Wartungsmanagement-Software: Die richtige Wahl treffen

Wartungsmanagement ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Doch anstatt sich auf Stift, Papier oder Excel zu verlassen, gibt es effizientere und zeitsparendere Lösungen.

In diesem Artikel erfĂ€hrst du, wie du die richtige Software fĂŒr dein Wartungsmanagement auswĂ€hlst, deine Prozesse in der Instandhaltung von A bis Z digitalisierst und alle wichtigen AblĂ€ufe nachhaltig verbesserst.

Wartungsmanagement heute: Stumpfe SÀgen sÀgen nicht

Als Wartungsmanager*in musst du ganz schön viel beachten. Der reibungslose Betrieb von Maschinen, Anlagen oder Fahrzeugen – und damit deines gesamten Unternehmens – hĂ€ngt maßgeblich von regelmĂ€ĂŸigen Wartungsarbeiten ab. Doch was wurde zuletzt gewartet oder geprĂŒft? Wann wurde die letzte Wartung/PrĂŒfung durchgefĂŒhrt, und welche Arbeiten wurden von wem gemacht?

Fragen ĂŒber Fragen, die eigentlich jeder Wartungsprofi im Blick haben mĂŒsste, damit AusfĂ€lle und unliebsame Überraschungen wie ArbeitsunfĂ€lle vermieden werden.

Doch die RealitĂ€t macht jedem noch so gewissenhaft gefĂŒhrten Wartungsmanagement einen Strich durch die Rechnung.

Denn Wartungsmanagement ist komplex und es gibt immer viel zu viel zu tun:

  • StörfĂ€lle mĂŒssen sofort beseitigt werden
  • Ersatzteile mĂŒssen ĂŒbersichtlich katalogisiert und bestellt werden
  • Wartungsarbeiten mĂŒssen dokumentiert und prĂŒfgerecht protokolliert werden
  • Techniker*innen mĂŒssen aus- und weitergebildet werden

Die Liste ist endlos und jede Aufgabe hat ihre eigene Dringlichkeit.

Wie soll man da bloß hinterher kommen?

Die Wurzel des Problems liegt in veralteten Methoden des Instandhaltungsmanagements. Vielerorts werden nÀmlich Tools, Prozesse und Werkzeuge genutzt, die seit Jahrzehnten im Einsatz sind:

Stift und Papier: So schnell ein Notizzettel ausgefĂŒllt ist – handschriftliche Notizen sind oft unleserlich, gehen schnell verloren oder verstauben in AktenschrĂ€nken. So entsteht schnell eine Zettelwirtschaft, in der niemand mehr durchblickt.

Excel und Telefon: Eine vermeintlich “digitale Lösung”, aber auch Excel hat seine Grenzen. Die Tabellen lassen sich zwar gut an die eigenen Prozesse anpassen, aber die Pflege der Excel-Listen ist sehr zeitaufwendig und wird schnell zum Vollzeitjob. Insbesondere das Hin- und Her zwischen den unzĂ€hligen Listen und Ablagesystemen und die daraus resultierenden MedienbrĂŒche machen deine Wartungsprozesse unĂŒbersichtlich, ineffizient und fehleranfĂ€llig.

Herkömmliche, desktop-basierte Software: Selbst Instandhaltungsprogramme, die auf Desktop-PCs laufen, können in der heutigen Welt hinderlich sein. Technische Teams befinden sich hĂ€ufig an der Maschine, der Anlage oder dem Fahrzeug, das gewartet werden muss. Sie brauchen Zugang zu Informationen und Daten in Echtzeit, und nicht erst, wenn sie wieder an ihrem Schreibtisch sitzen oder in der Werkstatt sind. 

Die große Herausforderung: Vor lauter Feuer löschen kommt man nicht dazu, die bestehenden Prozesse in Frage zu stellen und eine moderne Lösung zu implementieren.

Es fĂŒhrt kein Weg daran vorbei: denn ein unzureichendes Instandhaltungsmanagement kann weitreichende Folgen haben.

