Field Service Management Software: Der „No-Bullshit-Guide“

Als Serviceleiter*in stehst du gleich vor mehreren Herausforderungen:

• Außendienstmitarbeitende und Servicetechniker*innen müssen effizient gesteuert werden – Fachkräftemangel erhöht den Druck.
• Die Kundenzufriedenheit soll erhöht und der Serviceumsatz gesteigert werden.
• Der Field Service wird intern als Kostenfaktor und nicht als After-Sales Profitmaschine wahrgenommen

Da liegt der Einsatz einer guten Field Service Management Software nahe.

Doch hier liegt das nächste Problem – wie die passende Lösung in einem Markt voller Möglichkeiten finden? 

Mit diesem Artikel wollen wir dir einen – verzeih uns den Ausdruck – “No-Bullshit-Guide für Field Service Management” an die Hand geben, damit du eine fundierte Entscheidung treffen kannst. Denn leider ist das Netz allzu oft mit Marketingmaterial von Software überschwemmt, die viel versprechen, aber nichts halten.

Field Service Management Software: Einfach erklärt

Als Serviceprofi muss man dir nicht erklären, was Field Service Management ist – aber eine Definition von Field Service Management Software (FSMS) hilft dabei, dass wir ein gemeinsames Verständnis haben.

Field Service Management Software (FSMS) beschreibt digitale Lösungen zur Optimierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen im Außendienst. FSMS ermöglicht Unternehmen eine effiziente Planung, Koordination und Analyse aller Servicetätigkeiten. Durch die Integration verschiedener Funktionalitäten wie Auftragsmanagement, Einsatzplanung, Routenoptimierung, Bestandsverwaltung und Kundenservice schafft es eine nahtlose Verbindung zwischen Büro und Außendienstmitarbeitern. FSMS trägt zur Steigerung der Produktivität, zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und zur Senkung der Betriebskosten bei, indem es manuelle und papierbasierte Prozesse reduziert und einen transparenten Einblick in alle Serviceaktivitäten bietet. Die erhöhte Transparenz durch digitale Prozesse ermöglicht es vor allem auch, gegenüber der Geschäftsführung zu argumentieren, dass Service ein Profitcenter und nicht nur ein Kostenfaktor ist.

Funktionen von Field Service Management Software

Eine FSMS bietet Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse des Außendienstes zugeschnitten sind. Typische Aufgaben und Funktionen umfassen:

• Anfragen- und Auftragsmanagement sowie Arbeitsanweisungen
• Einsatzplanung und -disposition
• Routenoptimierung
• Bestands- und Ersatzteilmanagement
• Zeiterfassung und Leistungsdokumentation
• Mobile Apps für Techniker
• Berichterstellung und Analyse

Abhängig vom Funktionsumfang können auch komplexere Funktionen wie GPS-Tracking, IoT-Daten, Serviceportale oder automatische Workflows integriert sein.

Top 5 der beliebtesten Field Service Management Software in DACH

Einer der wichtigsten Punkte vorab: Gute Field Service Management Software sollte idealerweise deutschsprachigen Support bieten. Das erleichtert die Implementierung, minimiert Sprachhürden bei allen Mitarbeitenden und Techniker*innen und sorgt für Vertrauen, besonders in puncto Datenschutz und Sicherheit. Ein Kundenservice, mit dem dein Team gerne kommuniziert und der mit den Besonderheiten des deutschsprachigen Raums vertraut ist, kann im Bedarfsfall schnell und effektiv helfen. Deswegen fokussieren wir uns in unserer Liste der Top 5 Field Service Management Softwares speziell auf den DACH-Markt.

1. remberg

Für Unternehmen, die ihren Field Service in kürzester Zeit von 0 auf 100 bringen wollen, bietet sich das remberg XRM an. Die cloudbasierte Software stellt die installierte Basis wie Maschinen, Anlagen, Geräte & Co. in den Mittelpunkt und digitalisiert alle Prozesse drum herum: Von der digitalen Lebenslaufakte, über Anfragen in einem zentralen Ticketsystem und der flexiblen Einsatzplanung bis hin zum digitalen Servicebericht. Davon profitieren insbesondere Unternehmen, die viele unterschiedliche Assets servicieren müssen und daher neben einer Field Service Management Software auch eine Lösung für Asset Management benötigen.

