scannst du an der Maschine einen Code – schon bist du in der richtigen Ansicht.
  • Klare Navigationswege: Du wirst durch wenige, selbsterklärende Schritte geleitet, bis du eine Störmeldung oder Wartungsrückmeldung abgeschlossen hast.
  • Direkter Zugang zu Dokumenten: Anleitungen und Checklisten sind nur einen Fingertipp entfernt, ohne dass du endlose Verzeichnisstrukturen durchsuchen musst.

Ergebnis: Mehr Digitalisierung, weniger Zettelwirtschaft

Je einfacher die Bedienung, desto höher die Akzeptanz. Und erst wenn dein Team die App gerne nutzt, sparst du wirklich Zeit. Mit einer benutzerfreundlichen mobilen Instandhaltung kannst du dich von Ordnern und Excel-Listen verabschieden, die einst deinen Alltag dominiert haben. Stattdessen profitierst du von Echtzeit-Daten und transparenten Prozessen, bei denen alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten.

Die remberg Instandhaltungsapp: Modern, intuitiv und immer auf dem neuesten Stand

Fakt #6: Pilot-Rollouts sind günstiger (und schlauer) als Großprojekte

Bei klassischen SAP-Einführungen hörst du immer wieder von großen Projekten, die monatelang, manchmal sogar jahrelang laufen. Währenddessen wächst der Druck im Betrieb, schnelle Verbesserungen zu sehen. „Wenn wir schon so viel Zeit investieren, wollen wir auch das Komplettpaket,“ heißt es dann oft. Das Problem: Je mehr Module und Schnittstellen du gleichzeitig aktivierst, desto höher werden Komplexität, Kosten und das Risiko, dass sich alles verzögert.

Mach es besser: Starte klein und sammle Erfahrungen

Ein praxisbewährter Ansatz lautet: Beginne mit einem Piloten – zum Beispiel in einem einzigen Werk oder für eine Handvoll Anlagen oder Maschinen. So kannst du in kurzer Zeit prüfen, wie sich die Lösung in der Realität schlägt und ob sie den Anforderungen deiner Leute im Shopfloor oder im Feld gerecht wird. Bleiben die ersten Ergebnisse aus, justierst du frühzeitig nach. Fallen sie gut aus, hast du überzeugende Argumente für den weiteren Rollout.

„Wir wollten erstmal in einer Abteilung testen, bevor wir alle Standorte umstellen – das hat uns sehr geholfen,“
erzählt ein Verantwortlicher aus der Automobil-Zuliefererbranche.

Der remberg-Vorteil: Schnell implementiert, schnell erfolgreich

Mit einer Instandhaltungssoftware wie remberg kannst du bereits in wenigen Tagen oder Wochen einen Pilot-Rollout durchführen. Du sparst dir langwierige Konfigurationen und teure Beraterprojekte. Dadurch hältst du nicht nur das finanzielle Risiko gering, sondern gewinnst auch schneller erste Daten. Dasselbe gilt für die Belegschaft: Wenn sie im Pilot rasch erkennt, wie viel Zeit und Papierstau die neue Lösung einspart, steigt die Akzeptanz automatisch – und du kannst gelassen den nächsten Schritt gehen.

Fakt #7: Du musst nicht alle Funktionen von Beginn an nutzen

Gerade bei großen Softwareanbietern wie SAP ist die Versuchung groß, gleich das komplette Funktionspaket zu aktivieren – von der Ersatzteillogistik bis zur Kapazitätsplanung. Doch zu viel auf einmal führt oft zu Projektstaus, langen Schulungsphasen und einer Überforderung deiner Mitarbeitenden. Statt mit einer pragmatischen Lösung direkt durchzustarten, wirst du von unzähligen Customizing-Optionen erschlagen.

Konzentriere dich auf den Kernbedarf

Wichtiger ist, dass du dir klar definierst, welche Bereiche der mobilen Instandhaltung am schnellsten den größten Nutzen bringen. Ein guter Einstieg sind zum Beispiel:

  • Störmeldungen: Sofort digital erfassen, Fotos anhängen und priorisieren
  • Wartungsplanung: Regelmäßige Inspektionen als automatisierte Aufträge aussteuern
  • Dokumentenverwaltung: Schneller Zugriff auf Handbücher und Anleitungen

Mit diesen Kernfunktionen verschaffst du deinen Instandhaltungs-Teams bereits spürbare Erleichterung – und das ohne langwierige Mammutprojekte.

Schrittweise Digitalisierung statt Komplett-Overkill

Der große Vorteil eines modularen Ansatzes: Du kannst deine Prozesse Schritt für Schritt digitalisieren, ohne alle gleichzeitig umzukrempeln. So stellst du sicher, dass die Lösung sauber in den Alltag integriert wird. Sobald die ersten Features gut laufen und deine Leute sich vertraut gemacht haben, kannst du weitere Funktionen hinzufügen.

„Wäre ich gleich mit allen Modulen gestartet, hätte ich mein Team überrollt,“
sagt ein Instandhaltungsleiter aus dem Maschinenbau. 

Mit einer gestaffelten Einführung stellst du dagegen sicher, dass Akzeptanz und Nutzen parallel steigen – und du bleibst flexibel, an welchen Stellen du als Nächstes nachrüstest.

So trumpfst du mit mobiler Instandhaltung auf

SAP hat den Begriff „Mobile Instandhaltung“ geprägt, aber eben nicht immer das ganze Bild vermittelt. Wie du gesehen hast, gibt es zahlreiche Stolpersteine bei der Umsetzung – von komplexem Customizing bis zum fehlenden Offlinemodus. Gleichzeitig liegt genau in der Mobilität ein riesiges Potenzial für schnellere Prozesse, weniger Papierkram und zufriedene Teams im Shopfloor.

Wenn du merkst, dass klassische SAP-Lösungen an ihre Grenzen stoßen, lohnt sich der Blick auf einfache, cloudbasierte Alternativen wie die remberg Asset Plattform. Hier kommt KI und Offline-Funktionalität direkt mit – ohne teure Zusatzpakete oder langwierige Schulungen. Damit legst du das Fundament für eine vorbeugende Instandhaltung, automatisierte Prozesse und zufriedene Mitarbeitende, die gerne digital arbeiten.

Starte mit remberg jetzt durch 

1. Teste die remberg Asset Plattform in der Praxis
Erlebe die remberg Asset Plattform in der Produkttour oder fordere eine Demo an, um unverbindlich zu sehen, wie schnell sich mobile Instandhaltung realisieren lässt.

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Hol dir jetzt alle Infos und starte durch mit effizienteren, schnelleren und digitalen Prozessen. Denn am Ende geht es nicht um IT-Projekte, sondern darum, dass deine Maschinen, Anlagen und Equipment reibungslos laufen – und dein Instandhaltungsteam Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben hat.