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7 Typische Folgen im Wartungsmanagement durch technologischen RĂŒckstand

In der heutigen schnelllebigen GeschĂ€ftswelt sind veraltete Methoden echte Stolpersteine. Der technologische RĂŒckstand in Unternehmen fĂŒhrt oft zu typischen Fehlern, die kostspielige Folgen haben.

1. Unzureichende Dokumentation
Die manuelle Dokumentation auf Papier oder in veralteten Softwareanwendungen fĂŒhrt hĂ€ufig zu unvollstĂ€ndigen oder verlorenen Aufzeichnungen. Dies kann zu mangelnder RĂŒckverfolgbarkeit und Problemen bei der Nachvollziehbarkeit von Wartungsarbeiten fĂŒhren.

2. Fehlende Übersicht und unklare ZustĂ€ndigkeiten
Ohne eine moderne Wartungsmanagement-Software kann es schwierig sein, den Überblick ĂŒber die laufenden Instandhaltungsarbeiten zu behalten. Dies fĂŒhrt hĂ€ufig zu Verwirrung ĂŒber Verantwortlichkeiten und PrioritĂ€ten innerhalb des Teams.

3. UnregelmĂ€ĂŸige Wartungen und VernachlĂ€ssigung der prĂ€ventiven Instandhaltung
Die VernachlĂ€ssigung der vorbeugenden Instandhaltung aufgrund fehlender Planungsinstrumente fĂŒhrt hĂ€ufig zu unerwarteten AusfĂ€llen und hohen Reparaturkosten.

4. Übersehen von Sicherheitsaspekten
Veraltete Systeme erschweren die Überwachung und Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und -richtlinien und erhöhen das Risiko von ArbeitsunfĂ€llen und GesetzesverstĂ¶ĂŸen.

5. Fehlende Ersatzteile
Ohne eine effiziente Lagerhaltung und Übersicht kann es vorkommen, dass wichtige Ersatzteile fehlen. NatĂŒrlich geschieht das oft gerade dann, wenn sie dringend benötigt werden, was wiederum zu lĂ€ngeren Ausfallzeiten fĂŒhrt.

6. Keine Daten fĂŒr Analysen
Veraltete Methoden bieten keine Möglichkeit zur Erfassung von Betriebsdaten. Dies bedeutet, dass wertvolle Informationen fĂŒr die kontinuierliche Verbesserung des Instandhaltungsmanagements verloren gehen. Anhand von Daten lassen sich Vorgesetzten wesentlich besser davon ĂŒberzeugen, dass Maschine A ungewöhnlich hĂ€ufig ausfĂ€llt und sich eine Neuanschaffung definitiv lohnt.

7. Mangelndes Budget
Leider wird Instandhaltung in vielen Unternehmen immer noch stiefmĂŒtterlich und als Kostenfaktor behandelt: Ohne klare Daten und Analysen zur UnterstĂŒtzung von Budgetentscheidungen kann es schwierig sein, ausreichende Mittel fĂŒr die Instandhaltung bereitzustellen oder diese zu erhöhen.

Du siehst: Auf kurz oder lang fĂŒhrt eigentlich kein Weg daran vorbei, technologischen RĂŒckstand im Instandhaltungsmanagement zu ĂŒberwinden und auf moderne Lösungen zu setzen.

Warum Wartungsmanagement so komplex ist

Insbesondere in Unternehmen mit einer breiten Palette von Anlagen, GerĂ€ten, Equipment oder Fahrzeugen wird das Wartungsmanagement schnell extrem komplex. Aber auch schon in kleinen bis mittelstĂ€ndischen Betrieben fĂ€llt einfach zuviel an, das regelmĂ€ĂŸig gewartet und geprĂŒft werden muss:

  • Krane, Hebezeuge und Anschlagmittel
  • Erdbaumaschinen, BehĂ€lter und Container
  • Flurförderfahrzeuge und HubarbeitsbĂŒhnen
  • Hydraulik-Schlauchleitungen und Druckkessel
  • elektrische Anlagen und Betriebsmittel
  • Leitern, Tritte, Steigleitern und SteigeisengĂ€nge
  • kraftbetĂ€tigte TĂŒren, Tore und Fenster
  • BrandschutztĂŒren und Tore sowie Feststellanlagen
  • Rauchwarnmelder, Rauch- und WĂ€rmeabzugsanlagen
  • Brandschutzklappen und Brandabschottungen
  • Sprinkleranlagen und Wandhydranten
  • elektrischer sowie nichtelektrischer Explosionsschutz