Highlights: 

• Mobile-First: Mit dem remberg XRM haben deine Technik-Teams durch die App für iOS und Android auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet Zugriff auf alle notwendigen Daten, Dokumente und Funktionen – und das sogar offline.
• Ersatzteilmanagement: Im remberg XRM sind Ersatzteilstammdaten in digitale Prozesse direkt integriert. Servicetechniker*innen sehen auf einen Blick, welche Ersatzteile verbaut sind, wo sie gelagert werden und wie sie schnellstmöglich auf diese zugreifen können. In Serviceberichten können sie vordefinierte Ersatzteile auswählen. Damit entfällt das mühsame und fehlerbehaftete Abtippen von Nummern komplett und erspart dem Backoffice mühsames Übertragen von Papierdurchschlägen.
• Serviceportal: Das remberg XRM ermöglicht die Integration eines Serviceportals auf deiner Website, auf das externe Partner und Kunden zugreifen können. Dort können sie zum Beispiel Ersatzteile anfordern, Dokumente wie Bedienungsanleitungen öffnen/ herunterladen oder Anfragen an deinen Kundendienst senden. 

Siehe hier, wie Genkinger GmbH das remberg XRM Portal nutzt 💡

• KI-Co-Piloten: Beim Schreiben über künstliche Intelligenz ist die Gefahr groß, dass das “Bullshit-Barometer” in die Höhe schnellt. Wir sind jedoch davon überzeugt, dass KI-Co-Piloten revolutionäre Veränderungen im Field Service bewirken werden. Mit dem remberg XRM gehörst du in Deutschland zu den Vorreitern beim Einsatz von KI in Serviceprozessen. Checklisten, Arbeitsanweisungen und Serviceberichte werden fast wie von selbst geschrieben, Kundenanfragen automatisch beantwortet und deine Effizienz um 100% gesteigert – mindestens.

• Cloud-Software: Die einfache Implementierung und Nutzung machen das remberg XRM zu einer attraktiven Option insbesondere dann, wenn man schnell Ergebnisse erzielen möchte.

remberg Service-Champions: Hans Weber Maschinenfabrik, Groninger, Doll, SAHM
Kostenlose Version: 30 Tage Testversion
Preis: von Setup & Teamgröße abhängig – bei remberg anfragen
Bewertungen: 4,2 / 5 Sterne bei Capterra

2. ServiceNow

Wenn dein Unternehmen und die Service-Organisation groß ist, benötigst du eine robuste und skalierbare Lösung. ServiceNow bietet als Enterprise-Lösung genau das und deckt alle Aspekte des Field Service Managements ab. 

Highlights: 

• Enterprise Asset Management: In ServiceNow behältst du Standorte, Inventar sowie den Verlauf von Beständen und Teilen im Blick. Das ermöglicht dir eine Nachverfolgung und sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen stets auf dem neuesten Stand und schnell auffindbar sind.
• Workforce Optimization: Optimiere die Einsatzplanung deines Teams, indem du Echtzeit-Einblicke in Arbeitspläne und die Leistungen deiner Mitarbeiter nutzt. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern hilft auch dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Arbeitszufriedenheit durch eine ausgeglichene Arbeitslast zu fördern.
• Process Optimization: Betriebsergebnisse können durch eine gezielte Optimierung der Arbeitsabläufe verbessert werden. Indem du ineffiziente Prozesse aufdeckst und beseitigst, kannst du die Produktivität erhöhen, Kosten senken und gleichzeitig die Qualität deiner Dienstleistungen steigern.

Bekannte Kunden: Scheidt & Bachmann, Xerox
Kostenlose Version: Nein
Preis: bei ServiceNow anfragen
Bewertungen: 4,5 / 5 Sterne bei Capterra

3. Praxedo

Praxedo ist eine cloudbasierte Field Service Management-Software, die darauf abzielt, die Planung, Disposition und das Tracking von Außendienstmitarbeitern zu optimieren. Die Lösung richtet sich an Unternehmen verschiedener Branchen, wie beispielsweise in der Instandhaltung, Bau, Telekommunikation, und weiteren.

