Definition von Standard Operating Procedures

Klar definierte Abläufe sind nicht nur in hektischen Zeiten Gold wert. Standard Operating Procedures (SOPs), zu Deutsch “Arbeitsanweisungen”, sind unverzichtbar, wenn Prozesse effizient, sicher und in gleichbleibend hoher Qualität durchgeführt werden sollen.

SOPs sind dokumentierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Durchführung bestimmter Geschäftsprozesse. Betriebsleiter*innen weisen ihren Mitarbeitenden SOPs zu, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern, eine konsistente Unternehmensleistung zu gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern. Diese Anweisungen erleichtern es den Mitarbeitenden, Routineaufgaben fehlerfrei auszuführen.

SOPs werden manchmal in zwei Gruppen unterteilt: technische SOPs und Management-SOPs.

Technische SOPs beschreiben, wie die Mitarbeitenden bestimmte Aufgaben ausführen sollen. Manchmal wird auch beschrieben, wie mit möglichen Störungen umgegangen werden soll, falls diese auftreten. Technische SOPs unterscheiden sich je nach Abteilung, Anlage, Betrieb und Geschäftsfunktion.

Management-SOPs enthalten Richtlinien, wie Manager technische SOPs entwickeln sollten. Sie legen fest, wer für die Überprüfung, Genehmigung, Umsetzung und Überarbeitung der SOPs verantwortlich ist. Darüber hinaus fassen Management-SOPs den Prozess der Überprüfung technischer SOPs auf Verantwortlichkeiten zusammen.

Gute Gründe für SOPs

Sicherheit geht vor: SOPs zeigen genau, wie Aufgaben sicher durchgeführt werden. Das minimiert das Unfallrisiko und sorgt für ein sicheres Arbeitsumfeld.

Klare Kommunikation: Mit SOPs wissen alle Bescheid. Die Anweisungen sind eindeutig und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das spart Zeit und Nerven.

Gleichbleibende Qualität: SOPs sorgen für einheitliche Arbeitsabläufe und damit für gleichbleibend gute Ergebnisse. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden sich schneller zurecht und jeder weiß, was zu tun ist.

Effiziente Schulungen: SOPs sind ideale Schulungsunterlagen. Sie sind praxisnah und auch für Nicht-Muttersprachler verständlich. Bilder und Grafiken erleichtern das Verständnis zusätzlich.

SOPs sorgen für klare Abläufe, Sicherheit und Qualität. Und sie machen den Arbeitsalltag für alle Beteiligten ein Stück berechenbarer und stressfreier.

Einsatzbereiche von SOPs

SOPs sind vielseitig einsetzbar und spielen in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens eine zentrale Rolle:

Vorbeugende Instandhaltung: Durch den Einsatz von SOPs in der vorbeugenden Instandhaltung lassen sich die Lebensdauer von Maschinen und Anlagen verlängern und potenzielle Störfälle minimieren. SOPs sorgen hier für klar definierte Prozesse und Anweisungen, um Wartungsarbeiten systematisch und rechtzeitig durchzuführen.

Prüfungen, Inspektionen, Kontrollen: Im Bereich Compliance sind SOPs unerlässlich. Sie gewährleisten, dass alle notwendigen Prüfungen, Inspektionen und Kontrollen gemäß den gesetzlichen Vorgaben und Standards durchgeführt werden. SOPs tragen somit dazu bei, das Risiko von Rechtsverstößen zu verringern und die Einhaltung relevanter Vorschriften sicherzustellen.

Qualitätsmanagement: SOPs sind ein wesentliches Instrument im Qualitätsmanagement. Sie definieren klare Abläufe und Standards für Arbeitsprozesse, um eine hohe Qualität in Produktion und Dienstleistung zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser vorgegebenen Prozesse und Standards sichert eine gleichbleibend hohe Qualität in allen Unternehmensbereichen.

SOPs im digitalen Zeitalter: Eine notwendige Transformation

Die Verwendung von SOPs ist in vielen Unternehmen ein etablierter Bestandteil zur Sicherstellung konsistenter Arbeitsabläufe. Aktuell sind SOPs häufig noch in Papierform vorzufinden, jedoch werden die damit verbundenen Nachteile immer offensichtlicher.

Papierbasierte SOPs sind oft nicht praktikabel, kostenintensiv und umweltbelastend. Die Aktualisierung ist zeitraubend und ressourcenintensiv, da das Bearbeiten, Drucken und Verteilen an die Mitarbeiter manuell erfolgen muss.

Häufig werden umfangreiche Handbücher von Mitarbeitern vernachlässigt, was zu Fehlern bei Arbeitsaufträgen führen kann. Unklare und unübersichtliche Anweisungen erhöhen außerdem das Risiko Fehler.

Die Digitalisierung von SOPs mit Cloud-Software bietet hingegen zahlreiche Vorteile:

Zugänglichkeit und Transparenz: Mit Cloud-Software kann auf abgeschlossene Arbeitsaufträge jederzeit zugegriffen werden, was die Auswertung von Produktionsproblemen und die Zusammenarbeit bei behördlichen Audits erleichtert.

Schneller Zugriff für Mitarbeiter: Cloud-basierte SOPs sind jederzeit und überall für die Mitarbeiter zugänglich, wodurch zeitraubende Suchvorgänge entfallen und Aktualisierungen sofort verfügbar sind.

Datenschutz und Sicherheit: Digitale SOPs bieten durch Authentifizierungssysteme ein hohes Maß an Sicherheit und helfen, das Risiko von Datenlecks zu minimieren.

Kontrolle durch das Management: Digitale SOPs ermöglichen eine genaue Nachverfolgung der von den Mitarbeitern erledigten Aufgaben und bieten zusätzliche Funktionen wie das Hochladen von Fotos zur Dokumentation.

Effizientes Onboarding: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird durch digitale SOPs vereinfacht, was die Kontinuität der Arbeitsabläufe gewährleistet.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die digitale Transformation von SOPs nicht nur zur Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung beiträgt, sondern auch Transparenz und Sicherheit erhöht. Unternehmen sind somit gut beraten, den Umstieg von papierbasierten zu digitalen SOPs in Erwägung zu ziehen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, melde dich gerne bei uns!