Die KomplexitĂ€t steigt weiterhin, da die verschiedenen Typen unterschiedliche Wartungsanforderungen haben. Ein Kran erfordert beispielsweise eine regelmĂ€ĂŸige ÜberprĂŒfung der Hebevorrichtung, wĂ€hrend elektrische Anlagen auf Sicherheitsrisiken und Verschleiß ĂŒberprĂŒft werden mĂŒssen.

Jetzt zur guten Nachricht: Es gibt Lösungen, mit denen du dein Wartungsmanagement revolutionierst!

Software fĂŒr Wartungsmanagement

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Der Wechsel auf moderne Wartungssoftware geht schnell, ist einfach lÀsst dich deine alten Prozesse (und Sorgen) schnell vergessen!


In 7 Schritten zum digitalen Champion in Wartung & Instandhaltung

Individuelles, digitales Wartungsmanagement muss keine Raketenwissenschaft sein. Moderne, cloud-basierte Software fĂŒr Instandhaltung und Wartungsmanagement wie das remberg XRM unterstĂŒtzen dich in wenigen Schritten dabei:

  • alle Wartungstermine zu verwalten
  • WartungsplĂ€ne fĂŒr Fahrzeuge, Anlagen, Maschinen oder GerĂ€te zu erstellen
  • ProduktionsausfĂ€lle zu vermeiden und einen zuverlĂ€ssigen Betrieb zu gewĂ€hrleisten
  • WartungsaktivitĂ€ten in einem ĂŒbersichtlichen Dashboard ĂŒberwachen und steuern
  • deine Instandhaltung nachhaltig und kostensparend zu gestalten
  • die Lebensdauer der Anlagen zu verlĂ€ngern
  • alle gesetzlichen Anforderungen problemlos zu erfĂŒllen
  • auf jedes Audit und jede PrĂŒfung vorbereitet zu sein

Wie funktioniert ein moderner Wartungsmanager?

Nun zur wichtigsten Frage. Hier sind einige SchlĂŒsselkomponenten und Funktionen, die einen modernen Wartungsmanager ausmachen.

1. 360° Sicht ĂŒber Maschinen, Anlagen, Equipment, uvm…
Mit einem modernen Instandhaltungsmanager hat man alle Maschinen, Anlagen und GerĂ€te digital und in einer Lösung immer im Blick. Alle AktivitĂ€ten, Daten und Dokumente rund um deine Wartung werden mit direkten Bezug zum jeweiligen Asset in einer digitalen Lebenslaufakte gespeichert. Alles ist zentral und an einem Ort zu finden – Schluss mit der Zettelwirtschaft oder dem Suchen in unĂŒbersichtlichen Dateien in verschiedenen Ablagesystemen.

2. Alle WartungsplÀne & Intervalle auf einen Blick
Ob Regelwartung, PrĂŒffristen oder Instandhaltung – fĂŒr jede Maschine, Anlage, AusrĂŒstung oder GegenstĂ€nde wie beispielsweise Feuerlöscher lassen sich mit wenigen Klicks einfache Regeln fĂŒr die vorbeugende Wartung und PrĂŒfung erstellen. Alle digitalen WartungsplĂ€ne sind nahtlos mit allen anderen Prozessen verknĂŒpft und ermöglichen so eine einfache Erstellung von ArbeitsauftrĂ€gen.

3. Protokolle & Checklisten digital am Tablet oder Smartphone ausfĂŒllen
Mit einer modernen Software zum Wartungsmanagement können Berichte, Protokolle und Checklisten digital auf dem Tablet oder Smartphone ausgefĂŒllt werden. Kein Papier mehr, das verloren gehen kann. Alles wird sicher in der Cloud gespeichert und ist auch offline verfĂŒgbar, wann immer du es brauchst.