Highlights:

• Auftragsmanagement: Praxedo ermöglicht die einfache Erstellung, Planung und Zuweisung von Arbeitsaufträgen an Außendienstmitarbeiter.
• Routenoptimierung und GPS-Tracking: Die Software bietet fortschrittliche Tools zur Optimierung der Routenplanung, was zu einer effizienteren Nutzung deiner Ressourcen und der Reduzierung von Fahrtzeiten führt. Durch GPS-Tracking können Unternehmen die Standorte ihrer Außendienstmitarbeiter in Echtzeit verfolgen.
• Mobiler Zugriff: Außendienstmitarbeiter können über die mobile App von Praxedo auf ihre Arbeitsaufträge zugreifen, Statusaktualisierungen vornehmen, Fotos hochladen und Unterschriften direkt auf ihrem Gerät erfassen.

Bekannte Kunden: Bucher Municipal, HDG Bavaria, Axians Deutschland
Kostenlose Version: Nein
Preis: ab 29 EUR / Nutzer
Bewertungen: 4,6 / 5 Sterne bei Capterra

4. Innosoft

InnoSoft ist als Anbieter von Field Service Management Software besonders für Unternehmen geeignet, die eine On-Premise-Lösung bevorzugen, also die Software lokal auf ihren eigenen Servern installieren und verwalten möchten. Das bietet eine sehr hohe Kontrolle über Datensicherheit und Systemanpassung, ist im Vergleich zu Cloud-Software aber aufwendiger in der Implementierung, der Verwaltung und der Aktualisierung.

Highlights:

• Auftrags- und Einsatzplanung: InnoSoft ermöglicht eine effiziente Planung und Steuerung von Serviceeinsätzen und Arbeitsaufträgen, um die Ressourcenauslastung zu optimieren.
• Ressourcenmanagement: Die Software bietet Tools zur Verwaltung von Personal, Fahrzeugen und Material, um einen reibungslosen Ablauf der Serviceeinsätze zu gewährleisten.
• Dokumentation und Berichterstattung: Mit InnoSoft können alle relevanten Daten und Dokumente zentral verwaltet und schnell aufgerufen werden. Zudem bietet die Software umfassende Möglichkeiten zur Berichterstattung und Analyse der Serviceaktivitäten.

Bekannte Kunden: ABB Automation, IVECO MAGIRUS Brandschutztechnik, Schneider Electric 
Kostenlose Version: Nein
Preis: bei InnoSoft anfragen
Bewertungen: n/a

5. MFR (Mobile Field Report)

Die MFR-Software der simplias GmbH aus Leipzig richtet sich gezielt an die spezifischen Bedürfnisse von Handwerks- und kleineren Serviceunternehmen, indem sie den Fokus auf die Digitalisierung ihrer Prozesse legt.

Highlights:

• Zielgruppenorientierung: MFR ist perfekt auf kleinere Service-Organisationen und Handwerksbetriebe zugeschnitten, deren Anforderungen an FSM-Software sich deutlich von denen großer Unternehmen unterscheiden.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Software zeichnet sich durch ihre leichte Verständlichkeit und einfache Bedienbarkeit aus, was den Einstieg auch für Nutzer ohne tiefgehende IT-Kenntnisse erleichtert.
• Preis-Leistung: MFR bietet ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis, was sie zu einer attraktiven Wahl insbesondere für kleinere Betriebe macht.

Bekannte Kunden: DAIKIN Airconditioning, HGZ Gebäudetechnik
Kostenlose Version: Ja
Preis: ab 15 EUR / Nutzer
Bewertungen: 4,7 / 5 Sterne bei Capterra

Die richtige Field Service Management Software

Die Auswahl der richtigen Field Service Management Software ist entscheidend für den Erfolg deiner Serviceorganisation. Jede der hier vorgestellten Lösungen hat spezifische Stärken und ist für unterschiedliche Szenarien geeignet. In unserem E-Book Der Weg zum digitalen Champion in Service & Wartung haben wir eine Roadmap zur Unterstützung deiner Entscheidungsfindung erstellt und genau beschrieben, wie du in 5 Schritten zum digitalen Champion im Service & After-Sales wirst. 

Wenn du weitere Informationen wünschst, unterstützen wir dich gerne beim Auswahlprozess und schauen, welche Lösung für dich am besten geeignet ist. Melde dich gerne bei uns!