4. Anfragen und ArbeitsauftrÀge
Alle Anfragen (wie z.B. Störungsmeldungen, die durch Benutzer*innen oder durch automatische Meldungen eingehen) und ArbeitsauftrĂ€ge findest du zentral an einem Ort. Kein lĂ€stiges E-Mail-Ping-Pong oder mĂŒhsames Telefonieren. Du behĂ€ltst den Überblick und kannst Aufgaben effizient koordinieren.

5. Mobiles Melden von StörfÀllen
StörfĂ€lle können mobil von Personen (oder sogar automatisch) gemeldet werden – inklusive Fotos, Videos oder Sprachnotizen, die das Problem genauer beschreiben. Diese Meldungen gehen dann in einem zentralen Ticketsystem ein. So dokumentierst du nicht nur vollstĂ€ndig, sondern stellst deinen Techniker*innen alle Informationen zur VerfĂŒgung, die sie brauchen. Und das Beste: Du planst alles ĂŒbersichtlich an einem Ort, ohne dass etwas unter den Tisch fĂ€llt.

6. Scan-Funktion
Moderne Lösungen zum Wartungsmanagement sind mobil und bieten Scan-Funktionen von Barcodes und QR-Codes, die das Erfassen von Informationen und Dokumenten so einfach wie nie machen! Probier es direkt aus – scanne einfach den QR-Code mit deinem Handy ein, der Feuerlöscher ist in der remberg XRM Demo-Version hinterlegt, die du auch hier ausfĂŒhrlich testen kannst.

Scanne Maschinen, Anlagen, GerĂ€te, Equipment oder PrĂŒfmittel wie Feuerlöscher bequem per Tablet oder Smartphone und greife auf alle Daten, Dokumente und Checklisten zu!

7. Portal fĂŒr externe Partner und Fremdfirmen-Management
Ein Portal zur Einbindung externer Partner und Fremdfirmen ermöglicht dir eine reibungslose, digitale Zusammenarbeit ĂŒber Unternehmensgrenzen hinweg. Ob Zulieferer, Dienstleister oder Servicetechniker*innen, alle haben Zugriff auf die Informationen, die du zur VerfĂŒgung stellst. So behĂ€ltst du den Überblick ĂŒber alle Partner und AuftrĂ€ge, ohne den Überblick zu verlieren. 

TschĂŒss Technikermappe!

Wartungsmanagement auf dem Smartphone. Mit dem remberg XRM hast du alles in einer App und auch offline immer griffbereit: Wartungsplanung, ArbeitsauftrĂ€ge, HandbĂŒcher, Checklisten, Protokolle und vieles mehr…

Digitale und mobile Formulare, PrĂŒf- oder Inbetriebnahmeprotokolle und Serviceberichte

 

Wartungsmanager: So findest du die richtige Lösung

Du möchtest eine Software zum Wartungsmanagement auswÀhlen?
Hier sind einige Fragen, die du dir stellen kannst, um deine Auswahl einzugrenzen:

Welche spezifischen Anforderungen hat mein Unternehmen?
Welche Arten von Anlagen oder GerĂ€ten mĂŒssen gewartet werden?
Wie umfangreich ist der Wartungsbedarf?

Welche Funktionen sind unbedingt erforderlich?
Welche grundlegenden Funktionen mĂŒssen in der Software enthalten sein, z.B. Wartungsplanung, Arbeitsauftragserstellung, Asset-Verwaltung, Berichterstattung, mobile UnterstĂŒtzung etc.

Welche zusĂ€tzlichen Funktionen wĂ€ren wĂŒnschenswert?
Gibt es spezielle Funktionen oder Module, die deine Wartungsprozesse verbessern könnten, z.B. ein Ersatzteilmanagement oder die Integration mit anderen Unternehmenssystemen?

Welches Budget steht mir zur VerfĂŒgung?
Wie viel kannst du fĂŒr eine Wartungsmanagement-Software ausgeben, einschließlich der LizenzgebĂŒhren, Implementierungskosten und laufenden Support-Kosten?

Muss die Software cloudbasiert oder lokal installiert sein?
Welche Art der Bereitstellung passt am besten zu deinen Anforderungen und Ressourcen?

Wie benutzerfreundlich ist die Software?
Kannst du benutzerdefinierte Berichte erstellen und wichtige Kennzahlen verfolgen?

Ist die Software skalierbar?
Kann die Software mit dem Wachstum deines Unternehmens mithalten und zusÀtzliche Anlagen oder Standorte verwalten?

Gibt es Referenzen oder Kundenbewertungen?
Haben Unternehmen Ă€hnlicher GrĂ¶ĂŸe und Branche positive Erfahrungen gemacht?

Gibt es Schulungen und Support-Möglichkeiten?
Werden Schulungen und ein zuverlÀssiger Kundensupport gewÀhrleistet?

Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es?
Kann die Software nahtlos in meine bestehenden Systeme und Tools integriert werden?

Wie ist die Update-Politik des Anbieters?
Werden regelmĂ€ĂŸige Updates und Wartungen angeboten, um die Software auf dem neuesten Stand zu halten?

Ist die Software anpassbar?
Kann sich die Software an meine BedĂŒrfnisse und Prozesse anpassen, oder muss ich mich umorganisieren?

Welche Lizenzierungsoptionen gibt es?
Welche Lizenzmodelle werden angeboten und welches passt am besten zu meinem Unternehmen?

FĂŒr wen eignet sich ein moderner Wartungsmanager?

Software fĂŒr das Wartungsmanagement eignet sich prinzipiell fĂŒr eine Vielzahl von Organisationen und Branchen, die Anlagen, Maschinen, AusrĂŒstung oder Fahrzeuge betreiben und warten mĂŒssen. Hier sind einige Beispiele, fĂŒr wen ein moderner Wartungsmanager nĂŒtzlich sein kann:

Industrien

Fahrzeuge & mobile Assets
Flottenmanagement
Fahrzeugwartung und Reparatur

Solar & Energie
Solaranlagenwartung
Batteriesysteme
Ladestationen
BetriebsfĂŒhrung von Windkraftanlagen

IT & Elektronik
IT-Infrastrukturmanagement
Hardware
Netzwerke

Servicedienstleister
Field Service
Kundendienst

Maschinen, Anlagen & Equipment
Produktionsanlagen
Fertigungsunternehmen
Maschinenwartung & Reparatur

GebÀudemanagement
Wartung von Heizung und Klimaanlage
Wartung und Betreuung von Fremdanlagen
PrĂŒfung der Innen- und Außenbeleuchtung
Brandschutzkontrollen, RĂ€umungsĂŒbungen
Reinigung im GebÀude
elektrische Einrichtungen im BĂŒro
Sicherheitsfunktionen und Überwachung
Wartung der SanitÀranlagen und Service

Personen und Rollen

  • Verantwortliche aus der Prozessindustrie in den Bereichen Technik/Anlagentechnik, Instandhaltung/Maintenance, Site Development / Plant Maintenance, Life Cycle Management sowie Asset Management.
  • Leiter*in Produktionsmaschinen und Anlagenmanagement
  • Verantwortliche in den Bereichen Technik, Anlagentechnik, Instandhaltung, Maintenance


Über eine halbe Million Maschinen, Anlagen, Equipment uvm. werden mit dem remberg XRM gewartet

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Wie fĂŒhrende MittelstĂ€ndler das remberg XRM einsetzen

So wirst du digitaler Champion im Wartungsmanagement

Du stehst an vorderster Front des Wandels – und darauf kannst du stolz sein! Denn als digitaler Champion trĂ€gst du maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Wir wissen, dass eine umfassende Digitalisierung der Wartung & Instandhaltung mit Hilfe einer Software kein SelbstlĂ€ufer ist. 

Deshalb unterstĂŒtzen wir dich dabei bestmöglich und mit unserer Erfahrung von hunderten Kundenprojekten. Wenn du mehr darĂŒber erfahren möchtest, wie das remberg XRM einen reibungslosen Betrieb und eine proaktive Instandhaltung ermöglicht, stellen wir dir unsere Lösung gerne in einem unverbindlichen ErstgesprĂ€ch vor. Wir freuen uns, von dir zu hören!